Организация корпоративного семинара: выбор помещения

Удобство помещения, где будет проходить семинар или тренинг, во многом влияет на эффективность обучения, поведение слушателей, восприятие и запоминание информации. Опытный докладчик и интересный лекционный материал могут заинтересовать и удержать слушателей почти всегда, но плохое помещение обязательно негативным образом отразится на эффективности обучения. Надеемся, эта статья поможет Вам в выборе оптимального для участников места проведения семинара. Часто сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, с целью максимального приближения ситуации обучения к рабочей организует обучение непосредственно на рабочих местах сотрудников. Как правило, это негативным образом отражается на эффективности обучения, ведь слушатели не ощущают себя в новом статусе «учеников», отвлекаются на выполнение своих рабочих обязанностей, телефонные звонки, наконец, наводят порядок на рабочем месте. Поэтому оптимально проведение семинара или тренинга в отдельном помещении, даже если оно находится на территории предприятия-заказчика – в конференц-зале, переговорной комнате, зале заседаний. Разумеется, размер помещения должен соответствовать числу участников мероприятия. По мнению специалистов ЦНТИ «Прогресс», оптимальная площадь зала для мероприятия на 15-20 участников - 35-40 кв.м. Если предполагаются активные формы обучения (игры, деление на группы и т.п.), то размер помещения должен быть больше. Но помещение не должно быть чрезмерно большим, так как в этом случае слушатели будут разрознены и могут «потеряться». Следует предусмотреть место в зале или в соседнем помещении, где слушатели смогут оставить вещи, верхнюю одежду. Отдельно следует отметить, что помещение должно соответствовать статусу обучаемых участников. В зависимости от типа рассадки (описание типов рассадки см. внизу страницы) вместимость помещения может меняться. Для обучения в форматах лекций, семинаров, когда слушатели делают записи или пометки в лекционных материалах, предпочтительна рассадка слушателей с местами для работы, например, рассадка «класс». «Театральная» рассадка участников семинара не доставит слушателям неудобств только в том случае, если имеются стулья с пюпитром (откидным столиком). Если обучение проходит в формате тренинга, рассадка участников и распределение площади помещения могут быть использованы в процессе занятия, поэтому уместно заранее обговорить этот момент с тренером. Для всех форм обучения актуально выделение в помещении «зоны выступающего»: пространства для докладчика, включающего его рабочее место (стол и стул), доску (или флип-чарт), проектор и демонстрационный экран (если предусмотрены), а также некоторую свободную площадь. При подготовке мероприятия необходимо также предусмотреть возможность электроподключения (элект.розетку) в «зоне выступающего». Рассадка остальных участников семинара должна быть ориентирована на расположение лектора, доски, демонстрационного экрана. Оборудование, необходимое в процессе обучения, также во многом зависит от формы учебного процесса. Как правило, необходимы доска и мел (или флип-чарт с креплением для блока бумаги и фломастеры или электронная доска); мультимедийный проектор и проекционный экран; ПК или ноутбук. Если в Вашем распоряжении только оверхед или слайд-проектор, пожалуйста, сообщите об этом лектору заранее. Для больших помещений или аудитории более 30 человек может понадобиться звукоусиление. В программе некоторых форм тренингов ЦНТИ «Прогресс» используются видеокамеры, видеодвойки и прочее оборудование, поэтому советуем Вам уточнить у докладчика, что ему необходимо. Заранее убедитесь в исправности оборудования и его соответствии стандартам. Не забудьте обеспечить участников обучения канцтоварами. Если Вы заказываете корпоративный семинар в ЦНТИ «Прогресс», мы предоставим всем слушателям принадлежности для письма и информационные материалы по теме семинара. Продолжительность семинара составляет, как правило, от 4-х часов. Это - достаточно большой промежуток времени, даже с учетом перерывов в программе. К тому же процесс обучения требует от его участников постоянного внимания и концентрации. Поэтому помещение должно быть чистым, хорошо освещенным, проветриваемым, с комфортной температурой и влажностью, без посторонних шумов. Специалисты ЦНТИ «Прогресс» отмечают, что наличие в помещении множества отвлекающих объектов – картин, диванов, сувениров, призов, дипломов, прайсов и т.п. – может ослабить внимание группы. Присутствие в комнате посторонних людей, не задействованных в семинаре, также может смутить слушателей. В зале во время всего семинара следует обеспечить питьевую воду и стаканы для всех участников, включая лектора. Участники семинара должны иметь возможность перекусить во время перерывов или кофе-пауз. Но, если стол для кофе-брейка находится непосредственно в зале, где проходит обучение, он должен быть накрыт до начала мероприятия. Не забудьте проверить наличие в помещении корзины для мусора. Если продолжительность семинара более 5-6 часов в день, в расписании должен быть предусмотрен перерыв на обед. Чтобы семинар прошел успешно, сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, должен заранее оповестить слушателей о целях обучения, его программе и правилах, а также о месте его проведения. Особенно это важно, если обучение проходит не на территории предприятия-заказчика, а в арендованных помещениях. Возможно, следует сделать памятку для слушателей, где будет указан адрес места проведения семинара, «как добраться», сколько времени может занять дорога от места работы. Если обучение проходит в арендованных помещениях, не знакомых Вам и остальным участникам семинара, советуем организатору обучения заранее приехать на место проведения семинара, посмотреть помещение, подходы к нему, расположение санузла, проверить освещенность в зале мероприятия, шумоизоляцию. определить «зону лектора» и рассадку слушателей, убедиться в наличии возможности подключения ноутбука и другого оборудования, выбрать место для установки проектора, для организации кофе-брейка. Конечно, в рамках статьи невозможно рассказать все о помещениях для учебных мероприятий. Можно сказать, что все удобные для проведения обучения помещения хороши одинаково, каждое неподходящее помещение неудобно по-своему. Желаем Вам избежать всех неприятных ситуаций и успешно организовать и провести Ваш корпоративный семинар или тренинг! ЦНТИ «Прогресс» Типы рассадки слушателей: