Метка: архивы

Как автоматизировать документооборот компании?

Представляем курс для руководителей и сотрудников службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, специалистов, отвечающих за организацию и ведение документооборота.

Курс посвящен всем этапам внедрения СЭД, а также дальнейшей настройке системы. Рассматриваются вопросы использования электронной подписи и проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Программа дополнена вопросами организации электронного архива.

Курс Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД

25-28 июля, Санкт-Петербург

В программе

  1. Современный документооборот как основа системы управления организацией. Схемы движения информации в организации. Совместимость автоматизированных систем. Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.
  2. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
    • ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и анализ поправок к закону.
    • Требования законодательства РФ в области защиты персональных данных.
    • ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
    • ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
    • ГОСТ ИСО 15489. "Управление документами. Общие требования".
    • ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации".
    • Методические рекомендации и правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
  3. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.
    • Построение маршрутов движения документов.
    • Обмен данными между подразделениями.
    • Системы контроля исполнения документов.
    • Формирование отчетов.
  4. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД).
    • Обзор современных систем автоматизации работы с документами "Documentum", "Directum", "Docsvision", "Дело", "Босс-референт", "Кодекс: документооборот", "1С" и других.
    • Принципы выбора системы. Основные требования к программному обеспечению.
  5. Практические вопросы внедрения и сопровождения СЭД. Проблемы и решения.
    • Этапы создания СЭД на предприятии.
    • Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
    • Разработка технического задания. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
    • Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД.
    • Организация сопровождения и обслуживания СЭД.
    • Интеграция с другими ИТ-системами, миграция данных, вопросы перехода из одной СЭД в другую.
  6. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.
    • Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву.
    • Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Внутренний и внешний документооборот.
    • Схемы и технологии работы с документацией. Обработка бумажного документа в СЭД.
    • Обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Разработка регламента использования ЭЦП.
    • Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
  7. Информационные технологии в архивном деле. Оперативные и долговременные электронные архивы. Принципы создания и наполнения электронного архива. Оцифровка и атрибутирование бумажных фондов. Особенности архивного хранения и уничтожения документов в электронном виде.
  8. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
Узнать больше и записаться

Электронный архив – как снизить затраты на его внедрение?

С 19 по 22 декабря в ЦНТИ Прогресс пройдет семинар «Электронный архив», на котором будут рассматриваться современные информационные и автоматизированные архивные технологии.

Цель семинара - дать работающие методики оптимизации затрат на внедрение и обслуживание электронного архива предприятия.

Семинар будет полезен руководителям архивов, специалистам, отвечающим за внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах предприятий, учреждений, государственных и муниципальных архивах, службах ДОУ.

Занятия ведут руководители и специалисты-практики компаний, внедряющих СЭА; руководители и специалисты электронных архивов предприятий и организаций Санкт-Петербурга.

На семинаре будут рассмотрены, в частности, следующие вопросы:

  • Нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота и организации электронного архива. Проблемы архивного хранения электронных документов длительного срока хранения в рамках выполнения распоряжения Правительства РФ "Повышение качества регуляторной среды для бизнеса".
  • Юридические условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.
  • Информационные системы различного назначения и их функции: электронный архив финансовой и бухгалтерской, организационно-распорядительной, кадровой документации, электронный архив договоров, электронная библиотека, электронный каталог и др.
  • Системы электронного документооборота: классификация и основные принципы функционирования. Обзор рынка СЭА, критерии выбора системы. Актуальные международные стандарты, регламентирующие практику управления электронными архивными записями.
  • Этапы проектирования электронного архива организации. Обследование бизнес-процессов для разработки технических требований к электронному архиву. Технико-экономическое задание, его функциональное и юридическое значение. Внедрение электронного архива самостоятельно или через внедренческую компанию (аутсорсинг).
  • Комплектование электронного архива, учет и хранение электронных архивных документов.
  • Современные технологии комплектования архивных фондов.
  • Экспертиза ценности электронных документов.
  • Обработка, ввод и учет электронных документов. Автоматизация процесса ввода документов в систему. Сканирование (поштучное, потоковое), штрих-кодирование, специализированные промышленные решения по оцифровке документов. Индексация документов и создание электронных регистрационных карточек, автоматическое атрибутирование документов при вводе.
  • Обеспечение информационной безопасности электронного архива организации. Эксплуатационная надежность и масштабируемость электронных систем защиты информации и персональных данных. Системы резервного копирования.
  • Межведомственное взаимодействие между архивами и внешними организациями, внутри организации. Ведение централизованного и распределенного архива многофилиального предприятия: опыт Санкт-Петербурга.
  • Порядок проведения проверок электронного архива. Ответственность за нарушения ведения архива.
ПОДРОБНАЯ ПРОГРАММА СЕМИНАРА

Отзывы слушателей:

Обучение сотрудников архива очно и удалённо

Приглашаем руководителей и специалистов архивов учреждений, архивных отделов, отделов делопроизводства и ДОУ, канцелярий на курс «Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью». Специалисты-практики государственных и частных архивов Санкт-Петербурга, специалисты по архивному консалтингу предоставят ответы на следующие вопросы: • что входит в нормативно-правовую и методическую базу работы архива; • как осуществляется контроль за соблюдением законодательства; • какова организационная структура современного архива; • какие требования предъявляются к помещениям и техническому оснащению архива; • как организовывать, проводить и оформлять результаты экспертизы ценности документов ведомственного архива; • что включают в себя проверка наличия и состояния документов; • как автоматизировать деятельность архивной службы и организовать аутсорсинг архивного хранения.
 

Вы можете выбрать подходящий вариант обучения:

Курс (Учебный комплекс ЦНТИ Прогресс, Санкт-Петербург) Вебинар (прямая трансляция курса повышения квалификации)
15-19 февраля 15-18 февраля
Стоимость - 30 500 руб. Стоимость - 25 000 руб.
Выдача удостоверения о повышении квалификации в объеме 72 часов. Выдача удостоверения о повышении квалификации в объеме 24 часов.
Курс включает выездное занятие "Теория и практика архивного дела" на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга. Участие в вебинаре включает одну индивидуальную консультацию с преподавателем (30 мин.).
Для слушателей: комплект информационно-справочных материалов и экскурсионная программа. Слушатели получат в полном объеме информацию очного семинара и смогут задать свои вопросы преподавателям. Раздаточные материалы отправляются по e-mail.

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ
 

Запишитесь на семинары 1 квартала по ДОУ и архивному делу

Делопроизводство
Современные технологии делопроизводства, 1-5 февраля, Санкт-Петербург Участники получат представление об актуальной законодательной и нормативной базе делопроизводства, современных технологиях организации работы с документами и требованиях к их оформлению.
Эффективная работа службы документационного обеспечения управления (ДОУ), 29 февраля – 4 марта, Санкт-Петербург Специалисты-практики в области организационного развития и автоматизации делопроизводства обучат руководителей и специалистов построению эффективной работы службы ДОУ.
Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): правила и рекомендации, 15-18 марта, Москва Ведущие: Вялова Л.М., Бурова Е.М., Кузнецов С.М. В программе семинара представлены следующие вопросы: СЭД, внедрение электронного архива, составление номенклатуры дел, контроль исполнения документов, уничтожение дел, практикум по оформлению организационно-распорядительных документов.
Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД, 22-25 марта, Санкт-Петербург Консультанты по внедрению СЭД и представители компаний - поставщиков СЭД представят обзор современных систем автоматизации и рассмотрят этапы внедрения СЭД, особенности использования электронной подписи и проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота.
Архивы
Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью, 15-18 февраля, Санкт-Петербург Курс для опытных специалистов и руководителей архивов охватывает все основные вопросы организации и управления современным архивом – соблюдение законодательства, организационная структура, комплектация и автоматизация архива, обзор современного оборудования, налаживание взаимодействия с государственными архивами и другие темы. Внимание! Вы можете дистанционно, на своём рабочем месте, пройти курс и получить почтой Удостоверение о повышении квалификации в объеме 24 часов (лицензия № 0327 от 25.01.2013). Курс будет транслироваться в Интернете, дистанционное обучение стоит 30500 25000 руб. Узнать подробнее
Современный архив предприятия: практика организации, 15-18 марта, Санкт-Петербург Семинар для специалистов с небольшим опытом работы поможет освоению в должности. Будут рассмотрены все аспекты деятельности специалиста архива и вопросы взаимодействия архива с другими отделами. Программа включает практикум по формированию дела и занятие в архивном учреждении Санкт-Петербурга.

Новый профессиональный стандарт архивиста: как соответствовать?

Минтруд РФ утвердил профессиональный стандарт «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист». Согласно документу профессиональный архивист должен уметь:
  • Работать с документами архива;
  • Ориентироваться в составе документов архива, в системе его научно-справочного аппарата;
  • Решать организационные вопросы, возникающие в процессе выполнения архивных работ;
  • Практически применять в процессе работы методические и нормативные документы;
  • Использовать передовой опыт других архивов для достижения наилучших результатов в своей работе;
  • Использовать в практической работе автоматизированные архивные технологии;
  • Использовать современные информационные и телекоммуникационные технологии;
  • Работать с учетными базами данных архива.
Получите необходимые навыки на курсах повышения квалификации для специалистов с различным уровнем подготовки:  
Для специалистов с небольшим опытом работы:

«Современный архив предприятия: практика организации» (10 – 13 марта, Санкт-Петербург, код 27621)

На семинаре:
  • Нормативно-методическая база деятельности архива организации.
  • Ведомственный архив: процедура создания. Разработка и пересмотр Положения об архиве организации.
  • Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Ответственность за нарушение сроков и правил хранения документов.
  • Комплектование архива организации. Виды и состав документов ведомственного архива. Процедура определения источников комплектования и организация передачи документов в архив. Комплектование архива документами.
  • Номенклатура дел предприятия, учреждения, организации. Особенности составления номенклатуры дел структурных подразделений. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов.
  • Правила формирования и оформления дел. Порядок оформления дел.
  • Порядок уничтожения дел. Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
  • Практикум по формированию архивного дела: выездное занятие на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга.
Для опытных специалистов:

«Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью» (14 – 17 апреля, Санкт-Петербург, код 27617)

На семинаре:
  • Нормативно-методическая база деятельности архива организации.
  • Организационная структура современного архива. Разработка и пересмотр внутреннего Положения об архиве организации.
  • Комплектование архива организации. Процедура определения источников комплектования.
  • Экспертиза ценности документов ведомственного архива. Организация работы экспертно-проверочной комиссии.
  • Учет документов архива, проверка их наличия и состояния.
  • Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива.
  • Технологии депозитарного и внеофисного хранения документов и дел.
  • Автоматизация деятельности архивной службы организации.
Семинар включает выездное занятие в архивном учреждении Петербурга.
Также обратите внимание на семинар:

«Современный государственный и муниципальный архив» (15 – 19 мая, Санкт-Петербург, код 27626)  Курс проходит 1 раз в год!

На семинаре:
  • Тематическая экскурсия в Российский государственный исторический архив - крупнейший исторический архив Европы;
  • Лекции по вопросам учета, комплектования и хранения документов в архивах главных специалистов Архивного комитета Санкт-Петербурга;
  • Управленческий тренинг «Служебное поведение работников архива»;
  • Занятие в on-line режиме по продвижению выставок и инновационных проектов архива в Интернете;
  • Презентация ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга» с комментариями разработчиков.
Ведут семинар: Специалисты Архивного Комитета Санкт-Петербурга, руководители и специалисты гос.архивов города, в том числе Российского государственного исторического архива.
Более подробная информация – на страницах семинаров, а также по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru.

А что не входит в обязанности секретаря?

1-(1)День секретаря строится на широком круге обязанностей, которые требуют решения в постоянном режиме нон-стоп. Стандартная должностная инструкция в полной мере не отражает тот функционал, который выполняет современный секретарь организации. Чем же занимается секретарь? Основываясь на опыте секретарей, мы провели анализ и определили часто встречающиеся обязанности:
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
  • Ведение кадровой документации.
  • Работа со СМИ.
  • Выполнение операций по сбору и подготовке необходимой информации для руководителя, оформление служебных записок.
  • Планирование бюджета дирекции и осуществление контроля над затратами.
  • Административная поддержка дирекции (канцелярские принадлежности и расходные материалы, корпоративные сувениры).
  • Организация переговоров и совещаний, бронирование переговорных комнат, встреча гостей, подготовка пропусков.
  • Телефонные переговоры.
  • Протоколирование совещаний.
  • Планирование рабочего дня, административная поддержка руководителя.
  • Организация командировок руководителя.
  • Подготовка приказов и иных документов и  контроль их исполнения.
  • Ведение деловой переписки.
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Иногда - личные поручения руководителя.
Что ещё может входить в служебные обязанности секретаря и как справляться с таким объемом дел – предлагаем обсудить на наших семинарах. Понимая  всю сложность и специфику работы современного секретаря, ЦНТИ «Прогресс» подготовил семинары, целью которых является повышение профессионального уровня и оптимизация работы. 2 Мы готовы поделиться секретами эффективной работы, используя самые современные методы обучения. Мы гарантируем, что вы получите:
  • Достоверные и актуальные знания, применимые на практике;
  • Советы экспертов,
  • Уникальный опыт общения с коллегами из других регионов.
Участники семинаров ЦНТИ «Прогресс» отмечают:
  • Высокое качество образовательных программ: актуальные темы, лекции ведущих специалистов-практиков;
  • Высокий сервис и уровень организации.
Ознакомьтесь с отзывами коллег о наших семинарах для секретарей. Видеоотзыв участника: Прочувствуйте атмосферу трех мегаполисов с семинарами в ЦНТИ «Прогресс» в Санкт-Петербурге, Москве и Новосибирске! Выберите тот семинар, который необходим именно вам для повышения профессионального уровня. Посмотреть семинары >>>>

При использовании материалов с портала Секретарь-инфо.

Эффективное управление электронным архивом

The-Consumable-Technology-Era-And-Virtual-DesktopsВы бы хотели использовать максимум возможностей от внедрения системы электронного архива?   Как автоматизировать информационные процессы высокой интенсивности и оптимизировать затраты на внедрение и обслуживание электронного архива расскажут на семинаре:

Электронный архив. Информационные и автоматизированные архивные технологии 14  — 18 октября 2013, Санкт-Петербург

uznayte_podrobnee Программа семинара теоретически и практически рассматривает вопросы внедрения электронного архива и использования информационных и автоматизированных технологий на всех этапах:
  • Проектирование;
  • Комплектование;
  • Управление;
  • Использование;
  • Защита;
  • Мониторинг использования электронных источников.
На семинаре выступят эксперты, которые занимаются разработкой  новых технологий их внедрением, а также те, кто, уже внедрил автоматизированную систему у себя на предприятии. Сочетание лекций и практикумов в компьютерном классе позволят оценить сильные и слабые стороны различных технологий. Занятия проводят специалисты Архивного комитета Санкт-Петербурга и Комитета по информатизации и связи, ведущие специалисты-практики подведомственных Комитетам организаций и предприятий. Основные вопросы программы:
  • Нормативно-методическое обеспечение документооборота и организации электронного архива. Развитие Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).
  • Формирование электронных архивных коллекций и фондов. Обзор программного обеспечения. Этапы проектирования электронного архива организации.
  • Управление электронным архивом и архивными электронными ресурсами организации.  Проблемы информационной безопасности. Межведомственное взаимодействие.
  • Просмотр документов, работа с копиями дел, резервное копирование.
  • Ведение централизованного и распределенного архива многофилиального предприятия.
  • Порядок проведения проверок электронного архива. Ответственность за нарушения ведения архива.
 Заполните заявку на участие на официальной странице мероприятия или напишите нам interclient@cntiprogress.ru 32x32_info
Ознакомьтесь с ближайшими  семинарами по архивному хранению документов

Технологии обработки, хранения, передачи и защиты информации в государственных архивах

Все наиболее актуальные аспекты организации архивного дела подробно освещаются на комплексном семинаре ЦНТИ «Прогресс».
Все наиболее актуальные аспекты организации архивного дела подробно освещаются на комплексном семинаре ЦНТИ «Прогресс».
Каковы актуальные вопросы организации архивного дела сегодня?
  • Усиливается государственный контроль над соблюдением законодательства об архивном деле. Принимаются постановления и распоряжения, вносящие  существенные изменения в практику архивной работы.
  • Большой объем документов требует пристального внимания к их классификации: что, где – в каком фонде, сколько хранить.
  • В архивы поступает большое количество запросов о предоставлении документов, что требует законодательной и организационной компетентности в сфере доступа к госархивам.
  • Актуализируется спрос на технологии защиты конфиденциальной архивной информации.
Все наиболее актуальные аспекты организации архивного дела подробно освещаются на комплексном семинаре ЦНТИ «Прогресс». 11-15 мая 2012 года в Санкт-Петербурге

Семинар «Государственные и муниципальные архивы: технологии обработки, хранения, передачи и защиты информации»

Уникальная программа разработана и преподается специалистами Архивного Комитета Санкт-Петербурга, руководителями и специалистами государственных архивов города, в том числе крупнейшего в Европе – Российского государственного исторического архива. Особое внимание на семинаре уделяется:
  • Требованиям к организации архивного дела в РФ
  • Технологиям защиты конфиденциальной информации, в том числе, в сфере электронного документооборота
  • Современным формам использования архивных документов и вопросам регулирования доступа к архивам,
  • Современным информационным технологиям в делопроизводстве и архивном деле,
  • Правовому обеспечению деятельности архивного учреждения в свете изменения организационно-правовых форм собственности архивов,
  • Методике и организации составления номенклатуры дел, в том числе, электронного архива.

Познакомьтесь с подробной программой >>>

ВНИМАНИЕ, семинар проходит только один раз в году! Желающих принять участие много, а количество мест в аудитории ограничено. Рекомендуем записаться заранее любым удобным способом: