Метка: автоматизация делопроизводства

Электронный архив – как снизить затраты на его внедрение?

С 19 по 22 декабря в ЦНТИ Прогресс пройдет семинар «Электронный архив», на котором будут рассматриваться современные информационные и автоматизированные архивные технологии.

Цель семинара - дать работающие методики оптимизации затрат на внедрение и обслуживание электронного архива предприятия.

Семинар будет полезен руководителям архивов, специалистам, отвечающим за внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах предприятий, учреждений, государственных и муниципальных архивах, службах ДОУ.

Занятия ведут руководители и специалисты-практики компаний, внедряющих СЭА; руководители и специалисты электронных архивов предприятий и организаций Санкт-Петербурга.

На семинаре будут рассмотрены, в частности, следующие вопросы:

  • Нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота и организации электронного архива. Проблемы архивного хранения электронных документов длительного срока хранения в рамках выполнения распоряжения Правительства РФ "Повышение качества регуляторной среды для бизнеса".
  • Юридические условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.
  • Информационные системы различного назначения и их функции: электронный архив финансовой и бухгалтерской, организационно-распорядительной, кадровой документации, электронный архив договоров, электронная библиотека, электронный каталог и др.
  • Системы электронного документооборота: классификация и основные принципы функционирования. Обзор рынка СЭА, критерии выбора системы. Актуальные международные стандарты, регламентирующие практику управления электронными архивными записями.
  • Этапы проектирования электронного архива организации. Обследование бизнес-процессов для разработки технических требований к электронному архиву. Технико-экономическое задание, его функциональное и юридическое значение. Внедрение электронного архива самостоятельно или через внедренческую компанию (аутсорсинг).
  • Комплектование электронного архива, учет и хранение электронных архивных документов.
  • Современные технологии комплектования архивных фондов.
  • Экспертиза ценности электронных документов.
  • Обработка, ввод и учет электронных документов. Автоматизация процесса ввода документов в систему. Сканирование (поштучное, потоковое), штрих-кодирование, специализированные промышленные решения по оцифровке документов. Индексация документов и создание электронных регистрационных карточек, автоматическое атрибутирование документов при вводе.
  • Обеспечение информационной безопасности электронного архива организации. Эксплуатационная надежность и масштабируемость электронных систем защиты информации и персональных данных. Системы резервного копирования.
  • Межведомственное взаимодействие между архивами и внешними организациями, внутри организации. Ведение централизованного и распределенного архива многофилиального предприятия: опыт Санкт-Петербурга.
  • Порядок проведения проверок электронного архива. Ответственность за нарушения ведения архива.
ПОДРОБНАЯ ПРОГРАММА СЕМИНАРА

Отзывы слушателей:

Перспективы развития электронного документооборота в России. Семинары по ДОУ

Семинар Эффективная работа службы документационного обеспечения управления (ДОУ) 22-26 июня, Санкт-Петербург
Семинар об организации и успешной работе службы ДОУ. В ходе семинара рассматриваются локальные нормативные акты, регулирующие работу службы, контроль исполнения документов и системы управления электронными документами.
Курс Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы 29 июня-3 июля, Санкт-Петербург
Программа курса посвящена всем этапам движения документа - от изготовления до помещения в архив. В программу включены правила оформления документов, организация грамотного документооборота и подробные требования к организации архива на предприятии.
Семинар Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД 27-30 июля, Санкт-Петербург
Семинар посвящен всем этапам внедрения СЭД и дальнейшей настройке системы. Рассматриваются вопросы использования электронной подписи и проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Программа дополнена вопросами организации электронного архива. Практические навыки работы отрабатываются на занятии с использованием системы электронного документооборота.

Преимущества электронного документооборота, % временных затрат*

По окончании обучения слушатели получают Удостоверение о повышении квалификации. Получить более подробную информацию и зарегистрироваться на семинар можно на сайте, бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или e-mail: client@cntiprogress.ru. *по данным http://compress.ru/

445 вариантов СЭД?

На сегодняшний день на российском рынке представлено множество систем электронного документооборота (некоторые источники считают, что их 445). Как выбрать СЭД, максимально соответствующую потребностям вашей компании? Среди важных критериев:
  • Совокупная стоимость ПО и работ по внедрению, стоимость сопровождения в год.
  • Открытость кода (т.е. возможность доработки кода штатными программистами).
  • Возможность вынесения резолюций.
  • Возможность разграничения прав по группам пользователей.
  • Возможность удаленного доступа.
  • Наличие электронного архива.
О том, как выбрать, успешно внедрить и использовать СЭД, расскажут консультанты по организации ДОУ и представители компаний-разработчиков:

«Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД» (15 – 18 декабря)

В программе:
  • Этапы создания СЭД на предприятии. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты).
  • Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота. Придание документам юридической силы.
  • Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
  • Обзор современных систем автоматизации работы с документами.
Получить более подробную информацию и записаться на семинар можно на сайте ЦНТИ Прогресс, по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или по электронной почте client@cntiprogress.ru.
Также обратите внимание на семинар:

«Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы» 8 – 12 декабря | 24 – 27 февраля

Электронный архив: внедрение и использование

1315937900_d0df616bff000812cdb238d5e19e4c17Выгода от внедрения электронного архива очевидна:
  • сокращение сроков поиска документов;
  • повышение производительности труда;
  • высвобождение дополнительных площадей.
Однако распространение автоматизированных технологий «тормозит» ряд сложностей, среди которых:
  • отсутствие четкого понимания технологии внедрения;
  • трудности интеграции электронного архива с корпоративной системой;
  • сомнения в надежности защиты информации и возможности долгосрочного сохранения документов;
  • большой выбор программных продуктов, сложность выбора между ними.
В ЦНТИ «Прогресс» уже несколько лет проходит курс повышения квалификации, на котором эксперты-практики помогают специалистам, ответственным за внедрение электронного архива, преодолеть возникающие сложности.

«Электронный архив. Информационные и автоматизированные архивные технологии» (20 – 24 октября, Санкт-Петербург)

Курс комплексно освещает вопросы внедрения и использования автоматизированных архивных технологий на всех этапах: проектирование – комплектование – управление – использование – защита – мониторинг использования электронных источников. Занятия проводят специалисты Комитета по информатизации и связи Санкт-Петербурга, ведущие специалисты-практики подведомственных Комитетам организаций и предприятий, представители компаний-разработчиков. Познакомиться с подробной программой курса и зарегистрироваться можно на сайте ЦНТИ «Прогресс», по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru

Российское и зарубежное делопроизводство: есть ли общее?

Знакомство с  зарубежными традициями делового письма расширяет общее представление специалиста о нормах, приемах и стиле письменного делового общения.

Однако просто перенести зарубежные правила оформления деловых бумаг на практику российской деловой переписки невозможно. Это разрушит сложившиеся традиции, языковые требования и стиль письма.

Эксперты ЦНТИ «Прогресс» продолжают совершенствовать семинар

«Эффективная работа службы документационного обеспечения управления»,

и  в программе появился новый пункт, посвященный особенностям зарубежной школы делового письма.

Приглашаем руководителей и специалистов службы ДОУ в Санкт-Петербург 17 – 21 марта 2014.

Ведущие специалисты в области организационного развития, консультанты по организации ДОУ и автоматизации делопроизводства расскажут вам:

  • как оптимизировать работу службы ДОУ в организации;
  • какие изменения в нормативно-правовой базе коснулись документационного обеспечения;
  • эффективные способы контроля исполнения документов и поручений;
  • как грамотно организовать хранение документов.

Как построить безопасную систему электронного документооборота?

Как избежать возможных рисков и уберечь компанию от неудачного внедрения системы электронного документооборота (СЭД)?

Преимущества использования электронного документооборота: В управлении организацией:
  • Улучшается информационная поддержка принятия управленческих решений
  • Повышается исполнительская дисциплина
  • Решается проблема незаменимости кадров
В делопроизводстве:
  • Минимум ручной рутинной обработки документов
  • Автоматизация контроля над ходом передвижения документов
  • Сокращаются сроки выпуска документов
В повседневной работе сотрудников организации:
  • Доступ к информационным ресурсам
  • Упрощение подготовки и оформления документов
  • Документы и поручения исполняются в срок
  • Как обеспечить все условия для внедрения (СЭД)?
  • Что следует предусмотреть в разработке регламента работы с электронными документами?
  • С чего начать разработку технического задания на внедрение системы электронного документооборота?
  • Как обеспечить признание юридической силы электронных документов?
  • И, наконец, какие существуют технологии передачи электронных документов в на архивное хранение?
Рассмотреть все этапы процесса автоматизации делопроизводства и  получить практические рекомендации экспертов по его внедрению вам поможет семинар
«Построение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов»

23 — 26 апреля 2013 года

Более 600 специалистов уже посетили семинар и повысили свою квалификацию. На нашем сайте вам доступны все мнения и видеоотзывы участников семинара. Дата проведения: 23 — 26 апреля 2013 года Место проведения: Учебный комплекс ЦНТИ "Прогресс" г. Санкт-Петербург, Васильевский остров, Средний пр-т, д. 36/40 ст. метро "Василеостровская". Стоимость участия: 26 550 руб.

 +7 (812) 331 88 88, client@cntiprogress.ru