Имидж – это первое, что вспоминают люди, когда думают о Вас.
Деловое общение в мире бизнеса – это игра по особым правилам. Нарушение правил никогда не останется незамеченным. Есть различия между светским и деловым этикетом, и существенные.
Секреты рукопожатия
В гражданском этикете все основано на том, что мужчина выступает рыцарем по отношению к женщине. В бизнесе руку для рукопожатия первым подает тот, у кого выше должностной статус, либо тот, кто встречает гостей.
Вставайте для рукопожатия и всегда здоровайтесь за руку, как с заказчиками, так и с клиентами, даже если вы встречаете их не на работе. Совершенно неуместны в бизнес-этикете поцелуи и объятия.
Если женщина занимает равную с мужчиной должность, то первой подает руку она, в этом случае работает правило гражданского этикета.
Обмен визитными карточками
После обмена рукопожатиями подавайте визитку уверенным жестом. Необходимо заранее подготовить визитку, чтобы избежать суетливых движений.
Визитку принято подавать лицевой стороной вверх, чтобы партнёр легко смог прочитать ваше имя и контактные данные.
В разных странах визитки вручают по-разному, например, в странах Азии визитную карточку подают, держа её двумя руками; а в арабских странах - правой рукой.
Воспользуйтесь рекомендациями, как подавать и принимать визитку:
• Первым подает визитку младший по должности.
• После принятия визитки, необходимо обязательно поблагодарить.
• Прочтите тут же вслух, как зовут данного человека.
Сопровождение
В гражданском этикете принято женщину пропускать вперед. В бизнес-этикете – впереди всегда идете вы, если встречаете клиента. Гость следует впереди вас только в том случае, если он хорошо знает вашу рабочую территорию, также впереди должен следовать начальник.
Правило дверей
Выходящие всегда имеют преимущество перед входящими.
В бизнес-этикете первым в дверь входит тот, кто оказался ближе всего к ней – экономия времени, либо вы можете пропустить вперед своего начальника – ранжирование.
Правило лифта
В офисах лифт рассматривают как транспортное средство. Значит – кто ближе и справа, тот и входит первым. Если вы заходите в полный лифт, то здоровайтесь с находящимися внутри. Старайтесь стоять лицом к окружающим, но при этом их не разглядывать. Первыми из лифта выходят те, кто находится ближе к правой части двери.
Автомобиль
В деловом автомобиле самое представительное место – заднее справа, конечно, если за рулем водитель. Если за рулем начальник, тогда почетное место – переднее справа, то есть рядом с ним.
Пройти тест на уровень владения этикетом
Ответьте на вопросы, выбирая один ответ.
1. Если Вам необходимо переговорить с клиентом, который в данный момент беседует со своим сотрудником, как Вы поступите?
а) попрошу, чтобы после зашел в офис;
б) извинюсь и прерву беседу;
в) оборву разговор на полуслове.
2. Придя на работу, считаете ли Вы нужным поздороваться со всеми Вашими сотрудниками?
а) да, но необязательно со всеми;
б) несомненно;
в) только с конкретными людьми.
3. Как Вы будете себя вести, если малознакомый Вам человек при встрече дружески похлопает Вас по плечу?
а) похлопаю его в ответ;
б) удивлюсь и промолчу;
в) дам понять, что у нас нет ничего общего.
4. Если во время переговоров появится человек, которому вовсе не обязательно слышать, о чем идет речь, как Вы поступите?
а) перенесу переговоры;
б) переведу разговор в другое русло;
в) прямо скажу, что ему здесь нечего делать.
5. Как Вы будете себя вести, если кто-то случайно набрал Ваш телефонный номер?
а) вежливо скажу, что в этом нет ничего страшного;
б) просто повешу трубку;
в) обругаю и повешу трубку.
6. Опаздывая на встречу, при входе в здание Вы сталкиваетесь с человеком. Пропустите ли Вы его первой?
а) в этой ситуации первым пройдет тот, кто первый успеет;
б) нет, первой пройду я;
в) да, пропущу.
7. Вы приводите в офис нового сотрудника, кому Вы считаете нужным его представить?
а) никому, он сам может представиться;
б) только руководителям;
в) всем без исключения.
8. На светском рауте Вас представляют одному из Ваших конкурентов, как Вы поступите?
а) скажу, что уже наслышана о нем;
б) скажу о том, что мне очень приятно с ним познакомиться;
в) сухо поздороваюсь.
9. Согласны ли Вы с тем, что существуют типы поведения, свойственные только мужчинам и только женщинам?
а) да, согласна;
б) не знаю;
в) нет.
10. Если в гостях Вам предлагают напиток, который Вы терпеть не можете, как Вы себя поведете?
а) тактично откажусь;
б) наотрез откажусь;
в) слегка пригублю.
Ключ
Подсчитайте общее количество баллов.
15 и более баллов. Деловым партнерам и клиентам с Вами приятно вести дела, а друзья знают Вас как вежливого и тактичного человека. Культура общения в бизнесе для Вас не на последнем месте. Вы вежливы сами и требуете того же от других.
9—14 баллов. Увы, но Вы не тот человек, для которого хоть что-нибудь значат правила хорошего тона. Вы считаете, что не надо обращать на это внимание. Для повышения уровня знаний по деловому этикету вам стоит пройти обучение на семинаре «Деловая культура и этикет в работе секретаря»8 и менее баллов. Вы стараетесь быть учтивой и вежливой, хотя Вам не хватает знаний этикета. Рекомендуем вам пройти обучение в ЦНТИ «Прогресс».
С использованием материалов Плам.ру
Приобретите полезные навыки по деловому взаимодействию и этикету на семинарах ЦНТИ «Прогресс».
День секретаря строится на широком круге обязанностей, которые требуют решения в постоянном режиме нон-стоп. Стандартная должностная инструкция в полной мере не отражает тот функционал, который выполняет современный секретарь организации.
Чем же занимается секретарь?
Основываясь на опыте секретарей, мы провели анализ и определили часто встречающиеся обязанности:
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
Ведение кадровой документации.
Работа со СМИ.
Выполнение операций по сбору и подготовке необходимой информации для руководителя, оформление служебных записок.
Планирование бюджета дирекции и осуществление контроля над затратами.
Административная поддержка дирекции (канцелярские принадлежности и расходные материалы, корпоративные сувениры).
Организация переговоров и совещаний, бронирование переговорных комнат, встреча гостей, подготовка пропусков.
Телефонные переговоры.
Протоколирование совещаний.
Планирование рабочего дня, административная поддержка руководителя.
Организация командировок руководителя.
Подготовка приказов и иных документов и контроль их исполнения.
Ведение деловой переписки.
Организация корпоративных мероприятий.
Иногда - личные поручения руководителя.
Что ещё может входить в служебные обязанности секретаря и как справляться с таким объемом дел – предлагаем обсудить на наших семинарах.
Понимая всю сложность и специфику работы современного секретаря, ЦНТИ «Прогресс» подготовил семинары, целью которых является повышение профессионального уровня и оптимизация работы.Мы готовы поделиться секретами эффективной работы, используя самые современные методы обучения. Мы гарантируем, что вы получите:
Достоверные и актуальные знания, применимые на практике;
Советы экспертов,
Уникальный опыт общения с коллегами из других регионов.
Участники семинаров ЦНТИ «Прогресс» отмечают:
Высокое качество образовательных программ: актуальные темы, лекции ведущих специалистов-практиков;
Высокий сервис и уровень организации.
Ознакомьтесь с отзывами коллег о наших семинарах для секретарей.
Видеоотзыв участника:
Прочувствуйте атмосферу трех мегаполисов с семинарами в ЦНТИ «Прогресс» в Санкт-Петербурге, Москве и Новосибирске!
Выберите тот семинар, который необходим именно вам для повышения профессионального уровня.
Посмотреть семинары >>>>
При использовании материалов с портала Секретарь-инфо.
Возросший уровень конкуренции в бизнесе требует профессионального выполнения своих обязанностей всех сотрудников компании. Возросла и ответственность секретаря.
Что представляет собой современный секретарь?
Работник компании, который организует чай \ кофе и отвечает на звонки, или незаменимый профессионал, без которого невозможно представить эффективную работу руководителя и всего офиса?
Секретарь – это «носитель» информации, ведь только он точно знает, во сколько встреча с партнерами, из какого аэропорта вылет, кто, в каком часу и по какому вопросу звонил, когда день рождения у ключевого Клиента.
Секретарь – это специалист, который организует работу руководителя и знает основы тайм-менеджмента, владеет инструментами управления и умеет контролировать исполнение поручений руководителя.
Секретарь – это «транслятор» корпоративной культуры, который мастерски владеет инструментами эффективного взаимодействия даже в конфликтной ситуации, знает правила делового этикета и протокола.
Секретарь – это делопроизводитель. Специалист, который четко организует работу с документами согласно современным требованиям.
Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал определение современному секретарю:
это инициативный и рассудительный помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя.
Овладеть современными знаниями, приобрести полезные навыки в работе – цель семинара:
Эффективный помощник руководителя
25 — 28ноября 2013, НовосибирскПреимущества семинара:
Современные знания всего за 4 дня.
Анализ трудных ситуаций в работе вместе с ведущими специалистами-практиками региона.
Обмен опытом с коллегами.
Программа семинара затрагивает ключевые вопросы работы секретаря:
Организация работы в приемной.
Планирование и организация рабочего времени секретаря и руководителя.
Управление информационным потоком в организации. Сохранение конфиденциальной информации.
Имидж секретаря.
Организация протокольных мероприятий. Этикет и протокол в работе с деловыми партнерами.
Организация делопроизводства в офисе. Электронный офис.
Особое внимание уделено тренировке навыков уверенного поведения в сложных ситуациях, управлению конфликтами и защите от стрессов.Отзыв о семинаре:
Пропп Александра Николаевна, инженер по ОРР ООО "Аутсорсинг":
Впечатления о семинаре только положительные. Материал был подан интересно. Информация полученная в ходе семинара от компетентных преподавателей, общение с коллегами из других городов - необходимые составляющие для успешной работы.
Незаменимость секретаря в компании очевидна.
Именно секретари и помощники руководителя:
организуют жизнедеятельность офиса,
обеспечивают работу руководителя,
выполняют огромный круг обязанностей в постоянном режиме многозадачности.
Возросшее внимание к профессии и высокие профессиональные требования привели к жесткому отбору специалистов на позицию секретаря и помощника руководителя.
Поэтому приобретение необходимых в этой профессии знаний и практических навыков – обязательное условие профессионального выполнения должностных обязанностей секретаря.Какими знаниями должен обладать современный секретарь?
Секретарь должен быть коммуникабельным, ведь он является первым человеком в компании, с которым общается посетитель. Поэтому для секретаря важно владеть знаниями делового этикета, корпоративной культуры и делового стиля. Общение предполагает также знание психологии и различных приемов бесконфликтного общения.
Профессиональный секретарь - это специалист, который хорошо разбирается в документах компании, знает делопроизводство и современную нормативно-правовую базу. Это - часть работы секретаря, которая должна выполняться четко и компетентно.
Компетентный секретарь должен владеть основами менеджмента, ведь именно секретарь контролирует выполнение поручений руководителя.
Специфика работы секретаря и помощника руководителя - это стрессовые ситуации и большое количество задач, которые требуют сиюминутного решения. Именно владение инструментами тайм-менеджмента и стресс-менеджмента поможет современному секретарю в планировании своего рабочего дня и рабочего дня руководителя.
Оптимизировать свою работу и работу руководителя, повысить квалификацию, освоить новые инструменты в работе секретаря - цель семинаров ЦНТИ «Прогресс» для секретарей и помощников руководителя, которые специально были разработаны нашими экспертами.
Курс дает возможность секретарю поднять уровень компетентности до первоклассного профессионала в своем деле.
Формат мероприятия: вечерние занятия с 18:30 до 21:30 (понедельник, среда, четверг).
Занятия проводятся в собственном учебном центре ЦНТИ «Прогресс» в историческом центре Санкт-Петербурга на Васильевском острове.
Что нужно чтобы принять участие?
Желание повысить квалификацию и приобрести эффективные навыки, которые повысят профессиональный уровень и облегчат работу.
Опыт работы секретарем, помощником руководителя, секретарем-референтом, офис-менеджером.
Вас ждут полтора месяца практикумов, деловых игр и обсуждений самых сложных ситуаций в работе:
как всё успевать и помнить;
как мотивировать сотрудников и контролировать исполнение поручений руководителя;
как защитить руководителя от лишней информации и посетителей;
как правильно оформить приказ или гарантийное письмо;
как общаться по телефону согласно правилам делового этикета;
как общаться без конфликтов;
как грамотно организовать офисное пространство;
как выбрать оптимального поставщика для обеспечения офиса;
как принимать иностранную делегацию;
как подготовиться к выставке или презентации;
как секретарю одеваться на работу, для участия в совещаниях, переговорах. Деловая одежда: мода и стиль.
Преподаватели:
консультант по организации и автоматизации делопроизводства;
Посещение конференции-выставки по электронному документообороту и управлению информационными ресурсами DOCFLOW-2013.
Эксперты ответят на острые вопросы, возникающие в процессе вашей работы:
Что должно содержать Положение о службе документационное обеспечение управления (ДОУ)?
Как часто нужно обновлять номенклатуру дел?
Как определить сроки хранения документов?
Каковы штрафные санкции за нарушение порядка хранения документов?
Как осуществить перевод документов в электронную форму?
Главные темы программы:
Современная нормативная база документационного обеспечения управленческой деятельности организаций, также в области информатизации, управления документацией и электронного документооборота: комментарии экспертов.
Современная служба ДОУ: оптимизация численности персонала и распределение обязанностей специалистов службы ДОУ.
Организация документооборота в организации: основные этапы и технология исполнения.
Современные подходы к обеспечению сохранности документов и передаче документов в архив организации.
Автоматизация работы с документами: обзор и анализ современного российского рынка систем электронного документооборота (СЭД) и архива. Рекомендации по выбору и внедрению СЭД и архива.
Практикум:
Оформление конкретных видов организационно-распорядительной документации (ОРД):приказов, распоряжений, протоколов, служебных писем, докладных записок, актов и др.
Анализ типичных ошибок при ведении документации на конкретных практических примерах.
Лекторы семинара:
Вялова Л.М. - к.и.н., доцент РГГУ, автор учебников "Делопроизводство", "Документационное обеспечение кадровых служб", "Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах".
Кузнецов С.Л. - к.и.н., консультант Федерального архивного агентства, автор книг "Делопроизводство на компьютере", "Современные технологии документационного обеспечения управления", публикаций по вопросам автоматизации работы с документами, главный редактор журнала "Делопроизводство".
Стоимость: 28 500 руб.Место проведения: ЦНТИ «Прогресс», Бизнес-центр Конгресс-отеля «Вега» г. Москва, Измайловское шоссе, д.71 ст. метро "Партизанская".
Подробная программа семинара и условия участия доступны на нашем сайте.
Хотите принять участие?
Позвоните нам по телефонам 8 (800) 333-88-44, +7(812)331-88-88, или напишите нам client@cntiprogress.ru
ЦНТИ «Прогресс» приглашает в Санкт-Петербург на повышение квалификации:
руководителей и специалистов отдела ДОУ, канцелярии, секретариата, архива, помощников руководителей и всех сотрудников, которые ответственны за делопроизводство, учет, прием и хранение документов.
Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Нормативы времени на выполнение работ. Организация взаимодействия между отделами и сотрудниками.
Распределение должностных обязанностей между сотрудниками.
Этапы контроля исполнения документов. Составление отчета по контролю исполнения документов.
Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Проблемы и решения.
Лекторы семинара: специалисты - практики в области организационного развития, менеджмента, консультанты по организации ДОУ и автоматизации делопроизводства.
Познакомьтесь с видеоотзывами участников семинара.Подробная программа семинара и условия участия доступны на нашем сайте
Приглашаем секретарей и референтов повысить профессиональную компетентность на семинаре: «Секретарь – помощник руководителя».Добиться безупречности в своей работе, а так же выстроить эффективное взаимодействие с сотрудниками на разных уровнях, приобрести навыкипредотвращения конфликтов вам поможет семинар ЦНТИ «Прогресс»:
планирование совместной работы руководитель - секретарь,
организация рабочего дня руководителя,
коммуникации в организации,
культура деловой речи и переписки,
разработка текстов,
подготовка докладов и устных выступлений руководителя.
ПРАКТИКУМ "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".
Дата проведения семинара: 18 – 22 марта 2013 года.Место проведения: Учебный комплекс ЦНТИ "Прогресс" г. Санкт-Петербург, Васильевский остров, Средний пр-т, д. 36/40 ст. метро "Василеостровская".
Стоимость участия 24 780 руб.
Современный руководитель уже не представляет свою работу без помощника.
Личный помощник – это не лицо фирмы, а лицо руководителя, главное лицо свиты. А как известно, короля делает свита.
Ирина Гетманская, 30 лет, личный помощник генерального директора холдинга, начальник секретариата, опыт работы 10 лет.
Современный руководитель уже не представляет свою работу без помощника. Ответственный и компетентный помощник оптимизирует работу своего шефа вдвое. На него всегда можно перенаправить нежелательный телефонный звонок, поручить общение с «тяжелым» клиентом или попросить организовать день рождение ребенка.
По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке уже несколько лет наблюдается явный дефицит помощников руководителя.
Повысить свой профессионализм, достичь новых высот во взаимодействии с руководителем, приобрести знания о новых требованиях в делопроизводстве согласно ГОСТ и ИСО, овладеть механизмам запуска управленческих решений и мастерством разрешения конфликтов Вам поможет семинар
ОТЗЫВ участника: (Калужский филиал ОАО "ЦентрТелеком"), Хатунцева Оксана Владимировна, специалист управления делами: «Посетила семинар "Обеспечение работы руководителя". Семинар емко охватил основные аспекты работы личного помощника, много вопросов было рассмотено с точки зрения психологии (самый важный, конечно, взаимоотношения с руководителем). Лексика семинара простая и понятная, что помогает использовать полученные знания непосредственно на практике. Отдельное спасибо за сервис и организацию- великолепно!»
Помощником руководителя быть непросто.
На российском кадровом рынке в последние годы не хватает сотрудников-администраторов, а точнее - личных помощников руководителя. Однако именно сегодня руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, который мог бы взять на себя выполнение части организационных обязанностей, рационально распределить время, поддержать авторитет руководителя, решить какие-то текущие проблемы самостоятельно. Оказывается, хорошими и грамотными помощниками руководители дорожат не меньше, чем ведущими топ-менеджерами.
А ведь быть таким помощником, которого ценят, не так просто: нужно уметь и успевать буквально все - быть и грамотным специалистом, и доброжелательным человеком, и преданным сотрудником, и тактичным подчиненным. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты.
Читать далее Помощник руководителя: успевать все, делать невозможное, всегда быть в форме!
День секретаря строится на широком круге обязанностей, которые требуют решения в постоянном режиме нон-стоп. Стандартная должностная инструкция в полной мере не отражает тот функционал, который выполняет современный секретарь организации.
Чем же занимается секретарь?
Основываясь на опыте секретарей, мы провели анализ и определили часто встречающиеся обязанности:
Возросший уровень конкуренции в бизнесе требует профессионального выполнения своих обязанностей всех сотрудников компании. Возросла и ответственность секретаря.
Что представляет собой современный секретарь?
Работник компании, который организует чай \ кофе и отвечает на звонки, или незаменимый профессионал, без которого невозможно представить эффективную работу руководителя и всего офиса?
Незаменимость секретаря в компании очевидна.
Именно секретари и помощники руководителя:
Впервые в ЦНТИ «Прогресс»!
Приглашаем секретарей и референтов повысить профессиональную компетентность на семинаре: «Секретарь – помощник руководителя».
Добиться безупречности в своей работе, а так же выстроить эффективное взаимодействие с сотрудниками на разных уровнях, приобрести навыки предотвращения конфликтов вам поможет семинар ЦНТИ «Прогресс»:
