С 9 по 12 апреля 2013 года в ЦНТИ «Прогресс» проходил семинар «Современный архив организации: управление и методическое сопровождение деятельности»

На вопросы о том, как возник один из самых востребованных семинаров по архивному делу, отвечает Наталья Игоревна Корюкаева, автор и ведущий этих занятий, специалист с многолетним опытом работы, эксперт ЦНТИ «Прогресс». 

– Семинар наш  существует более 12 лет. Потребность в нем возникла потому, что в то время невозможно было найти организацию, где можно было бы получить полноценную, исчерпывающую информацию о всех направлениях работы в архивах. Есть Историко-архивный институт в Москве и ряд других учебных заведений, готовящих специалистов для архивов, в первую очередь для государственных архивов, есть госархивы, организующие обучение архивистов из организаций, от которых в них поступают документы,  и огромное количество архивов в организациях по регионам, которые в Госархивы, не передают документы и обучаться поэтому им негде. Поэтому наш семинар очень востребован, и в учебный центр ЦНТИ «Прогресс» приезжают специалисты со всей страны. Сама я по образованию историк, всю жизнь проработала на государственной архивной службе, начинала в  Центральном государственном историческом архиве СССР, потом – в Петербурге, в Центральном государственном архиве научно-технической документации СПб, на 5-й Советской.  Я специалист не только по обычной управленческой документации, но и по научно-технической документации. Можно сказать, что мне пришлось принимать активное участие в разработке проблем по работе с НТД в нашей стране. В 60-70-е годы таких документов накопилось много. Специалисты нашего архива начали разрабатывать критерии отбора документации, накапливали методические разработки, учились проводить экспертизу и оценку документов, давать консультации.  Всю работу строили на практическом опыте, получали помощь от проектных научно-технических организаций. Я работала заведующей отделом комплектования и ведомственных архивов, и мне лично приходилось  инспектировать работу этих архивов, оказывать методическую помощь в организациях по вопросам делопроизводства и работы архивов, поэтому все вопросы этого направлении знаю хорошо. Весь опыт своей работы я и структурировала в этом семинаре и во время занятий всегда стараюсь дать практические советы. – Какие самые важные темы и вопросы интересуют слушателей  семинара? – Самые ключевые темы и вопросы касаются правил работы в архивах. К сожалению, методическая часть, регламентирующая архивную жизнь, обновляется очень медленно, некоторые нормативные документы остались еще с советских времен. Разработками новых методических и нормативных документов занимается Москва – Институт  документоведения и архивного дела РФ, и всё там тянется  очень долго. Например, правила работы с  технической документацией должны были выйти еще в 2011 году, но их до сих пор не утвердили. Почему так происходит? Во-первых, там много специалистов-теоретиков,  оторванных от практики, а во-вторых, в последнее время появилась тенденция к переходу в разработке НТД на международный уровень стандартов, поэтому приходится пересматривать всю систему ведения научных,  проектных и конструкторских  работ. Те компании, которые занимаются разработками с целью реализовать их за рубежом, вынуждены переходить на зарубежные стандарты. – Если сравнивать  российскую и западные системы ведения архивов, то какая лучше? – Наша система, по сравнению с западной, была лучше – она более четкая и структурированная. Так  утверждают специалисты, которые уже имеют опыт работы на Западе. – Есть клише, что архивная работа – это что-то рутинное, пыльное, без динамики. Так ли это? - Может быть, в советское время и был такой момент, когда в архивы «ссылали» людей, не проявивших себя в другом деле. В последнее десятилетие картина меняется. Я вижу это даже по нашим слушателям. Приезжает учиться больше молодежи, и мужчины тоже, и все они современные, интересные, образованные люди. Если к архивному делу подходить творчески, то профессия специалиста по архивам будет интересна и значима. Архивное дело дает много возможностей для самореализации. – Каков портрет современного архивиста? – Это человек грамотный, умеющий кропотливо, тщательно, работать – потому что мы работаем с документами, носителями важной информации. И еще важная черта, которую надо воспитывать в работнике архива – это развитие творческого начала, умение показать свои ценные и интересные документы общественности, умение делать PR своего архива. Документы, принятые на хранение, не должны лежать мертвым грузом, если это, конечно, не секретные материалы. Современный архивист должен владеть критериями оценки документов, чтобы оставить для будущих поколений ценную информацию. Работа архивиста – это работа на века. Поэтому ответственность современных архивистов перед будущими поколениями очень велика.  Архивист должен быть и отзывчивым человеком, откликаться на просьбы людей, для которых найденный в архиве документ может оказать существенную помощь. В годы кризиса значимость архивов резко возросла: многие компании в 90-е годы закрывались, перепродавались, их архивы исчезали бесследно, а начинать  бизнес с нуля всегда гораздо сложнее. Поэтому у новых собственников была почти детективная гонка за старыми документами. Сейчас и частные, и государственные архивы работают уже на более серьезном уровне. – Какие проблемы приходится решать специалистам архивов в работе? – Серьезной проблемой является отсутствие нормативных документов по количеству сотрудников в архиве. Мы на семинаре пытаемся помочь в решении этого вопроса. Учим работать в архиве на деловом уровне. Очень сложно  противостоять руководителям, которые, не понимая долговечной специфики хранения документов, пытаются заменить бумажные носители на электронные. Я стараюсь дать слушателям теоретические и практические рекомендации по этим вопросам. – Где Вы проводите практические занятия? – Практическое занятие ведутся на базе Центрального государственного архива научно-технической документации Санкт-Петербурга. Там можно всё широко и подробно показать: кроме управленческой, есть еще и техническая документация, и хороший научно-справочный аппарат. Участники семинара имеют возможность на практике закрепить знания, полученные в нашем центре.

Какие вопросы и проблемы волнуют слушателей

Боброва Наталья Валерьевна, заведующая архивом ОАО «Ленгазспецстрой» (Санкт-Петербург): – Мне очень важна правовая сторона важна архивного дела, интересно было бы получить  более полную информацию о правовой подложке про электронный документооборот. Наталья Юрьевна: – «РосАрхив создал только программы, которые могут быть рекомендованы, есть закон об электронной подписи, но в целом правил нет, процесс  по регламентации в этом направлении задерживается». Русанова Людмила Тимуровна, заведующая научным архивом БУ «Музей Природы и Человека» Ханты-Мансийского АО Югра (Ханты-Мансийск): – Нам очень нужны электронные программы для музейной работы и системы учета. В этом специфика нашей работы: статьи, экскурсионные программы и  фотографии – всё это удобнее хранить на дисках. Как внедрять электронный архив? Стеганцова  Екатерина Вадимовна, ФГБУК «Архангельский государственный музей деревянного зодчества и народного искусства «Малые Карелы» (Архангельск:- – Хотелось бы более подробно узнать о безопасности электронного архива. Какие программы лучше адаптированы для разных видов деятельности. В чем их специфика? Например, меня интересует программа по электронным фотодокументам.    Наталья Юрьевна: –К  сожалению, учет документов в России поставлен пока очень плохо. Системы, которые нам предлагают, – это самостоятельные разработки, несогласованные с РосАрхивом». Более подробная информация о семинаре: http://www.cntiprogress.ru/seminarsforcolumn/20257.aspx