Рубрика: Делопроизводство

Дополнительные возможности использования СЭД: новый курс в ЦНТИ Прогресс

Использование системы электронного документооборота существенно снижает финансовые и временные затраты на обработку документов. Вот реальный кейс внедрения ЭДО на заводе Hyundai Motor Company. Объем документооборота - 60 000 исходящих документов в год (кейс предоставлен Контур.Диадок):

Показатель

Бумажный документооборот

ЭДО

Экономия

Материальные затраты на отправку одного документа 67 руб. 7 руб. 60 руб.
Материальные затраты на годовой объем документов 67 * 60 000 =4 020 000 руб. 7 * 60 000 =420 000 руб. 3 600 000 руб.
Сроки доставки документов 3-7 дней 3-7 сек. Существенная
Кроме того, переход на ЭДО позволил оптимизировать бизнес-процессы, на 85% снизил временные затраты на проверку первичной документации, исключил типичные ошибки в документах (адреса, наименования поставщика/покупателя и т.п.), значительно упростил взаимодействие с налоговыми органами. Как использовать возможности СЭД по максимуму? ЦНТИ Прогресс представляет новый курс «Автоматизация документооборота и бизнес-процессов: новые возможности использования и интеграция технологий» (20 – 23 мая, Санкт-Петербург). Практический курс расскажет о дополнительных функциях, которые можно использовать для автоматизации обработки документов и бизнес-процессов предприятия. Будет рассмотрен весь цикл обработки документа - от получения бумажного экземпляра до отправки электронного юридически значимого документа. Вся информация – из первых уст: ведут семинар эксперты компаний-вендоров, представители ABBYY и удостоверяющих центров. В программе: •   Использование возможностей настройки оборудования. •   Интеграция СЭД с другими системами. •   Возможности использования электронного документооборота для передачи данных в ПФР, ФСС, суд и налоговую инспекцию. •   Разработка форм документов, удобных для автоматического ввода в систему. •   Особенности использования СЭД в территориально-распределенных компаниях и на мобильных устройствах. •    Практикум по сканированию - распознаванию - потоковому вводу документов в систему. •   Кейсы по успешному внедрению и интеграции систем.
Получить более подробную информацию и записаться на курс можно на сайте ЦНТИ Прогресс, по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru.

АХО в условиях сокращения бюджета

Комментируя стратегию работы в 2015 году, большинство руководителей АХО говорят о сокращении расходов на аренду и обеспечение офиса. Актуальным становится поиск новых, более выгодных предложений поставщиков, переход на отечественную продукцию.

О том, как сохранить бесперебойное и комфортное функционирование офиса в условиях оптимизации бюджета, рассказывают специалисты крупных предприятий Санкт-Петербурга на семинаре ЦНТИ Прогресс:

«Руководитель АХО. Управление административно-хозяйственным подразделением предприятия»
(24 – 29 апреля | Июнь 2015 | Август 2015)

6 дней, 6 практикующих экспертов и общение с коллегами из разных регионов России.

На семинаре:

1. Руководство административно-хозяйственным подразделением.
2. Планирование и бюджет в работе АХО.
3. Работа с поставщиками и подрядчиками.
4. Размещение заказов, проведение закупок, конкурсов, аукционов и тендеров. ФЗ 94, ФЗ 223.
5. Эксплуатация и техническое обслуживание зданий и сооружений предприятия.
6. Управление персоналом АХО.
7. Правовые аспекты в работе АХО.
8. Круглый стол «Проблемы и решения в АХО».

По итогам обучения выдается удостоверение о повышении квалификации в объеме 72 часа (лицензия № 0327 от 25.01.2013).

Также обратите внимание на семинар:

«Административно-хозяйственное обеспечение предприятия» (19 – 23 мая | Октябрь 2015 )

Семинар разработан для специалистов АХО, офис-менеджеров и других сотрудников, занимающихся административно-хозяйственной работой. Высококвалифицированный преподавательский состав: лучшие эксперты в области административно-хозяйственного обеспечения, практикующий юрист, специалист по финансам, эксперты по закупкам, клинингу, охране труда, энергоменеджменту.

Познакомиться с подробностями и записаться на семинар можно, перейдя по соответствующей ссылке, или по бесплатному номеру 8-800-333-88-44.

Курсы по кадровому делопроизводству и трудовым отношениям

Приглашаем на курсы повышения квалификации по кадровому делопроизводству и трудовым отношениям. Все курсы носят прикладной характер, занятия проводят практикующие специалисты: адвокаты, юристы, руководители кадровых служб, представители ГИТ. Эксперты-преподаватели ЦНТИ Прогресс проконсультируют участников курсов: помогут разобраться со сложными случаями в их профессиональной деятельности.
  • Теоретические лекции чередуются с практическими занятиями в формате постоянного диалога лекторов и участников.
  • Активно используются примеры из практики, в т.ч. разбираются сложные случаи из практики участников курсов.
  • Курсы помогут исправить ошибки в кадровой документации в компании, организации, учреждении.
Трудовые отношения: новые аспекты трудового, гражданского и пенсионного законодательства 6 - 10 апреля 2015 | Санкт-Петербург Актуальные вопросы кадрового делопроизводства и документирования трудовых отношений 20 - 24 апреля 2015 | Санкт-Петербург Трудовые конфликты: профилактика и разрешение. Правоприменительная и судебная практика 5 - 8 мая 2015 | Санкт-Петербург Внутренний аудит кадровой документации на основе норм трудового законодательства 12 - 15 мая 2015 | Санкт-Петербург Каждый участник получает пакет информационно-справочных материалов, куда входят рекомендованные шаблоны документов, подборка актуальных нормативно-правовых актов и обзор судебной практики по теме курса.

Полное расписание курсов по управлению персоналом

Семинары по делопроизводству для специалистов с различным уровнем подготовки

Документационное обеспечение управления - важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться высококвалифицированными специалистами. ЦНТИ Прогресс предлагает три семинара для делопроизводителей с различным уровнем подготовки:
Для специалистов с небольшим опытом работы:

«Ведение делопроизводства компании. Практический курс»

(6 – 10 апреля, код 27443)

5-дневный семинар включает практикумы по оформлению распорядительных документов и деловых писем с подробным разбором ошибок. В программе:
  • Современные требования к подготовке и оформлению ОРД. Оформление стандартных реквизитов документов.
  • Деловая переписка. Особенности композиции делового письма. Требования к языку и стилю делового письма.
  • Деловое взаимодействие. Эффективная коммуникация.
  • Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Система стандартов.
  • Взаимодействие службы документационного обеспечения управления (ДОУ) с другими структурными подразделениями организации.
  • Контроль исполнения документов и поручений. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета.
  • Система электронного документооборота организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота.
Для опытных специалистов:

«Современные технологии делопроизводства»

(10 – 13 марта, код 27439)

Курс проходит 4 дня в режиме интенсива. В программе:
  • Разработка локальной нормативной базы. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ.
  • Взаимодействие службы ДОУ с другими структурными подразделениями организации.
  • Требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
  • Современные технологии организации работы с документами. Разработка и ведение номенклатуры дел. Регистрация и учет документов. Текущее хранение. Формирование поисковой системы.
  • Деловая переписка.
  • Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.
  • Контроль исполнения документов и поручений.
Для руководителей:

«Эффективная работа службы документационного обеспечения управления (ДОУ)»

(23 – 27 марта, код 26984)

В программе:
  • Цели, задачи и функции службы ДОУ. Основные направления работы руководителя службы ДОУ: планирование, управление, контроль, мотивация производственной активности работников.
  • Нормативно-методическая база делопроизводства. Обзор изменений законодательства. Положение о службе документационного обеспечения управления. Локальные документы организации.
  • Схемы документооборота. Технологии работы с документами. Контроль исполнения документов и поручений.
  • Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна.
  • Организация хранения документов.
  • Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ.
Занятия проводят специалисты-практики в области организационного развития, менеджмента, консультанты по организации документационного обеспечения управления и автоматизации делопроизводства. Для эффективного участия в семинарах желательно иметь с собой формы управленческих документов (например, Приказ, Гарантийное письмо, Протокол) - обезличенные, без реквизитов предприятия.
Более подробная информация – на страницах семинаров, а также по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru.

Обучение для помощников руководителей и секретарей в марте 2015

Приглашаем вас принять участие в одной из программ обучения для помощников руководителей, персональных ассистентов, секретарей, секретарей-референтов и администраторов.

«Обеспечение работы руководителя»

2 - 6 марта 2015 г., Санкт-Петербург Код семинара 27261

«Секретарь - помощник руководителя»

23 - 27 марта 2015 г., Санкт-Петербург Код семинара 27255
Ключевые вопросы программы:
  • Требования к должности «помощник руководителя». Важные качества помощника руководителя.
  • Психологические аспекты обеспечения работы руководителя. Индивидуальные особенности руководителей. Барьеры и установки в деловом общении.
  • Построение успешного делового взаимодействия Статусные посетители, VIP-гости. Разрешение конфликтов. Техники противодействия агрессии и манипуляциям.
  • Стресс-менеджмент для помощника руководителя. Личная и профессиональная эффективность: поиск баланса.
  • Планирование и организация работы руководителя. Зарубежный опыт. Деловые совещания. Организация пресс-конференций руководителя и формирование его имиджа.
  • Методики успешного ведения переговоров. Активные методы воздействия на собеседника.
  • Работа помощника руководителя с управленческой документацией.
  • Организация работы с зарубежными партнерами. Особенности ведения переговоров и протокола.
  • Деловой этикет и буфетное обслуживание.
 Ключевые вопросы программы:
  • Роль секретаря в структуре управления. Стандарты ведения делопроизводства. Система контроля исполнения документов в традиционном и электронном документообороте.
  • Секретарь - помощник руководителя. Деловой имидж секретаря и корпоративная культура организации. Планирование совместной работы руководителя и секретаря с минимальными затратами времени
  • Организация работы в приемной. Особенности организации приема сотрудников и посетителей. Техники эффективного общения по телефону.
  • Современные информационные технологии в работе секретаря. Автоматизация процессов делопроизводства. Включение документов в систему электронного документооборота.
  • Этикет и протокол. Работа с делегациями. Протокольные аспекты и национальные особенности организации и ведения переговоров. Организация торжественных мероприятий.Светский этикет.
  • Эффективная коммуникация. Основы риторики. Трудные ситуации общения. Управление конфликтами.
  • Психологические особенности работы секретаря. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Способы снятия умственной усталости
Форма проведения:Деловые игры, ситуационные задачи, элементы тренинга.Практикумы:Сложные вопросы в обеспечении работы руководителя. Анализ ошибок в оформлении реквизитов документов. Форма проведения:Практикумы, деловые игры и кейсы.Практикумы:Трудные ситуации телефонного общения. Оформление деловых писем. Формирование навыков конструктивного общения в конфликте.  
Состав экспертов:
  • помощник управляющего директора крупного холдинга, автор ряда статей в журнале "Секретарь-референт",
  • эксперт по эффективному взаимодействию и деловой культуре,
  • эксперт по документообороту делопроизводству, член коллегии Архивного комитета Санкт-Петербурга.
 Состав экспертов:
  • помощник управляющего директора крупного холдинга, автор ряда статей в журнале "Секретарь-референт",
  • психолог, доцент Института бизнес-коммуникаций СПбГУДТ,
  • консультант по организации и автоматизации делопроизводства с 20-летним стажем.
 
  Получить подробную информацию и записаться можно на страницах семинаров, по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru.

Развитие профессиональных навыков секретаря

Приглашаем секретарей, референтов, помощников руководителей, офис-менеджеров, администраторов на семинар: «Развитие профессиональных навыков секретаря»  (2 – 5 декабря, Санкт-Петербург)  На семинаре будут рассмотрены все аспекты работы современного секретаря:
  • Организация работы в приемной.
  • Обеспечение работы руководителя.
  • Разрешение конфликтных ситуаций.
  • Организация протокольных мероприятий в офисе. Телефонные переговоры. Работа с делегациями. Ведение протокола переговоров.
  • Подготовка и обслуживание совещаний.
  • Организация делопроизводства в офисе. Переписка – внутренняя, внешняя, коммерческие письма. Управление информационными потоками.
  • Особенности организации празднования корпоративного Нового года.
Лекторы семинара имеют личный опыт работы помощниками руководителя, секретарями. Что говорят слушатели семинара?  «Семинар отличный и полезный. Спасибо профессиональным педагогам за интересно подобранный материал, за доброжелательность и отзывчивость. Важна обратная связь между лекторами и слушателями. Всё было очень увлекательно».Ахметшина Гальнара Рафаэлевна, помощник генерального директора ООО УК "Аркада", г.Уфа. «От лекций получила все что хотела: доступно, ясно. Задавая вопрос, получала четкий, развернутый ответ. Лекторы знают свое дело, делились своим опытом, что очень полезно». Бердникова Екатерина Сергеевна, офис-менеджер ЗАО "Петербургские сети", г.Санкт-Петербург. Интервью со слушательницей семинара Гуловой Региной – секретарем ОАО "Уфанефтехим": Получить более подробную информацию о семинаре можно на сайте ЦНТИ Прогресс, по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru.

445 вариантов СЭД?

На сегодняшний день на российском рынке представлено множество систем электронного документооборота (некоторые источники считают, что их 445). Как выбрать СЭД, максимально соответствующую потребностям вашей компании? Среди важных критериев:
  • Совокупная стоимость ПО и работ по внедрению, стоимость сопровождения в год.
  • Открытость кода (т.е. возможность доработки кода штатными программистами).
  • Возможность вынесения резолюций.
  • Возможность разграничения прав по группам пользователей.
  • Возможность удаленного доступа.
  • Наличие электронного архива.
О том, как выбрать, успешно внедрить и использовать СЭД, расскажут консультанты по организации ДОУ и представители компаний-разработчиков:

«Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД» (15 – 18 декабря)

В программе:
  • Этапы создания СЭД на предприятии. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты).
  • Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота. Придание документам юридической силы.
  • Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
  • Обзор современных систем автоматизации работы с документами.
Получить более подробную информацию и записаться на семинар можно на сайте ЦНТИ Прогресс, по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или по электронной почте client@cntiprogress.ru.
Также обратите внимание на семинар:

«Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы» 8 – 12 декабря | 24 – 27 февраля

АХО. Говорят специалисты

Что участники наших семинаров – руководители и специалисты административно-хозяйственнных подразделений рассказывают о своей работе:
  • Я считаю: как ты хочешь, чтобы к тебе относились, так и относись к другим. По такому принципу и надо работать со всеми — без зазнайства, доброжелательно, чтобы были ровные деловые партнерские отношения. То есть хозяйственник – это дипломат и психолог. И к каждому еще надо уметь подстроиться — мы же такие все разные! Вот сегодня обсуждали, как включить вентиляцию и сплит-систему. Одному жарко, другому холодно, третьему хорошо. А надо, чтобы всем было хорошо! Порой АХО — это не отдел, а центр психологической поддержки.
  • Это работа, за которую не надо ждать похвалы и благодарности. Обычно нашей работы не замечают, но если нас нет, то это очень заметно.
  • Предыдущий руководитель всегда говорил: будь ты пожестче с ними. Я отвечаю: поймите, меня не переделать. У меня работа идет, я справляюсь. А общаться надо с очень разными социальными слоями — начиная от руководства, и заканчивая слесарями, уборщицами и другими. Чтобы психологически не угнетать, надо становиться с человеком на один уровень. Чтобы он понял, что ты с ним разговариваешь на одном сленге, на одном языке. Но терпение и убеждение должно быть на высоте.
  • Мне кажется, что самое главное для хозяйственника – умение брать на себя всё. Вот оно свалилось, и все стоят и думают: «А что же делать?» В этот момент хозяйственник должен взять всё на себя, причем не только хозяйственные вопросы.
Приглашаем Вас пройти обучение и обменяться профессиональным опытом на специализированных семинарах ЦНТИ Прогресс. Выберите удобную дату и место обучения:
Москва: Семинар «Организация работы административно-хозяйственной службы предприятия» | 18 – 21 ноября Следующий семинар состоится в марте 2015!
Санкт-Петербург: Семинар «Специалист АХО. Административно-хозяйственное обеспечение предприятия» | 26 – 30 ноября Следующий семинар запланирован на февраль 2015 года.
Получить более подробную информацию и записаться на семинары можно на сайте ЦНТИ Прогресс, по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или по электронной почте client@cntiprogress.ru.

В конце сентября в Петербурге прошел семинар для специалистов архивов

23 – 26 сентября в ЦНТИ Прогресс прошел семинар «Современный архив предприятия: практика организации». В семинаре приняли участие специалисты архивного дела из Казани, Когалыма, Ставрополя, Самары, Тюмени и других городов. Слушатели обсудили сложности комплектования и содержания архива, перспективы перевода документов в электронный вид и особенности работы с источниками комплектования – негосударственными компаниями. Особый интерес у участников семинара вызвала экскурсия в Центральный Государственный архив научно-технической документации, где можно было на практических примерах разобраться в особенностях формирования дел и познакомиться с вариантами оснащения архивных помещений. Вот несколько отзывов:
«Семинар организован на высоком уровне и со стороны учебной программы, и со стороны сервисного обслуживания. Буду рекомендовать ваш центр. И что очень важно – это общение с представителями других регионов». Мастакова С.В., зав. отделом по делам архивов Администрации городского округа Волгореченск.
«Всё очень интересно, увлекательно, подробно. Программа семинара очень насыщенная. Много полезного для себя почерпнула». Хорошилова И.В, документовед ОАО «Авиакомпания Россия», Санкт-Петербург.
«Всё доступно и понятно. Много интересного узнала для себя, и в дальнейшем надеюсь применить в архиве организации, в котором работаю». Волобуева Г.К., архивариус ООО «Буровая компания Евразия», Когалым.
 
Открыта запись на следующий семинар «Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью», который пройдет в ЦНТИ Прогресс с 18 по 21 ноября 2014 года.
 

Семинары по АХО в Санкт-Петербурге и Москве

Обязанности руководителей и специалистов АХО разные, как и название службы: АХО, АХЧ, АХС, хозяйственное управление, отдел материально-технического обеспечения. В ЦНТИ «Прогресс» уже более 10 лет проходят комплексные семинары, которые охватывают весь спектр обязанностей руководителей и специалистов АХО. Выберите удобное место и время обучения:

«Руководитель АХО. Управление административно-хозяйственным подразделением предприятия» 3 – 8 октября, Санкт-Петербург

Цель семинара: развитие управленческих компетенций руководителя в сфере АХО. Основные темы:
  • Особенности управления отделом административно-хозяйственного обеспечения: планирование, организация, контроль, мотивация.
  • Финансовые вопросы в работе АХО: планирование и защита бюджета, сокращение издержек.
  • Размещение заказов, проведение закупок, конкурсов, аукционов и тендеров. ФЗ-44, ФЗ-223. Работа с поставщиками и подрядчиками.
Отличительная особенность семинара – высококвалифицированный преподавательский состав. Занятия проводят лучшие эксперты в области управления отделом АХД, практикующий юрист с многолетним стажем, специалист по финансовой эффективности, эксперт по закупкам, конкурсам и тендерам.  

«Организация работы административно-хозяйственной службы предприятия» 30 сентября – 3 октября, Москва

На семинаре вы узнаете:
  • Какие современные технологии в организации АХО применяют ведущие московские предприятия?
  • Как работать в условиях последних изменений законодательства в сфере охраны труда и техники безопасности?
  • Какие типичные ошибки допускаются при составлении договоров и как их избежать?
  • Как снизить издержки и сократить финансовые риски?
  • Как успешно пройти проверки контролирующих органов?
С полным расписанием семинаров ЦНТИ «Прогресс» для специалистов АХО можно познакомиться по ссылке. Получите более подробную информацию и запишитесь на семинары на сайте ЦНТИ «Прогресс», по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru.