Практика инспекционных проверок показывает, что организации часто допускают ошибки и недочеты в сфере архивного законодательства. Вот самые типичные из них:
1. Ошибки в оформлении первичных документовОрганизация помещает в дела документы (штатные расписания, протоколы) без подписи, обеспечивающей их юридическую силу
Подпись уполномоченного сотрудника является одним из важнейших реквизитов документа. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, можно уточнить в уставе компании.
Первичные документы при передаче в архив должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), быть оформленными в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003.
2. Ошибки в формировании документов в делаВ организации не соблюдаются общие правила при формировании дел. В одно дело группируются приказы по основной деятельности и по личному составу (о материальной помощи). Годовой и квартальные финансовые отчеты сформированы в одно дело.
Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ):
- подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой
- номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме
- группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа
- помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения
- формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;
- располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);
- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.
Источник
Обращаем ваше внимание на семинары по архивному делу:
Посетив семинар «Современный государственный и муниципальный архив», который пройдет 16-20 мая в Санкт-Петербурге, вы:
- Посетите крупнейший в Европе исторический архив - Российский государственный исторический архив (РГИА).
- Поучаствуете в управленческом тренинге "Служебное поведение сотрудников архива"
- Совместно со специалистами архивного дела, проанализируете рынок современного оборудования для архивных помещений, обработки и хранения архивных документов
- Примете участие в круглом столе "Актуальные технологии повышения качества работы государственных и муниципальных архивов"
Чем интересен семинар «Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью», который пройдет 1-4 июля в Санкт-Петербурге?
- Вы примете участие в тренинге "Служебное поведение сотрудников архива"
- Вы ознакомитесь с практическими аспектами организации аутсорсинга архивного хранения документов.
- Вы поучаствуете в выездном занятии "Теория и практика архивного дела" на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга
- Вы можете оставить свои вопросы и пожелания, касающиеся рассматриваемых вопросов, руководителю семинара
Если для Вас актуален вопрос организации электронного архива, то приглашаем 24-27 июня в Санкт-Петербург на семинар «Электронный архив: управление архивными электронными ресурсами организации».
Вы познакомитесь с нормативным обеспечением электронного документооборота, формированием электронных архивных коллекций и фондов, этапами проектирования электронного архива организации, с вопросами комплектования, учета и хранения электронных документов, обеспечения информационной безопасности, системой электронной отчетности и порядком проведения электронного архива.
Записаться на семинар можно онлайн, по телефону 8 (800) 333-88-44 (звонок бесплатный), по электронной почте client@cntiprogress.ru
«Несмотря на наличие глубоких знаний о специфике делопроизводства и управления, узнала много нового о современных технологиях делопроизводства, возможных вариантах сокращения времени документооборота, организации управления отделом. Спасибо!» Зверева Марина Александровна, начальник отдела делопроизводства ООО "Газпром нефть Новый Порт".
Это отзыв о семинаре ЦНТИ «Прогресс» «Эффективная работа службы документационного обеспечения управления». За 9 лет существования семинар собрал множество благодарных откликов слушателей. Абсолютное большинство из них отмечает высокую квалификацию лекторов, актуальность подаваемой информации, возможность задать любые интересующие вопросы и получить грамотные ответы.
Мы приглашаем руководителей служб ДОУ, начальников отдела делопроизводства, канцелярии, архива, специалистов отдела документационного обеспечения с большим опытом работы на очередной семинар, который пройдет в Санкт-Петербурге с 8 по 12 сентября.
Главные темы семинара:
Как правильно оформить договор и определить существенные условия договора?
Какие самые распространенные ошибки при заключении и сопровождении хозяйственных договоров?
Как урегулировать споры и разногласия с контрагентами? Как обеспечить исполнения обязательств по договору и проверить договор на предмет недействительности?
Получите рекомендации по ведению экспертизы договоров и узнайте о последних и важных изменениях в ГК РФ в сфере договорных отношений от экспертов ЦНТИ “Прогресс” на семинаре:
Приглашаем руководителей и специалистов юридических служб, специалистов договорных отделов, юристов предприятий и организаций на обучение в Новосибирск. 
ЦНТИ «Прогресс» приглашает на семинары по организации производственной практики студентов и построению системы обучения рабочего персонала на предприятии. Занятия ведут специалисты-практики, юристы, специалисты по подбору персонала и кадровому делопроизводству с опытом работы в крупных производственных компаниях.
В 2014 году российский рынок электронного документооборота отмечает 20-летие своего существования. В 2011-2013 годах ежегодный рост рынка СЭД 
В.И. Катаева - доцент кандидат социологических наук РГСУ, сертифицированный эксперт-тренер по менеджменту НКО (Международная тренерская сеть университета Дж.Хопкинса)
Л. Ю. Падилья Сароса - начальник управления государственного регулирования Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области
И. И. Егоров - начальник бюджетного управления министерства финансов Тверской области
Для наиболее эффективного управления важно проводить правовой аудит. Он поможет определить скрытые зоны риска и выработать пути их устранения. Ведь в каждой компании есть свои «скелеты в шкафу»: риски судебного преследования со стороны контрагентов или государственных органов, опасность враждебного поглощения бизнеса.
Чтобы построить безопасный бизнес специалисты рекомендуют внедрять систему «Дью Дилидженс (due diligence)».
Получите комплексные знания о методах проведения юридического аудита на семинаре 
Обращаем Ваше внимание на семинары:
Ваша медицинская организация нуждается в дополнительном финансировании?
Вы хотите узнать, как сочетать платные медицинские услуги и медицинскую помощь в рамках государственных гарантий?