Рубрика: Делопроизводство

Практический курс по современному делопроизводству. Рекомендации ведущих экспертов

25198Уважаемые специалисты! ЦНТИ «Прогресс» приглашает на семинар:

«Современное делопроизводство», Москва

Даты проведения: 2 - 5 декабря 2013 года, февраль 2014 года. Ведущие семинара:
  • Вялова Л.М. - к.и.н., доцент РГГУ, автор учебников "Делопроизводство", "Документационное обеспечение кадровых служб", "Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах";
  • Кузнецов С.Л. - к.и.н., консультант Федерального архивного агентства, автор книг "Делопроизводство на компьютере", "Современные технологии документационного обеспечения управления", публикаций по вопросам автоматизации работы с документами, главный редактор журнала "Делопроизводство".
Причины посетить семинар:
  1. Высокая квалификация лекторов.
  2. Практические занятия.
  3. Анализ рабочих ситуаций с разбором ошибок.
Участники семинара:
  •   Получат рекомендации экспертов по оформлению конкретных видов документов: приказов, распоряжений, служебных писем, докладных и объяснительных записок.
  •   Проанализируют особенности работы с электронными документами.
  •   Разберутся в составе правовых актов и нормативно-методических документов.
  •   Рассмотрят практические  вопросы использования электронной подписи.
Эксперты семинара ответят на острые вопросы, возникающие в процессе работы:
  • Должны ли службы ДОУ (документационного обеспечения управления) негосударственных организаций использовать методические материалы, изданные для федеральных органов исполнительной власти.
  • В чем отличие приказов по основной деятельности от приказов по личному составу: как они оформляются и регистрируются, сколько хранятся.
  • Как написать и оформить Положение о службе ДОУ, должностные инструкции для работников службы ДОУ.
Также в программе:
  • Новшества нормативной базы в области информатизации и управления документацией. Федеральный закон «Об электронной подписи»: теория и практика использования электронной подписи.
  • Особенности работы с электронными документами.
  • Обеспечение юридической значимости электронных документов при их архивном хранении.
  • Подготовка и передача документов в архив организации.
  • Практикум по оформлению конкретных видов ОРД (организационно-распорядительных документов) - приказов, распоряжений, протоколов, служебных писем, докладных записок, актов и др. Анализ ошибок в оформлении реквизитов, в том числе и текста.
uznayte_podrobnee

Организация делопроизводства и документооборота. Современные требования

encart_4_1Семинар в Новосибирске Приглашаем руководителей и специалистов  служб документационного обеспечения (ДОУ), канцелярий, архивов в Новосибирск на семинар по работе с документами.

Организация делопроизводства и документооборота. Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов

Дата проведения: 2  — 4 декабря 2013 года Место проведения: ЦНТИ «Прогресс» г. Новосибирск, Красный проспект, 28 Программа семинара имеет практическую направленность. Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам документооборота, делопроизводства, хранения документов и делового общения в организации. В программе семинара:
  1. Современные требования к оформлению и хранению документов организации.
  2. Организация документооборота и номенклатура дел.
  3. Бланки документов.
  4. Состав и правила оформления распорядительных документов.  Разбор характерных ошибок.
  5. Требования к составлению информационно-справочных документов.  Типичные ошибки и практические рекомендации.
  6. Внутрифирменные организационные документы, особенности составления и оформления.
  7. Система электронного документооборота. Контроль за ходом исполнения документов.
  8. Особенности работы с документами, содержащими персональные данные, коммерческую и служебную тайну.
  9. Сроки хранения документов организации. Обеспечение сохранности документов, Ошибки, ведущие к утрате документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
  10. Взаимоотношения с руководителем и коллегами. Урегулирование разногласий, профилактика конфликтных ситуаций.
  11. Факторы стресса в работе специалиста по делопроизводству и документообороту.
  12. Круглый стол. Практические советы по составлению и работе с документами. Обмен опытом, ответы на вопросы.
uznayte_podrobnee  

Деловой этикет бизнес-леди

Имидж – это первое, что вспоминают люди, когда думают о Вас.

Деловое общение в мире бизнеса – это игра по особым правилам. Нарушение правил никогда не останется незамеченным. Есть различия между светским и деловым этикетом, и существенные.

3

Секреты рукопожатия
  1. В гражданском этикете все основано на том, что мужчина выступает рыцарем по отношению к женщине. В бизнесе руку для рукопожатия первым подает тот, у кого выше должностной статус, либо тот, кто встречает гостей.
  2. Вставайте для рукопожатия и всегда здоровайтесь за руку, как с заказчиками, так и с клиентами, даже если вы встречаете их не на работе. Совершенно неуместны в бизнес-этикете поцелуи и объятия.
  3. Если женщина занимает равную с мужчиной должность, то первой подает руку она, в этом случае работает правило гражданского этикета.
Обмен визитными карточками После обмена рукопожатиями подавайте визитку уверенным жестом. Необходимо заранее подготовить визитку, чтобы избежать суетливых движений. Визитку принято подавать лицевой стороной вверх, чтобы партнёр легко смог прочитать ваше имя и контактные данные. В разных странах визитки вручают по-разному, например, в странах Азии визитную карточку подают, держа её двумя руками; а в арабских странах - правой рукой. Воспользуйтесь рекомендациями, как подавать и принимать визитку: • Первым подает визитку младший по должности. • После принятия визитки, необходимо обязательно поблагодарить. • Прочтите тут же вслух, как зовут данного человека. Сопровождение В гражданском этикете принято женщину пропускать вперед. В бизнес-этикете – впереди всегда идете вы, если встречаете клиента. Гость следует впереди вас только в том случае, если он хорошо знает вашу рабочую территорию, также впереди должен следовать начальник. Правило дверей Выходящие всегда имеют преимущество перед входящими. В бизнес-этикете первым в дверь входит тот, кто оказался ближе всего к ней – экономия времени, либо вы можете пропустить вперед своего начальника – ранжирование. Правило лифта В офисах лифт рассматривают как транспортное средство. Значит – кто ближе и справа, тот и входит первым. Если вы заходите в полный лифт, то здоровайтесь с находящимися внутри. Старайтесь стоять лицом к окружающим, но при этом их не разглядывать. Первыми из лифта выходят те, кто находится ближе к правой части двери. Автомобиль В деловом автомобиле самое представительное место – заднее справа, конечно, если за рулем водитель. Если за рулем начальник, тогда почетное место – переднее справа, то есть рядом с ним. Пройти тест на уровень владения этикетом
Ответьте на вопросы, выбирая один ответ. 1. Если Вам необходимо переговорить с клиентом, который в данный момент беседует со своим сотрудником, как Вы поступите? а) попрошу, чтобы после зашел в офис; б) извинюсь и прерву беседу; в) оборву разговор на полуслове. 2. Придя на работу, считаете ли Вы нужным поздороваться со всеми Вашими сотрудниками? а) да, но необязательно со всеми; б) несомненно; в) только с конкретными людьми. 3. Как Вы будете себя вести, если малознакомый Вам человек при встрече дружески похлопает Вас по плечу? а) похлопаю его в ответ; б) удивлюсь и промолчу; в) дам понять, что у нас нет ничего общего. 4. Если во время переговоров появится человек, которому вовсе не обязательно слышать, о чем идет речь, как Вы поступите? а) перенесу переговоры; б) переведу разговор в другое русло; в) прямо скажу, что ему здесь нечего делать. 5. Как Вы будете себя вести, если кто-то случайно набрал Ваш телефонный номер? а) вежливо скажу, что в этом нет ничего страшного; б) просто повешу трубку; в) обругаю и повешу трубку. 6. Опаздывая на встречу, при входе в здание Вы сталкиваетесь с человеком. Пропустите ли Вы его первой? а) в этой ситуации первым пройдет тот, кто первый успеет; б) нет, первой пройду я; в) да, пропущу. 7. Вы приводите в офис нового сотрудника, кому Вы считаете нужным его представить? а) никому, он сам может представиться; б) только руководителям; в) всем без исключения. 8. На светском рауте Вас представляют одному из Ваших конкурентов, как Вы поступите? а) скажу, что уже наслышана о нем; б) скажу о том, что мне очень приятно с ним познакомиться; в) сухо поздороваюсь. 9. Согласны ли Вы с тем, что существуют типы поведения, свойственные только мужчинам и только женщинам? а) да, согласна; б) не знаю; в) нет. 10. Если в гостях Вам предлагают напиток, который Вы терпеть не можете, как Вы себя поведете? а) тактично откажусь; б) наотрез откажусь; в) слегка пригублю. Ключ ss (2013-10-22 at 04.49.38) Подсчитайте общее количество баллов. 15 и более баллов. Деловым партнерам и клиентам с Вами приятно вести дела, а друзья знают Вас как вежливого и тактичного человека. Культура общения в бизнесе для Вас не на последнем месте. Вы вежливы сами и требуете того же от других. 9—14 баллов. Увы, но Вы не тот человек, для которого хоть что-нибудь значат правила хорошего тона. Вы считаете, что не надо обращать на это внимание. Для повышения уровня знаний по деловому этикету вам стоит пройти обучение на семинаре «Деловая культура и этикет в работе секретаря» 8 и менее баллов. Вы стараетесь быть учтивой и вежливой, хотя Вам не хватает знаний этикета. Рекомендуем вам пройти обучение в ЦНТИ «Прогресс».

С использованием материалов Плам.ру

Приобретите полезные навыки по деловому взаимодействию и этикету на семинарах ЦНТИ «Прогресс».
«Деловая культура и этикет в работе секретаря» «Помощник руководителя.  Взаимодействие с иностранными партнерами» Посмотреть все семинары для секретарей

А что не входит в обязанности секретаря?

1-(1)День секретаря строится на широком круге обязанностей, которые требуют решения в постоянном режиме нон-стоп. Стандартная должностная инструкция в полной мере не отражает тот функционал, который выполняет современный секретарь организации. Чем же занимается секретарь? Основываясь на опыте секретарей, мы провели анализ и определили часто встречающиеся обязанности:
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
  • Ведение кадровой документации.
  • Работа со СМИ.
  • Выполнение операций по сбору и подготовке необходимой информации для руководителя, оформление служебных записок.
  • Планирование бюджета дирекции и осуществление контроля над затратами.
  • Административная поддержка дирекции (канцелярские принадлежности и расходные материалы, корпоративные сувениры).
  • Организация переговоров и совещаний, бронирование переговорных комнат, встреча гостей, подготовка пропусков.
  • Телефонные переговоры.
  • Протоколирование совещаний.
  • Планирование рабочего дня, административная поддержка руководителя.
  • Организация командировок руководителя.
  • Подготовка приказов и иных документов и  контроль их исполнения.
  • Ведение деловой переписки.
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Иногда - личные поручения руководителя.
Что ещё может входить в служебные обязанности секретаря и как справляться с таким объемом дел – предлагаем обсудить на наших семинарах. Понимая  всю сложность и специфику работы современного секретаря, ЦНТИ «Прогресс» подготовил семинары, целью которых является повышение профессионального уровня и оптимизация работы. 2 Мы готовы поделиться секретами эффективной работы, используя самые современные методы обучения. Мы гарантируем, что вы получите:
  • Достоверные и актуальные знания, применимые на практике;
  • Советы экспертов,
  • Уникальный опыт общения с коллегами из других регионов.
Участники семинаров ЦНТИ «Прогресс» отмечают:
  • Высокое качество образовательных программ: актуальные темы, лекции ведущих специалистов-практиков;
  • Высокий сервис и уровень организации.
Ознакомьтесь с отзывами коллег о наших семинарах для секретарей. Видеоотзыв участника: Прочувствуйте атмосферу трех мегаполисов с семинарами в ЦНТИ «Прогресс» в Санкт-Петербурге, Москве и Новосибирске! Выберите тот семинар, который необходим именно вам для повышения профессионального уровня. Посмотреть семинары >>>>

При использовании материалов с портала Секретарь-инфо.

Просто помощник или первоклассный профессионал?

1-treningovomu-agentstvu-trebuyutsya-sotrudnikiВозросший уровень конкуренции в бизнесе требует профессионального выполнения своих обязанностей всех сотрудников компании.  Возросла и ответственность секретаря. Что представляет собой современный секретарь? Работник компании, который организует чай \ кофе и отвечает на звонки, или незаменимый профессионал, без которого невозможно представить эффективную работу руководителя и всего офиса?
  • Секретарь – это «носитель» информации, ведь только он точно знает, во сколько встреча с партнерами, из какого аэропорта вылет, кто, в каком часу и по какому вопросу звонил, когда день рождения у ключевого Клиента.
  • Секретарь – это специалист, который организует работу руководителя и знает основы тайм-менеджмента, владеет инструментами управления и умеет контролировать исполнение поручений руководителя.
  • Секретарь – это «транслятор» корпоративной культуры, который мастерски владеет инструментами эффективного взаимодействия даже в конфликтной ситуации, знает правила делового этикета и протокола.
  • Секретарь – это делопроизводитель. Специалист, который четко организует работу с документами согласно современным требованиям.
Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал определение современному секретарю: это инициативный и рассудительный помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя. Овладеть современными знаниями, приобрести полезные навыки в работе – цель семинара: Эффективный помощник руководителя 25  — 28 ноября 2013, Новосибирск Преимущества семинара:
  1. Современные знания всего за 4 дня.
  2. Анализ трудных ситуаций в работе вместе с ведущими специалистами-практиками региона.
  3. Обмен опытом с коллегами.
Программа семинара затрагивает ключевые вопросы работы секретаря:
  • Организация работы в приемной.
  • Планирование и организация рабочего времени секретаря и руководителя.
  • Управление информационным потоком в организации. Сохранение конфиденциальной информации.
  • Имидж секретаря.
  • Организация протокольных мероприятий. Этикет и протокол в работе с деловыми партнерами.
  • Организация делопроизводства в офисе. Электронный офис.
Особое внимание уделено тренировке навыков уверенного поведения в сложных ситуациях,  управлению конфликтами и защите от стрессов. Отзыв о семинаре:
Пропп Александра Николаевна, инженер по ОРР ООО "Аутсорсинг": Впечатления о семинаре только положительные. Материал был подан интересно. Информация полученная в ходе семинара от компетентных преподавателей, общение с коллегами из других городов - необходимые составляющие для успешной работы.
Ознакомьтесь с программой семинара и записывайтесь

Современное делопроизводство. Расширенный практический курс

woman-too-much-paperworkУважаемые специалисты отдела документационного обеспечения управления (ДОУ) и канцелярии! ЦНТИ «Прогресс» приглашает вас на популярный семинар «Современное делопроизводство. Практический курс». (5  — 8 ноября 2013, Санкт-Петербург) 4 преимущества семинара:
  1. Упор на практическое применение действующих требований к оформлению организационно-распорядительных документов, включая особенности составления текстов и разбор часто встречающихся ошибок.
  2. В программу семинара добавлены практикумы в системе электронного документооборота.
  3. Участники семинара получат индивидуальные рекомендации экспертов семинара.
  4. Для участников семинара предусмотрен практикум по эффективному деловому взаимодействию.
В программе семинара:
  • Практикум по оформлению организационно-распорядительных документов.
  • Составление текста приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
  • Практикум "Разбор характерных ошибок при подготовке форм документов".
  • Деловая переписка: требования, стандарты ИСО.
  • Электронный документооборот. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства. Практикумы "Основные возможности систем электронного документооборота», «Автоматизация работы с обращениями граждан".
  • Контроль исполнения документов и поручений. 
  • Практикум  "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".
uznayte_podrobnee Для эффективного участия в практикумах желательно иметь с собой собственные формы управленческих документов. Узнайте подробности:

О технологиях управления информацией языком менеджмента

07Уже давно быть успешным менеджером - значит, не только являться специалистом в своей предметной области, но и оставаться в курсе современных технологий!

Уверены, что в своем деле вы уже стали профессионалом, и теперь мы готовы помочь вам расширить знания в области управления документами и корпоративной информацией. Не всегда статьи и материалы на эту тему написаны понятным языком, на ECM-Journal мы выбрали для вас только лучшие материалы:

И напоследок приглашаем вас принять участие в опросе: А у вас есть «офисные легенды», объяснение которых сводится к «так исторически сложилось»? Ответьте и узнайте результаты опроса

Самое важное об управлении документами и контентом компании за 2 дня в на AIIM ECM Practitioner!

14-15 ноября в Москве пройдет осенняя сессия обучения технологиям управления корпоративной информацией  AIIM ECM Practitioner. Проект DOCFLOW проводит учебный курс от ведущей международной Ассоциации специалистов по управлению данными AIIM всего дважды в год. Набор на осеннюю сессию по специальным условиям открыт на www.docflow.ru Международный курс по эффективному управлению  информационными ресурсами представляет собой обзор современных и актуальных технологий  извлечения, хранения, обеспечения безопасности и передачи данных.  Его программа подойдет для тех, кто имеет дело с большими потоками деловой информации, стремиться наладить эффективный документооборот в отделе или компании, желает сократить временные, финансовые издержки и риски по работе с данными. Зарегистрироваться на осеннее обучение 14-15 ноября можно уже сейчас. По итогам обучения слушатели смогут:
  • оптимизировать время работы с массивами информации и сократить бюджет на бумажный документооборот;
  • выбрать и внедрить соответствующую вашим требованиям   систему  управления документами и информацией;
  • избежать большинства типичных ошибок при внедрении на уровне отдела или организации;
  • получить международный сертификат и звание профессионала  в области управления информацией.
Курс  разработан на основе опыта лидеров мировой  ИТ-индустрии: Adobe, Canon, EMC Documentum, FBI Gartner, JPMorgan Chase, OpenText, SAP, The National Archives of UK, Xerox Global Services и т.д.  В России обучение уже получило высокую оценку слушателей из таких компаний как: Альфа-Банк, Газпромнефть НТЦ, Инвестиционно-Промышленная Группа «Евразия», Каспийский трубопроводный консорциум, МДМ Банк, МегаФон, Министерство Финансов России, Мосэнерго, Мэрия Москвы, РосРАО, СК РОСНО, ФНС России, Энергостройинвест-Холдинг и ряда других. Все материалы переведены на русский язык и адаптированы с учётом российской специфики управления документами. Запись в открытую группу  уже открыта на портале DOCFLOW.ru. До середины октября специалисты смогут пройти обучение по специальным условиям.
podrobnee_o_kurse  otzyvy
DOCFLOW –  информационно-аналитический проект на рынке электронного документооборота в России и СНГ, объединяющий регулярные отраслевые выставки и конференции, специализированный портал, обучающие программы и экспертные исследования. AIIM (Association for Information and Image Management) — наиболее масштабная и авторитетная в мире ассоциация профессионалов, занимающихся вопросами электронного документооборота и управления информацией, представляющих предприятия практически всех секторов мировой экономики. Насчитывает в своих рядах более 70000 специалистов более чем из 150 стран. AIIM регулярно проводит аналитические исследования, является беспристрастным источником информации о рынке, а также предоставляет своим членам широкие возможности для обучения и профессионального общения. Контакты для представителей прессы: Наталья Карыхалина | tel: +7 495 783 37 00 (ext. 2657) | fax:  +7 495 783 26 63 e-mail: Natalia_karykhalina@docflow.ru | www.DOCFLOW.ru

Управление промышленно-производственным персоналом, система обучения и производственная практика

entrepriseПредставляем Вашему вниманию семинары, посвященные управлению промышленно-производственным персоналом (рабочими).

Специфика управления производственно-промышленным персоналом (рабочими) 28 октября - 1 ноября 2013 | Санкт-Петербург

Семинар адресован руководителям и специалистам отделов персонала предприятий и организаций промышленно-производственного сектора. Освещаются наиболее актуальные проблемы управления рабочими кадрами и предлагаются варианты их разрешения.

Организация и документирование профессионального развития персонала по рабочим профессиям 25 - 29 ноября 2013 | Санкт-Петербург

Программа доступно освещает наиболее актуальные вопросы обучения и развития рабочего персонала на современном промышленном предприятии. Семинар предоставляет отличную возможность обмена опытом с коллегами, совместный поиск решений с коллегами из различных регионов России. Методические вопросы профессионального обучения рабочих также входят в программу. Большое внимание уделено нормативно-правовому и документационному сопровождению внутрифирменного обучения и повышения квалификации с учетом норм трудового законодательства.

Организация производственной практики студентов на предприятии 3 - 6 декабря 2013 | Санкт-Петербург

Семинар адресован предприятиям, организациям и учреждениям, заинтересованным в проведении производственной практики студентов и целевой подготовке кадров. А также закреплении на производстве перспективных студентов после окончания обучения. На семинаре рассматриваются юридические и методические вопросы организации и проведения практик и стажировок студентов на производстве.

Смотрите подробные программы семинаров и записывайтесь на сайте ЦНТИ «Прогресс» или по телефону 8 (800) 333-88-44 – бесплатно по России.

Порядок и дисциплина в работе с документами = порядок в компании

Без дисциплины нет коллектива, без коллектива нет организации. Д. А. Фурманов
  • Вы уверены, что не делаете ошибок в работе с документами компании?
  • Вам знакомы современные требования к подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов?
  • Хотите получить конкретные рекомендации и на практике разобрать ошибки с помощью экспертов?
Приглашаем специалистов отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), канцелярии, секретариата, работников архивов, административных секретарей и всех сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства и хранение документов на семинары. 183328_066569
Семинар «Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы» 14—18 октября 2013 года 11  — 15 ноября 2013 года, Санкт-Петербург
Семинар «Современные технологии информационно-документационного обеспечения управления. Практика применения» 5 ноября — 8 ноября 2013 года, Санкт-Петербург 
Семинар «Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью» 26 ноября — 29 ноября 2013 года, Санкт-Петербург

Ознакомьтесь с анонсом актуальных семинаров по делопроизводству 

Ознакомьтесь с анонсом актуальных семинаров по архивному хранению документов