Как организовать электронный документооборот технической документации

dokumentooborot-tehnicheskoy-dokumentaciiСоздание электронных архивов технической документации позволяет обеспечить централизованный доступ к ним для территориально распределенных подразделений, облегчает управление информационным массивом, снижает временные  и трудозатраты, экономит место и сводит к минимуму риск порчи или уничтожения документов. В помощь специалистам, уже решающим задачи создания электронных каталогов и архивов, и тем, кто только готовится к переводу документооборота предприятия в электронный вид, с 16 по 19 февраля в ЦНТИ Прогресс пройдет практический семинар “Электронный документооборот предприятия. Автоматизация системы управления технической документацией”. Задача семинара - помочь руководителям подразделений предприятий, руководителям ИТ - служб разобраться в проблемах и специфике электронного технического документооборота. На семинаре:
  • Нормативно-правовое и методическое обеспечение создания и эксплуатации систем электронного документооборота на предприятиях.
  • Организация электронного архива предприятия.
  • Построение системы потоков информации в производственных процессах. Анализ и оптимизация движения технической документации.
  • Электронная подпись. Особенности работы с электронными юридически значимыми документами.
  • Информационная безопасность и защита интеллектуальной собственности в системе электронного документооборота предприятия.
  • Комплексная автоматизация предприятия и решения системной интеграции СЭД в информационное пространство Интернет представительства.
  • Критерии выбора системы электронного производственного документооборота. Достоинства и специфика различного программного обеспечения.
  • Мотивация сотрудников предприятия.
Выдается: Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов (лицензия № 0327 от 25.01.2013). Занятия проводят ведущие специалисты-практики в области организации системы электронного документооборота предприятия. Получите подробную информацию и запишитесь на семинар на сайте ЦНТИ Прогресс.

Курсы для специалистов отделов делопроизводства и архивов

15 – 19 мая, Санкт-Петербург «Современный государственный и муниципальный архив» (код на сайте 27626) Курс повышения квалификации разработан для специалистов государственных и муниципальных архивов, архивных управлений, комитетов и агентств, архивохранилищ музеев и библиотек. Обратите внимание: этот курс проходит всего 1 раз в год. Ключевые вопросы программы:
  • Производственные экскурсии в государственные архивные учреждения Санкт-Петербурга, в т.ч. в крупнейший исторический архив Европы - Российский государственные исторический архив (РГИА).
  • Архив как казенное / бюджетное учреждение.
  • Требования к помещению архива, условиям хранения.
  • Учет архивных документов. Экспертиза ценности. НСА. Формирование архивного фонда.
  • Исполнение запросов.
  • Подготовка выставок, публикации архивных документов.
  • Сайт архивного учреждения.

Подробная программа мероприятия


Отзыв о семинаре: «Семинар превзошел все ожидания. Помимо теоретической информации лекции содержали практические примеры. Также весьма полезно перенять опыт коллег». Ли Н.В., директор, ГБУ «Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области» Все отзывы о курсе (11)
18 – 21 мая, Москва «Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): правила и рекомендации» (код на сайте 26667) Курс повышения квалификации разработан для специалистов отделов ДОУ, канцелярии, секретариата. Комплексная программа обучения: нормативно-правовая база, система электронного документооборота (СЭД), движение документов, номенклатура, электронный архив, программное обеспечение. В рамках курса участники на практикумах отработают навыки оформления конкретных видов организационно-распорядительных документов - приказов, распоряжений, протоколов, служебных писем, докладных записок, актов.

Подробная программа мероприятия


Отзыв о семинаре: «Очень полезный в профессиональном плане семинар, много нужного и полезного для работы. Выступают на семинаре высочайшие специалисты, у них есть чему поучиться». Шведова М.В., секретарь, Мосжелдорпроект - филиал ОАО «Росжелдорпроект» Все отзывы о курсе (8)
НОВЫЙ КУРС 18 – 22 мая, Санкт-Петербург «Ведение секретного делопроизводства» (код на сайте 29751) Курс повышения квалификации проводится ЦНТИ Прогресс совместно с Санкт-Петербургским государственным политехническим университетом (СПбПУ), имеющим соответствующие лицензии ФСБ РФ и Министерства образования и науки РФ и включенным в Перечень образовательных учреждений, проводящих обучение по вопросам защиты государственной тайны. В рамках курса рассматриваются функции и особенности работы подразделений секретного делопроизводства (создания, использования, хранения документов, содержащих гостайну) правовые основы защиты государственной тайны, организация работы по обеспечению режима секретности. Ключевые разделы программы:
  • Правовые и организационные основы системы защиты сведений, составляющих государственную тайну.
  • Составные части секретного делопроизводства и его организации.
  • Классификация и систематизация секретных документов.
  • Требования режима секретности при работе с носителями сведений, составляющих государственную тайну.
  • Организация и проведение проверок. Подготовка носителей для сдачи в архив.
  • Занятия проводятся в аттестованных аудиториях, оснащенных техническими средствами, устройствами и аппаратурой для выполнения практических занятий.
Занятия проводят высококвалифицированные специалисты по вопросам защиты государственной тайны и секретного делопроизводства из числа ведущих экспертов организаций и органов власти.

Подробная программа мероприятия

Обратите внимание: для участия в обучении необходимо отправить заявку со страницы интересующего курса на сайте ЦНТИ Прогресс, по телефону 8 (800) 333-88-44 (бесплатно по России) или по client@cntiprogress.ru не менее чем за 10 дней до начала семинара.    

Работа с информацией ограниченного доступа: вопросы делопроизводства

Компания сталкивается со многими трудностями при организации конфиденциального делопроизводства:
  • на какую нормативно-правовую базу по защите информации необходимо опираться?
  • с какими принципами построения конфиденциального делопроизводства нужно руководствоваться?
  • как грамотно документально оформить режим конфиденциальности и соглашений с сотрудниками в организации?
По многочисленным просьбам ЦНТИ «Прогресс» проводит семинар «Конфиденциальное делопроизводство» 8 – 11 апреля в Санкт Петербурге. Вместе с экспертами ЦНТИ «Прогресс» вы разберетесь в особенностях  обеспечения защиты информации при обработке персональных данных сотрудников (клиентов), защиты коммерческой тайны. Для участников семинара:
  • обучение по программе с выдачей Удостоверения;
  • комплект актуальных информационно-справочных материалов;
  • культурная программа «Знакомство с Санкт–Петербургом»;
  • ежедневные обеды и кофе-брейки.
podrobnosti_or_june

СЭДО, МЭДО и СМЭВ в органах власти: проблемы и решения

twoВнедрение СМЭВ в работу органов власти без преувеличения можно назвать самым крупным интеграционным проектом последних лет. Реализация взаимодействия осуществляется в рамках государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)», утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 20.10.2010 № 1815-р.

Для слаженной работы в рамках СМЭВ органам государственной и муниципальной власти –  участникам системы – необходимо приложить не только организационные усилия, но и решить ряд технических проблем.

10-13 декабря 2013 ЦНТИ «Прогресс» приглашает руководителей и специалистов органов государственной власти и местного самоуправления, ответственных за реализацию государственной целевой программы "Информационное общество" (2011-2020 годы), получить помощь в решении этих вопросов на уникальном семинаре «Специфика организации электронного взаимодействия в органах власти и государственных (муниципальных) учреждениях» в Санкт-Петербурге.

Главные темы программы:

  • Нормативная база, регламентирующая электронное взаимодействие органов власти между собой, взаимодействие граждан и государственных, муниципальных органов. Требования ФЗ № 210  к организации электронного межведомственного взаимодействия.
  • Новые подходы к управлению информацией в государственных учреждениях и органах государственной власти
  • Система электронного документооборота (СЭДО) и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти.
  • Опыт внедрения СЭДО в органах местного самоуправления и органах государственной власти.
  • Организация юридически значимого и безопасного электронного документооборота: методы и решения
  • Формирование отчетности при передаче документов по межведомственному документообороту.
  • Переход на безбумажный документооборот. Перевод документов в электронную форму. Практические рекомендации по формированию и наполнению информационных ресурсов, архивному  хранению электронных документов.
  • Формирование организационной инфраструктуры межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
  • Использование современных информационных каналов для снижения коррупционной составляющей и повышению прозрачности работы органов власти с гражданами.
  • Переход на безбумажный документооборот. Перевод документов в электронную форму. Практические рекомендации по формированию и наполнению информационных ресурсов, архивному  хранению электронных документов.
  • Особенности применения простой и усиленной электронной подписи. Необходимый инструментарий.

начать обучение

Что говорят о семинаре слушатели:

«В рамках глобальной информатизации и перехода на электронное взаимодействие очень актуальный семинар и в части обмена опытом с коллегами из разных регионов, и в части получения новых знаний». И.Ф. Давыдова, специалист Главного управления государственного строительного надзора и государственной экспертизы Омской области.

Заявки на участие в семинаре принимаются онлайн, по бесплатному телефону 8 (800) 333-88-44 или е-мейлу client@cntiprogress.ru

Электронный документооборот

1395945_528361497253274_39841446_nУже сейчас законодательство разрешает обмен электронными счетами-фактурами, актами и другими документами. И рано или поздно обмен электронными счетами станет такой же обыденностью, как системы «Банк-Клиент». Какие могут быть дополнительные выгоды от использования межкорпоративного электронного документооборота (e-invoicing)?

Приятного чтения!

Чем поможет финансисту электронный счет-фактура

Пример расчета выгоды от применения обмена электронными счетами фактурами

Будут ли электронные счета-фактуры обязательными?

Автор статьи попытался собрать последние важнейшие новости, чтобы понять, являются ли они предвестниками перехода на обязательный обмен счетами-фактурами в электронный вид.

Вперед к e-invoicing'у, или ФНС заботится о налогоплательщиках

Федеральная налоговая служба хочет помочь бизнесу сократить расходы на оформление документов. Что же такого предлагает ФНС? А предлагает она ни много ни мало, а новую форму счета-фактуры, объединяющую собственно сам счет-фактуру и передаточный документ. Чтобы понять суть реформы - небольшой ликбез.

Электронная первичка и счета-фактуры: медовый месяц закончился – начался быт!

О принятой правительством дорожной карте безбумажных технологий. О реальных проектах, результатах, проблемах и планах.

Эффективное управление службой документационного обеспечения управления (ДОУ)

  • 7_mКаковы обязанности службы ДОУ по работе с персональными данными?
  • Как организовать управление оперативным хранением документов?
  • Каковы современные методы контроля исполнения документов?
  • Как обеспечить сохранность информации, содержащей коммерческую тайну (КТ)?
  • Как подготовить и оформить отдельные виды документов службы ДОУ?
  • Каковы ключевые показатели эффективности (KPI) работы службы (ДОУ)?

Приглашаем руководителей и специалистов служб ДОУ на семинар: «Эффективная работа службы документационного обеспечения управления» 9 - 13 декабря 2013 года, Санкт-Петербург.

Вас ждет:
  • Возможность задать вопросы и получить грамотные ответы.
  • Разбор и анализ рабочих ситуаций.
  • Обмен опытом с коллегами.
В программе:
  • Цели, задачи и функции службы ДОУ. Основные направления работы руководителя службы ДОУ: планирование, управление, контроль,  мотивация производственной активности работников.
  • Нормативно - методическая база делопроизводства. Обзор изменений законодательства. Положение о службе документационного обеспечения управления. Локальные документы организации.
  • Схемы документооборота. Технологии работы с документами. Контроль исполнения документов и поручений.
  • Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна.
  • Организация хранения документов.
  • Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ.
Отзыв участника семинара: Чернышова М.В., помощник генерального директора ГУП "Экотехпром":
«Квалифицированные лекторы, актуальная информация, возможность задать любые интересующие вопросы и получить грамотные ответы. Лекторы ориентированы на вопросы, интересующие слушателей, и в зависимости от этого меняют свой курс, чтобы оправдать ожидания аудитории. На семинарах происходит обмен опытом между слушателями».
posmotret_otzivi Всем участникам выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации.

Практический курс по современному делопроизводству. Рекомендации ведущих экспертов

25198Уважаемые специалисты! ЦНТИ «Прогресс» приглашает на семинар:

«Современное делопроизводство», Москва

Даты проведения: 2 - 5 декабря 2013 года, февраль 2014 года. Ведущие семинара:
  • Вялова Л.М. - к.и.н., доцент РГГУ, автор учебников "Делопроизводство", "Документационное обеспечение кадровых служб", "Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах";
  • Кузнецов С.Л. - к.и.н., консультант Федерального архивного агентства, автор книг "Делопроизводство на компьютере", "Современные технологии документационного обеспечения управления", публикаций по вопросам автоматизации работы с документами, главный редактор журнала "Делопроизводство".
Причины посетить семинар:
  1. Высокая квалификация лекторов.
  2. Практические занятия.
  3. Анализ рабочих ситуаций с разбором ошибок.
Участники семинара:
  •   Получат рекомендации экспертов по оформлению конкретных видов документов: приказов, распоряжений, служебных писем, докладных и объяснительных записок.
  •   Проанализируют особенности работы с электронными документами.
  •   Разберутся в составе правовых актов и нормативно-методических документов.
  •   Рассмотрят практические  вопросы использования электронной подписи.
Эксперты семинара ответят на острые вопросы, возникающие в процессе работы:
  • Должны ли службы ДОУ (документационного обеспечения управления) негосударственных организаций использовать методические материалы, изданные для федеральных органов исполнительной власти.
  • В чем отличие приказов по основной деятельности от приказов по личному составу: как они оформляются и регистрируются, сколько хранятся.
  • Как написать и оформить Положение о службе ДОУ, должностные инструкции для работников службы ДОУ.
Также в программе:
  • Новшества нормативной базы в области информатизации и управления документацией. Федеральный закон «Об электронной подписи»: теория и практика использования электронной подписи.
  • Особенности работы с электронными документами.
  • Обеспечение юридической значимости электронных документов при их архивном хранении.
  • Подготовка и передача документов в архив организации.
  • Практикум по оформлению конкретных видов ОРД (организационно-распорядительных документов) - приказов, распоряжений, протоколов, служебных писем, докладных записок, актов и др. Анализ ошибок в оформлении реквизитов, в том числе и текста.
uznayte_podrobnee

Организация делопроизводства и документооборота. Современные требования

encart_4_1Семинар в Новосибирске Приглашаем руководителей и специалистов  служб документационного обеспечения (ДОУ), канцелярий, архивов в Новосибирск на семинар по работе с документами.

Организация делопроизводства и документооборота. Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов

Дата проведения: 2  — 4 декабря 2013 года Место проведения: ЦНТИ «Прогресс» г. Новосибирск, Красный проспект, 28 Программа семинара имеет практическую направленность. Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам документооборота, делопроизводства, хранения документов и делового общения в организации. В программе семинара:
  1. Современные требования к оформлению и хранению документов организации.
  2. Организация документооборота и номенклатура дел.
  3. Бланки документов.
  4. Состав и правила оформления распорядительных документов.  Разбор характерных ошибок.
  5. Требования к составлению информационно-справочных документов.  Типичные ошибки и практические рекомендации.
  6. Внутрифирменные организационные документы, особенности составления и оформления.
  7. Система электронного документооборота. Контроль за ходом исполнения документов.
  8. Особенности работы с документами, содержащими персональные данные, коммерческую и служебную тайну.
  9. Сроки хранения документов организации. Обеспечение сохранности документов, Ошибки, ведущие к утрате документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
  10. Взаимоотношения с руководителем и коллегами. Урегулирование разногласий, профилактика конфликтных ситуаций.
  11. Факторы стресса в работе специалиста по делопроизводству и документообороту.
  12. Круглый стол. Практические советы по составлению и работе с документами. Обмен опытом, ответы на вопросы.
uznayte_podrobnee  

А что не входит в обязанности секретаря?

1-(1)День секретаря строится на широком круге обязанностей, которые требуют решения в постоянном режиме нон-стоп. Стандартная должностная инструкция в полной мере не отражает тот функционал, который выполняет современный секретарь организации. Чем же занимается секретарь? Основываясь на опыте секретарей, мы провели анализ и определили часто встречающиеся обязанности:
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
  • Ведение кадровой документации.
  • Работа со СМИ.
  • Выполнение операций по сбору и подготовке необходимой информации для руководителя, оформление служебных записок.
  • Планирование бюджета дирекции и осуществление контроля над затратами.
  • Административная поддержка дирекции (канцелярские принадлежности и расходные материалы, корпоративные сувениры).
  • Организация переговоров и совещаний, бронирование переговорных комнат, встреча гостей, подготовка пропусков.
  • Телефонные переговоры.
  • Протоколирование совещаний.
  • Планирование рабочего дня, административная поддержка руководителя.
  • Организация командировок руководителя.
  • Подготовка приказов и иных документов и  контроль их исполнения.
  • Ведение деловой переписки.
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Иногда - личные поручения руководителя.
Что ещё может входить в служебные обязанности секретаря и как справляться с таким объемом дел – предлагаем обсудить на наших семинарах. Понимая  всю сложность и специфику работы современного секретаря, ЦНТИ «Прогресс» подготовил семинары, целью которых является повышение профессионального уровня и оптимизация работы. 2 Мы готовы поделиться секретами эффективной работы, используя самые современные методы обучения. Мы гарантируем, что вы получите:
  • Достоверные и актуальные знания, применимые на практике;
  • Советы экспертов,
  • Уникальный опыт общения с коллегами из других регионов.
Участники семинаров ЦНТИ «Прогресс» отмечают:
  • Высокое качество образовательных программ: актуальные темы, лекции ведущих специалистов-практиков;
  • Высокий сервис и уровень организации.
Ознакомьтесь с отзывами коллег о наших семинарах для секретарей. Видеоотзыв участника: Прочувствуйте атмосферу трех мегаполисов с семинарами в ЦНТИ «Прогресс» в Санкт-Петербурге, Москве и Новосибирске! Выберите тот семинар, который необходим именно вам для повышения профессионального уровня. Посмотреть семинары >>>>

При использовании материалов с портала Секретарь-инфо.

Самое важное об управлении документами и контентом компании за 2 дня в на AIIM ECM Practitioner!

14-15 ноября в Москве пройдет осенняя сессия обучения технологиям управления корпоративной информацией  AIIM ECM Practitioner. Проект DOCFLOW проводит учебный курс от ведущей международной Ассоциации специалистов по управлению данными AIIM всего дважды в год. Набор на осеннюю сессию по специальным условиям открыт на www.docflow.ru Международный курс по эффективному управлению  информационными ресурсами представляет собой обзор современных и актуальных технологий  извлечения, хранения, обеспечения безопасности и передачи данных.  Его программа подойдет для тех, кто имеет дело с большими потоками деловой информации, стремиться наладить эффективный документооборот в отделе или компании, желает сократить временные, финансовые издержки и риски по работе с данными. Зарегистрироваться на осеннее обучение 14-15 ноября можно уже сейчас. По итогам обучения слушатели смогут:
  • оптимизировать время работы с массивами информации и сократить бюджет на бумажный документооборот;
  • выбрать и внедрить соответствующую вашим требованиям   систему  управления документами и информацией;
  • избежать большинства типичных ошибок при внедрении на уровне отдела или организации;
  • получить международный сертификат и звание профессионала  в области управления информацией.
Курс  разработан на основе опыта лидеров мировой  ИТ-индустрии: Adobe, Canon, EMC Documentum, FBI Gartner, JPMorgan Chase, OpenText, SAP, The National Archives of UK, Xerox Global Services и т.д.  В России обучение уже получило высокую оценку слушателей из таких компаний как: Альфа-Банк, Газпромнефть НТЦ, Инвестиционно-Промышленная Группа «Евразия», Каспийский трубопроводный консорциум, МДМ Банк, МегаФон, Министерство Финансов России, Мосэнерго, Мэрия Москвы, РосРАО, СК РОСНО, ФНС России, Энергостройинвест-Холдинг и ряда других. Все материалы переведены на русский язык и адаптированы с учётом российской специфики управления документами. Запись в открытую группу  уже открыта на портале DOCFLOW.ru. До середины октября специалисты смогут пройти обучение по специальным условиям.
podrobnee_o_kurse  otzyvy

DOCFLOW –  информационно-аналитический проект на рынке электронного документооборота в России и СНГ, объединяющий регулярные отраслевые выставки и конференции, специализированный портал, обучающие программы и экспертные исследования. AIIM (Association for Information and Image Management) — наиболее масштабная и авторитетная в мире ассоциация профессионалов, занимающихся вопросами электронного документооборота и управления информацией, представляющих предприятия практически всех секторов мировой экономики. Насчитывает в своих рядах более 70000 специалистов более чем из 150 стран. AIIM регулярно проводит аналитические исследования, является беспристрастным источником информации о рынке, а также предоставляет своим членам широкие возможности для обучения и профессионального общения. Контакты для представителей прессы: Наталья Карыхалина | tel: +7 495 783 37 00 (ext. 2657) | fax:  +7 495 783 26 63 e-mail: Natalia_karykhalina@docflow.ru | www.DOCFLOW.ru