Метка: секретарь

Семинар для помощников и личных ассистентов руководителя

Представляем семинар для помощников руководителей, персональных ассистентов, секретарей, администраторов, офис-менеджеров: «Обеспечение работы руководителя», который пройдет 31 июля — 4 августа в Санкт-Петербурге.

Программа семинара построена на анализе сложных ситуаций в работе помощников и личных ассистентов руководителя. Активные формы обучения: практикумы, анализ практических ситуаций, кейсов, групповые дискуссии и обмен профессиональным опытом.

Занятия проводят специалисты-практики: помощник руководителя крупной компании, эксперты по эффективному взаимодействию, деловой культуре и делопроизводству, по авторским программам с использованием деловых игр, ситуационных задач, элементов тренинга.

В программе

  1. Внедрение системы профстандартов РФ. Особенности применения профстандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" к должности "секретарь" и "помощник руководителя".
  2. Психологические аспекты обеспечения работы руководителя. Индивидуальные особенности руководителей. Выбор стиля взаимодействия с руководителем. Основные вопросы психологической совместимости. Понимание эмоционального состояния по внешним проявлениям.
  3. Построение успешного делового взаимодействия. Коммуникативная компетентность помощника руководителя. Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях. Статусные посетители, VIP-гости. Преодоление сложных ситуаций в деловом взаимодействии. Разрешение конфликтов. Техники противодействия прессингу, агрессии и манипуляциям. Работа с критикой.
  4. Стресс-менеджмент для помощника руководителя. Профессиональное "выгорание" и как от него защититься. Стрессы, связанные с нехваткой времени.
  5. Планирование и организация работы руководителя.
    • Планирование регламента руководителя. Оперативное и перспективное планирование. Фильтрация посетителей.
    • Расстановка приоритетов. Инструменты управления временем.
    • Обеспечение связи руководства с сотрудниками.
    • Контроль и сопровождение непопулярных решений.
    • Правила эффективного совещания.
    • Подготовка и оформление презентации.
    Практикум: сложные вопросы в обеспечении работы руководителя.
  6. Контакты с общественностью в работе помощника руководителя. Представительские функции ассистента руководителя. Элементы маркетинга, рекламы в работе. Организация пресс-конференций. Навыки публичного выступления.
  7. Методики успешных переговоров. Установление контакта. Приемы быстрого изучения партнера. Умение слушать. Активные методы воздействия на собеседника. Подведение итогов и завершение переговоров.
  8. Работа помощника руководителя с управленческой документацией. Правила оформления документов. Деловая переписка. Документирование управленческих решений руководства, коллегиальных органов. Организация документооборота.
  9. Пактикум: анализ ошибок в оформлении реквизитов документов.
    Для участия в практикуме просим Вас взять с собой на семинар бланки писем и приказов Вашей организации.
  10. Организация работы и переговоров с зарубежными партнерами, учитывая национальный стиль их поведения и культурные особенности.
  11. Деловой этикет.
    • Нормы деловой этики в различных ситуациях: работа с корреспонденцией, прием посетителей, переговоры.
    • Организация буфетного обслуживания деловых встреч и переговоров с учетом особенностей различных бизнес-культур. Выбор вина и напитков. Особенности организации кофейных и чайных пауз.
Узнать больше и записаться

Фоторепортаж с семинара

О планировании рабочего времени секретаря на семинаре в Петербурге

Приглашаем секретарей, референтов, офис-менеджеров, администраторов на семинар «Развитие профессиональных навыков секретаря» 15-19 февраля. Обучение на семинаре позволит грамотно управлять "информационным потоком" в организации, оперативно организовывать совещания, работать с делегациями и гостями, планировать деловые поездки. Также в программе - этикет телефонных разговоров, современные схемы и технологии работы с документацией, этика взаимоотношений работы с руководителем и сотрудниками компании. Практикумы: • деловой дресс-код со стилистом; • оформление деловых писем (желательно привезти свои образцы писем). Узнайте подробнее На заметку - 10 правил ежедневного планирования рабочего времени секретаря: 1. В конце дня составляйте список того, что нужно сделать завтра, беритесь за дела в порядке важности. 2. Не перескакивайте с одного дела на другое, это утомляет нервную систему. 3. Контролируйте количество бумаг на столе. 4. Обучитесь техникам быстрого чтения. 5. Благоприятное время для работы - с 10 до 12 и с 15 до 17 часов 6. Наиболее эффективные дни: вторник, среда, четверг. 7. Выделите определённое время дня для повторяющихся изо дня в день дел. 8. Установите баланс между рабочим временем и временем отдыха. 9. Расставляйте приоритеты. 10. Включите в расписание время для обучения, размышлений, упражнений.1
1Из материалов семинара Секретарь-помощник руководителя

Что самое сложное в работе секретаря?

«Сложно сказать, какие именно задачи вызывают наибольшие трудности у каждого конкретно взятого секретаря. Но если говорить в целом, то это та часть работы, в которой вы зависите от действий других людей, от скорости их реакции, от их профессионализма, и, к сожалению, от настроения и отношения к вам тоже. Особенно, если выполняя свою работу, вы отвлекаете специалистов от их обязанностей. Работа с людьми всегда самое сложное, нужно уметь ко всем найти подход».

Мария Юдакова, эксперт ЦНТИ «Прогресс»

Обращаем Ваше внимание на семинары:

7-11 июля, Санкт-Петербург «Офис-менеджер. Организация обеспечения офиса» NEW

  • Офис-менеджер в структуре управления
  • Документационное обеспечение. Работа с первичной бухгалтерской документацией
  • Обеспечение работы офиса. Организация системы закупок
  • Организация корпоративных мероприятий и прием делегаций
  • Круглый стол «Сложные вопросы в работе офис-менеджера»
Другие даты проведения семинара: Сентябрь

22-25 июля, Санкт-Петербург «Развитие профессиональных навыков секретаря»

  • Обеспечение работы руководителя и процессов управления
  • Организация рабочего времени секретаря и руководителя.
  • Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами
  • Практическое занятие по оформлению деловых писем
Другие даты проведения семинара: Ноябрь Записаться на семинар можно онлайн, по телефону, по электронной почте:

Как провести протокольное мероприятие

Традиции и обычаи каждого государства оказывают влияние на его дипломатический протокол. В Индии, например, существует прекрасный обычай надевать на пребывающего в страну почетного гостя венок из цветов. В Болгарии, Югославии и в ряде других стран ему предлагается хлеб-соль и чарка национального вина. А на острове Бали (Индонезия) гости становятся свидетелями колоритной религиозной церемонии изгнания злых духов.

Семинар «Протокольная служба и организация протокольных мероприятий» подскажет специалистам государственных и коммерческих организаций, как соблюсти все правила и нормы протокола во время официальных встреч и наладить плодотворное сотрудничество с партнерами и гостями.

Дата и место проведения: 16-20 июня, Санкт-Петербург

Основные вопросы:

  • Как организовать деятельность протокольной службы:
    • Кадровое обеспечение службы протокола
    • Организация официальных приемов и визитов в пределах РФ и за рубежом
  • Как провести протокольное мероприятие:
    • VIP-гости
    • Обеспечение безопасности
    • Специфика организации мероприятий с участием высокопоставленных религиозных деятелей
    • Сложности организации мероприятий с участием иностранных гостей из Азии
  • Как вести протокольную переписку

Дополнительно будут рассмотрены вопросы этикета и делового стиля:

  • Гастрономический этикет
  • Имидж делового человека
  • Оформление протокольных мероприятий
  • Выбор подарков и сувениров

Записаться на семинар можно онлайн, по телефону, по электронной почте:

5 правил успешного секретаря

Известный американский специалист в области управленческой деятельности Джон Харрисон сформулировал несколько правил для секретарей. Возможно, они покажутся вам простыми, но бывает, что именно о них мы забываем в рутинной работе:

  • ваше поведение и эффективность работы – пример для всех сотрудников;
  • будьте внимательны – не допускайте ошибок в документации;
  • руководитель должен быть уверен, что вы справитесь с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие;
  • не забывайте про чувство юмора;
  • следите за событиями в личной жизни руководителя: цветы, поздравительные открытки, подарки и т. д.

Приглашаем секретарей, офис-менеджеров, администраторов на семинар  «Секретарь - помощник руководителя» в Санкт-Петербурге.

Дата: 24-28 марта 2014 года.

В программе семинара:

  • Организация работы в приемной. Эффективное взаимодействие с руководителем.
  • Организация протокольных мероприятий в офисе. Телефонные переговоры. Работа с делегациями.
  • Подготовка и обслуживание совещаний. Ведение протокола переговоров.
  • Организация делопроизводства в офисе. Электронный офис. Нормативная базе организация работы с документами.

Лекторы ЦНТИ «Прогресс» - это высококвалифицированные специалисты с личным опытом работы помощниками руководителя и секретарями.

 

Как грамотно учесть командировочные расходы?

Как показывает практика, при оформлении командировочных наиболее частые ошибки касаются учета расходов.
  • Командировка, переходящая в отпуск: как правильно учесть? Продление командировки - как оформить?
  • Как подтвердить расходы на электронный билет РЖД?
  • От чего зависит дата признания расходов? Можно ли признать расходы до окончания командировки?
  • Какие документы необходимы для подтверждения служебной командировки на личной машине?
  • Отсутствия приказа  на командировку: какие последствия для признания затрат?

Совет ведущего эксперта по налоговому учету в ЦНТИ «Прогресс», С. Э. Шегал:

«Обращаем Ваше внимание: расходы, связанные с командировками, в случае если поездка не состоялась, нельзя учитывать в составе расходов в целях налогообложения прибыли (т.е. расходы на получение визы, страховики и иные расходы, необходимые для направления сотрудника в зарубежную служебную командировку)». «А вот сумму, удержанную авиакомпанией при возврате билета, можно относить на расходы (суммы санкций за нарушение договорных обязательств). Срок возврата полученного аванса по несостоявшейся командировке целесообразно предусмотреть и в локальном нормативном акте. И не забудьте надлежащим образом оформить соответствующие документы об отмене командировки».
Обновить знания, комплексно оценить практику расчетов с подотчетными лицами и получить практические советы, «вживую» задать вопросы эксперту, а также обменяться профессиональным опытом с коллегами вы сможете на семинаре для бухгалтеров и специалистов по налоговому учету:

«Расчеты с подотчетными лицами. Учет командировочных расходов» 25 – 27 февраля в Санкт-Петербурге

Ключевые вопросы программы:
  • Учет командировочных расходов.
  • Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей.
  • Представительские расходы.
  • Учет ГСМ.
  • Учет расчетов с подотчетными лицами по расчетным и кредитным картам.
  • Арбитражная практика.
Посмотреть другие семинары из рубрики «Бухгалтерский учет» в ЦНТИ «Прогресс». Скачать План обучения для финансистов и бухгалтеров на 2014 год

Тайм-менеджмент в работе секретаря

Управление временем – нелегкая задача для секретаря. Как использовать время с максимальной пользой и отрегулировать рабочую нагрузку не только для руководителя, но и для себя? Специально для оптимизации вашей работы эксперты ЦНТИ «Прогресс» предлагают алгоритм планирования рабочего дня руководителя. Разделите все задачи на 3 типа:
  • «Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («мероприятие в 12.00»).
  • «Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время мероприятия»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает — не имеющие срока исполнения» – у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
  • «Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к мероприятию – 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Хотите узнать все тонкости в работе секретаря и повысить квалификацию? Приглашаем секретарей, офис-менеджеров, администраторов на семинар «Развитие профессиональных навыков секретаря» в Санкт-Петербург. Дата: 17 – 20 февраля 2014 года. В программе семинара:
  • Организация работы в приемной.
  • Организация протокольных мероприятий в офисе. Телефонные переговоры. Работа с делегациями.
  • Подготовка и обслуживание совещаний. Ведение протокола переговоров.
  • Организация делопроизводства в офисе. Электронный офис. Нормативная базе организация работы с документами.
Лекторы ЦНТИ «Прогресс» - это высококвалифицированные специалисты с личным опытом работы помощниками руководителя и секретарями. Ознакомиться с подробной программой и записаться на семинар можно на нашем сайте или по телефону 8 (800) 333-8844. Также мы предлагаем вам обратить внимание на семинар «Секретарь - помощник руководителя», 24 – 28 марта (Санкт-Петербург).

Эффективное управление службой документационного обеспечения управления (ДОУ)

  • 7_mКаковы обязанности службы ДОУ по работе с персональными данными?
  • Как организовать управление оперативным хранением документов?
  • Каковы современные методы контроля исполнения документов?
  • Как обеспечить сохранность информации, содержащей коммерческую тайну (КТ)?
  • Как подготовить и оформить отдельные виды документов службы ДОУ?
  • Каковы ключевые показатели эффективности (KPI) работы службы (ДОУ)?

Приглашаем руководителей и специалистов служб ДОУ на семинар: «Эффективная работа службы документационного обеспечения управления» 9 - 13 декабря 2013 года, Санкт-Петербург.

Вас ждет:
  • Возможность задать вопросы и получить грамотные ответы.
  • Разбор и анализ рабочих ситуаций.
  • Обмен опытом с коллегами.
В программе:
  • Цели, задачи и функции службы ДОУ. Основные направления работы руководителя службы ДОУ: планирование, управление, контроль,  мотивация производственной активности работников.
  • Нормативно - методическая база делопроизводства. Обзор изменений законодательства. Положение о службе документационного обеспечения управления. Локальные документы организации.
  • Схемы документооборота. Технологии работы с документами. Контроль исполнения документов и поручений.
  • Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна.
  • Организация хранения документов.
  • Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ.
Отзыв участника семинара: Чернышова М.В., помощник генерального директора ГУП "Экотехпром":
«Квалифицированные лекторы, актуальная информация, возможность задать любые интересующие вопросы и получить грамотные ответы. Лекторы ориентированы на вопросы, интересующие слушателей, и в зависимости от этого меняют свой курс, чтобы оправдать ожидания аудитории. На семинарах происходит обмен опытом между слушателями».
posmotret_otzivi Всем участникам выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации.

Электронный документооборот. Внедряем с минимальными затратами, получаем максимальный результат

20979Переход на электронный документооборот – закономерный процесс, который подтверждает статус современной компании. Но без комплексного анализа текущих процессов и маршрутов движения документов в компании внедрение электронного документооборота не принесет 100% результат.
  • Как выбрать СЭД, которая будет отвечать потребностям именно вашей компании?
  • Как внедрить СЭД с минимальными издержками, получив при этом максимальный результат?
  • Как обеспечить безболезненный переход на электронный документооборот?

Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления 3—6 декабря 2013 года, Санкт-Петербург

Вас ждет:
  • Комплексный анализ сильных и слабых сторон различных систем автоматизации.
  • От государственного регулирования электронного делопроизводства, распределения ответственности и полномочий в работе с документами до рекомендаций по составлению инструкции по ДП на предприятии.
  • Конкретные советы по внедрению электронного документооборота, детальный анализ сильных и слабых сторон современных систем автоматизации работы с документами.
  • Практические приемы внедрения и сопровождения систем электронного документооборота на предприятии.
  • Советы экспертов.
С подробной информацией о семинаре Вы можете ознакомиться на официальной странице мероприятия на сайте ЦНТИ «Прогресс».

Помощник руководителя: взаимодействие с руководителем, сотрудниками, посетителями

В чем разница между секретарем и современным помощником руководителя?
Секретарь Помощник руководителя
Исполнительность Инициативность
Отвечает за качество своей работы Отвечает за качество своей работы и работы руководителя
Нормированный рабочий день Рабочий день 24×7
Имеет четко очерченный круг обязанностей Круг обязанностей не определен: от приготовления кофе до участия в подборе и оценке топ-менеджмента
Невысокая лояльность компании, отсутствие лояльности лично руководителю Высокая лояльность компании, высочайшая лояльность лично руководителю
Зарплата — около $500 в месяц $1000 — 10 000 в месяц

Источник: «Ко»

20983Одними из основных отличий личного ассистента от секретаря являются: многофункциональность, работа в постоянном режиме многозадачности и безграничный круг обязанностей, среди которых:
  • Планирование работы руководителя.
  • Документационное обеспечение.
  • Деловая переписка.
  • Подготовка к совещанию, проведение переговоров.
  • Общение с людьми, телефонные переговоры.
  • Оформление командировок.
  • Выполнение личных поручений руководителя.
Чаще всего, задачи необходимо выполнять одновременно, находясь на связи 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. 

Именно способность качественно и своевременно выполнять поставленные задачи и сверх-задачи подтверждает статус помощника как профессионала высокого класса.

ЦНТИ «Прогресс» приглашает на популярный семинар: «Обеспечение работы руководителя»,

который состоится 2 – 6 декабря 2013 года и 27—31 января 2014 года в Учебном комплексе ЦНТИ «Прогресс» на Васильевском острове.

 Причины посетить семинар:
  • В программе принимают участие эксперты, постоянно работающие с руководителями, понимающие, что руководитель ждет от своего помощника. Все они  - практики.
  • В центре внимания - взаимодействие «помощник – руководитель», «помощник – посетители».
  • Мы постоянно дополняем и обновляем программу, основываясь на обратной связи от участников.
  • Практикумы, деловые игры, ситуационные задачи, тренинги.
Ключевые вопросы программы:
  • Как понять руководителя? Стили руководства. Выбор стиля взаимодействия с руководителем.
  • Результативный диалог с сотрудниками на разных уровнях. Корректное взаимодействие с первыми лицами компании, VIP-гостями.
  • Планирование и организация работы руководителя. Фильтрация посетителей, звонков.
  • Контроль исполнения поручений руководителя. Сопровождение непопулярных решений. Преодоление сложных ситуаций в деловом взаимодействии.
  • Протоколирование совещаний, работа с документами
  • Стресс-менеджмент для помощника руководителя. Простые способы снятия напряжения.
Подробная программа мероприятия >>> Отзывы участников:
  • «В качестве лекторов были приглашены люди, работающие в нашей профессии, которые поделились своим опытом» - Шеховцова И.И., референт ОАО "Газпром Нефтехим Салават".
  • «Очень рада, что попала на семинар. Жалею о том, что раньше не обращалась к такой форме подачи информации. Группа подобралась очень активная. Общение было очень полезным и интересным» - Шкерина Л.П., ведущий специалист, ФГУП "Приборостроительный завод".
  • «Семинар дал возможность оценить качество моей работы и мое место в работе предприятия» -  Столярова С.И., секретарь ОАО "Ленгазспецстрой".
  • «Семинар прошел в дружеской обстановке, раскрыто очень много профессиональных вопросов: важные качества помощника руководителя, аспекты обеспечения работы, способы снятия напряжения, соблюдение делового этикета, анализ ошибок в оформлении документов» - Руднева А.А., секретарь руководителя, ГОБУ СПО "Мирнинский индустриальный техникум".
  • «Разобрали множество рабочих и личных сложных ситуаций» - Харина О.А., менеджер, Представительство ОАО "Соликамскбумпром" в г. Перми.
Появились вопросы? Задайте их по телефону 8 (800) 333-88-44 или напишите нам client@cntiprogress.ru