Рановато? Возможно. Но сколько компаний в вашем городе уже озаботились выбором помещения?
С середины октября журналы, информационные порталы и социальные сети начинают публиковать множество материалов, посвященных встрече нового года. Из них можно узнать, где и как модно встречать новый год, что необходимо одеть, как следует наряжать елку.
Если вам поручено организовать празднование корпоративного нового года, то вы должны помнить следующее: мало просто найти площадку, выбрать меню и утвердить развлекательную программу. Очень важно порадовать всех участников праздника.
Не только руководитель должен быть доволен мероприятием, сотрудники должны вспоминать корпоратив до следующего ноября, причем добрыми словами.
Перед организацией праздника стоит определиться, какие цели вы хотите достичь.
Примеры целей мероприятия:
- Подвести итоги года, продемонстрировать темпы роста, сообщить о достижениях, наградить специалистов почетными грамотами, медалями.
- Порадовать сотрудников, проявить заботу и сплотить коллектив.
- Укрепить связи между сотрудниками и руководством, расширить деловые и дружеские связи.
- Укрепить связи между организацией и партнерами, клиентами, филиалами.
На самом деле целей может быть и больше. По сути, хорошее мероприятие преследует все эти цели одновременно.
Итак, вы выяснили цель. Что делать дальше?
Для организации мероприятия необходимо пройти несколько этапов:
- Составить список гостей.
- Написать общий план работ (понедельный и помесячный). Определиться с deadline (крайними сроками).
- Выбрать, кто будет заниматься подготовкой: агентство или сотрудники компании.
- Выбрать место проведения и забронировать помещение. Определиться с рассадкой гостей. Выбор места напрямую зависит от цели и состава гостей.
- Составить смету мероприятия.
- Подготовить место проведения праздника. (Оценить имеющееся оборудование, наличие сцены, размер танцпола).
- Выбрать формат новогоднего праздника и разработать сценарий мероприятия.
Пример расчета необходимой площади помещения для корпоративного праздника
В концепции праздника предполагаются торжественный ужин, шоу-программа и танцы. Участники – около 100 человек. Во время ужина и шоу-программы все участники будут сидеть за столиками. Для зоны питания необходимо 1,5 кв. м. на человека, то есть 150 кв. м. для банкетной рассадки. Для танцев также будет необходимо около 1,5 кв. м. на человека, то есть около 150 кв. м. свободной площади. Таким образом, общая площадь необходимого помещения составит 300 кв. м. (150+150). Поскольку это не конкурс танцев, зная аудиторию, мы можем предположить, что вряд ли все гости станут танцевать одновременно – вероятно, танцы привлекут не более 80% приглашенных. Мы делаем предположение, что не менее 30 кв. м. можно занять для сцены и другого оборудования.
Каждый из этапов подготовки корпоративного праздника имеет много тонкостей и нюансов.
Немного облегчить себе жизнь и получить конкретные рекомендации по подготовке корпоративного нового года можно с помощью участия в семинаре "Офис-менеджер", который состоится 21-25 октября в Санкт-Петербурге.
Как раз останется два месяца на приготовление!
По материалам Юдаковой Марии, лектора ЦНТИ Прогресс "Великолепные мероприятия", автор Шумович Александр
