Метка: офис-менеджер

5 правил успешного секретаря

Известный американский специалист в области управленческой деятельности Джон Харрисон сформулировал несколько правил для секретарей. Возможно, они покажутся вам простыми, но бывает, что именно о них мы забываем в рутинной работе:

  • ваше поведение и эффективность работы – пример для всех сотрудников;
  • будьте внимательны – не допускайте ошибок в документации;
  • руководитель должен быть уверен, что вы справитесь с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие;
  • не забывайте про чувство юмора;
  • следите за событиями в личной жизни руководителя: цветы, поздравительные открытки, подарки и т. д.

Приглашаем секретарей, офис-менеджеров, администраторов на семинар  «Секретарь - помощник руководителя» в Санкт-Петербурге.

Дата: 24-28 марта 2014 года.

В программе семинара:

  • Организация работы в приемной. Эффективное взаимодействие с руководителем.
  • Организация протокольных мероприятий в офисе. Телефонные переговоры. Работа с делегациями.
  • Подготовка и обслуживание совещаний. Ведение протокола переговоров.
  • Организация делопроизводства в офисе. Электронный офис. Нормативная базе организация работы с документами.

Лекторы ЦНТИ «Прогресс» - это высококвалифицированные специалисты с личным опытом работы помощниками руководителя и секретарями.

 

Эффективное управление службой документационного обеспечения управления (ДОУ)

  • 7_mКаковы обязанности службы ДОУ по работе с персональными данными?
  • Как организовать управление оперативным хранением документов?
  • Каковы современные методы контроля исполнения документов?
  • Как обеспечить сохранность информации, содержащей коммерческую тайну (КТ)?
  • Как подготовить и оформить отдельные виды документов службы ДОУ?
  • Каковы ключевые показатели эффективности (KPI) работы службы (ДОУ)?

Приглашаем руководителей и специалистов служб ДОУ на семинар: «Эффективная работа службы документационного обеспечения управления» 9 - 13 декабря 2013 года, Санкт-Петербург.

Вас ждет:
  • Возможность задать вопросы и получить грамотные ответы.
  • Разбор и анализ рабочих ситуаций.
  • Обмен опытом с коллегами.
В программе:
  • Цели, задачи и функции службы ДОУ. Основные направления работы руководителя службы ДОУ: планирование, управление, контроль,  мотивация производственной активности работников.
  • Нормативно - методическая база делопроизводства. Обзор изменений законодательства. Положение о службе документационного обеспечения управления. Локальные документы организации.
  • Схемы документооборота. Технологии работы с документами. Контроль исполнения документов и поручений.
  • Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна.
  • Организация хранения документов.
  • Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ.
Отзыв участника семинара: Чернышова М.В., помощник генерального директора ГУП "Экотехпром":
«Квалифицированные лекторы, актуальная информация, возможность задать любые интересующие вопросы и получить грамотные ответы. Лекторы ориентированы на вопросы, интересующие слушателей, и в зависимости от этого меняют свой курс, чтобы оправдать ожидания аудитории. На семинарах происходит обмен опытом между слушателями».
posmotret_otzivi Всем участникам выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации.

Помощник руководителя: взаимодействие с руководителем, сотрудниками, посетителями

В чем разница между секретарем и современным помощником руководителя?
Секретарь Помощник руководителя
Исполнительность Инициативность
Отвечает за качество своей работы Отвечает за качество своей работы и работы руководителя
Нормированный рабочий день Рабочий день 24×7
Имеет четко очерченный круг обязанностей Круг обязанностей не определен: от приготовления кофе до участия в подборе и оценке топ-менеджмента
Невысокая лояльность компании, отсутствие лояльности лично руководителю Высокая лояльность компании, высочайшая лояльность лично руководителю
Зарплата — около $500 в месяц $1000 — 10 000 в месяц

Источник: «Ко»

20983Одними из основных отличий личного ассистента от секретаря являются: многофункциональность, работа в постоянном режиме многозадачности и безграничный круг обязанностей, среди которых:
  • Планирование работы руководителя.
  • Документационное обеспечение.
  • Деловая переписка.
  • Подготовка к совещанию, проведение переговоров.
  • Общение с людьми, телефонные переговоры.
  • Оформление командировок.
  • Выполнение личных поручений руководителя.
Чаще всего, задачи необходимо выполнять одновременно, находясь на связи 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. 

Именно способность качественно и своевременно выполнять поставленные задачи и сверх-задачи подтверждает статус помощника как профессионала высокого класса.

ЦНТИ «Прогресс» приглашает на популярный семинар: «Обеспечение работы руководителя»,

который состоится 2 – 6 декабря 2013 года и 27—31 января 2014 года в Учебном комплексе ЦНТИ «Прогресс» на Васильевском острове.

 Причины посетить семинар:
  • В программе принимают участие эксперты, постоянно работающие с руководителями, понимающие, что руководитель ждет от своего помощника. Все они  - практики.
  • В центре внимания - взаимодействие «помощник – руководитель», «помощник – посетители».
  • Мы постоянно дополняем и обновляем программу, основываясь на обратной связи от участников.
  • Практикумы, деловые игры, ситуационные задачи, тренинги.
Ключевые вопросы программы:
  • Как понять руководителя? Стили руководства. Выбор стиля взаимодействия с руководителем.
  • Результативный диалог с сотрудниками на разных уровнях. Корректное взаимодействие с первыми лицами компании, VIP-гостями.
  • Планирование и организация работы руководителя. Фильтрация посетителей, звонков.
  • Контроль исполнения поручений руководителя. Сопровождение непопулярных решений. Преодоление сложных ситуаций в деловом взаимодействии.
  • Протоколирование совещаний, работа с документами
  • Стресс-менеджмент для помощника руководителя. Простые способы снятия напряжения.
Подробная программа мероприятия >>> Отзывы участников:
  • «В качестве лекторов были приглашены люди, работающие в нашей профессии, которые поделились своим опытом» - Шеховцова И.И., референт ОАО "Газпром Нефтехим Салават".
  • «Очень рада, что попала на семинар. Жалею о том, что раньше не обращалась к такой форме подачи информации. Группа подобралась очень активная. Общение было очень полезным и интересным» - Шкерина Л.П., ведущий специалист, ФГУП "Приборостроительный завод".
  • «Семинар дал возможность оценить качество моей работы и мое место в работе предприятия» -  Столярова С.И., секретарь ОАО "Ленгазспецстрой".
  • «Семинар прошел в дружеской обстановке, раскрыто очень много профессиональных вопросов: важные качества помощника руководителя, аспекты обеспечения работы, способы снятия напряжения, соблюдение делового этикета, анализ ошибок в оформлении документов» - Руднева А.А., секретарь руководителя, ГОБУ СПО "Мирнинский индустриальный техникум".
  • «Разобрали множество рабочих и личных сложных ситуаций» - Харина О.А., менеджер, Представительство ОАО "Соликамскбумпром" в г. Перми.
Появились вопросы? Задайте их по телефону 8 (800) 333-88-44 или напишите нам client@cntiprogress.ru

Современное делопроизводство. Расширенный практический курс

woman-too-much-paperworkУважаемые специалисты отдела документационного обеспечения управления (ДОУ) и канцелярии! ЦНТИ «Прогресс» приглашает вас на популярный семинар «Современное делопроизводство. Практический курс». (5  — 8 ноября 2013, Санкт-Петербург) 4 преимущества семинара:
  1. Упор на практическое применение действующих требований к оформлению организационно-распорядительных документов, включая особенности составления текстов и разбор часто встречающихся ошибок.
  2. В программу семинара добавлены практикумы в системе электронного документооборота.
  3. Участники семинара получат индивидуальные рекомендации экспертов семинара.
  4. Для участников семинара предусмотрен практикум по эффективному деловому взаимодействию.
В программе семинара:
  • Практикум по оформлению организационно-распорядительных документов.
  • Составление текста приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
  • Практикум "Разбор характерных ошибок при подготовке форм документов".
  • Деловая переписка: требования, стандарты ИСО.
  • Электронный документооборот. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства. Практикумы "Основные возможности систем электронного документооборота», «Автоматизация работы с обращениями граждан".
  • Контроль исполнения документов и поручений. 
  • Практикум  "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".
uznayte_podrobnee Для эффективного участия в практикумах желательно иметь с собой собственные формы управленческих документов. Узнайте подробности:

А вы уже забронировали помещение для новогоднего корпоратива?

New-ImageРановато? Возможно. Но сколько компаний в вашем городе уже озаботились выбором помещения?

С середины октября журналы, информационные порталы и социальные сети начинают публиковать множество материалов, посвященных встрече нового года. Из них можно узнать, где и как модно встречать новый год, что необходимо одеть, как следует наряжать елку.

Если вам поручено организовать празднование корпоративного нового года, то вы должны помнить следующее: мало просто найти площадку, выбрать меню и утвердить развлекательную программу. Очень важно порадовать всех участников праздника.

Не только руководитель должен быть доволен мероприятием, сотрудники должны вспоминать корпоратив до следующего ноября, причем добрыми словами.

Перед организацией праздника стоит определиться, какие цели вы хотите достичь.

Примеры целей мероприятия:

  1. Подвести итоги года, продемонстрировать темпы роста, сообщить о достижениях, наградить специалистов почетными грамотами, медалями.
  2. Порадовать сотрудников, проявить заботу и сплотить коллектив.
  3. Укрепить связи между сотрудниками и руководством, расширить деловые и дружеские связи.
  4. Укрепить связи между организацией и партнерами, клиентами, филиалами.

На самом деле целей может быть и больше. По сути, хорошее мероприятие преследует все эти цели одновременно.

Итак, вы выяснили цель. Что делать дальше?

Для организации мероприятия необходимо пройти несколько этапов:

  1. Составить список гостей.
  2. Написать общий план работ (понедельный и помесячный). Определиться с deadline (крайними сроками).
  3. Выбрать, кто будет заниматься подготовкой: агентство или сотрудники компании.
  4. Выбрать место проведения и забронировать помещение. Определиться с рассадкой гостей. Выбор места напрямую зависит от цели и состава гостей.
  5. Составить смету мероприятия.
  6. Подготовить место проведения праздника. (Оценить имеющееся оборудование, наличие сцены, размер танцпола).
  7. Выбрать формат новогоднего праздника и разработать сценарий мероприятия.

Пример расчета необходимой площади помещения для корпоративного праздника

В концепции праздника предполагаются торжественный ужин, шоу-программа и танцы. Участники – около 100 человек. Во время ужина и шоу-программы все участники будут сидеть за столиками. Для зоны питания необходимо 1,5 кв. м. на человека, то есть 150 кв. м. для банкетной рассадки. Для танцев также будет необходимо около 1,5 кв. м. на человека, то есть около 150 кв. м. свободной площади. Таким образом, общая площадь необходимого помещения составит 300 кв. м. (150+150). Поскольку это не конкурс танцев, зная аудиторию, мы можем предположить, что вряд ли все гости станут танцевать одновременно – вероятно, танцы привлекут не более 80% приглашенных. Мы делаем предположение, что не менее 30 кв. м. можно занять для сцены и другого оборудования.

Каждый из этапов подготовки корпоративного праздника имеет много тонкостей и нюансов.

Немного облегчить себе жизнь и получить конкретные рекомендации по подготовке корпоративного нового года можно с помощью участия в семинаре "Офис-менеджер", который состоится 21-25 октября в Санкт-Петербурге.

Как раз останется два месяца на приготовление!

uznayte_podrobnee

По материалам Юдаковой Марии, лектора ЦНТИ Прогресс "Великолепные мероприятия", автор Шумович Александр

Зачем секретарю учиться?

OLYMPUS DIGITAL CAMERAНезаменимость секретаря в компании очевидна. Именно секретари и помощники руководителя:
  • организуют жизнедеятельность офиса,
  • обеспечивают работу руководителя,
  • выполняют огромный круг обязанностей в постоянном режиме многозадачности.
Возросшее внимание к профессии и высокие профессиональные требования привели к жесткому отбору специалистов на позицию секретаря и помощника руководителя. Поэтому приобретение необходимых в этой профессии знаний и практических навыков – обязательное условие профессионального выполнения должностных обязанностей секретаря. Какими знаниями должен обладать современный секретарь? Секретарь должен быть коммуникабельным, ведь он является первым человеком в компании, с которым общается посетитель.  Поэтому для секретаря важно владеть знаниями делового этикета, корпоративной культуры и делового стиля. Общение предполагает также знание психологии и различных приемов бесконфликтного общения. pomoshnik-rukovoditelya 22317_1
Профессиональный секретарь - это специалист, который хорошо разбирается в документах компании, знает делопроизводство и современную нормативно-правовую базу. Это - часть работы секретаря, которая должна выполняться четко и компетентно. Компетентный секретарь должен владеть основами менеджмента, ведь именно секретарь контролирует выполнение поручений руководителя. Специфика работы секретаря и помощника руководителя - это стрессовые ситуации и большое количество задач, которые требуют сиюминутного решения. Именно владение инструментами тайм-менеджмента и стресс-менеджмента поможет современному секретарю в планировании своего рабочего дня и рабочего дня руководителя. Оптимизировать свою работу и работу руководителя, повысить квалификацию, освоить новые инструменты в работе секретаря - цель семинаров ЦНТИ «Прогресс» для секретарей и помощников руководителя, которые специально были разработаны нашими экспертами.

posmotrite-green

Работа офис-менеджера. Соответствуем современным профессиональным требованиям

hoselrigastyle-42Современный офис-менеджер – специалист, в ведении которого находится вся жизнедеятельность офиса. Как правильно организовать командировку руководителя? Как  выбрать поставщика канцтоваров? Каким образом можно экономно использовать ресурсы компании? Как обустроить офис? Как общаться с проверяющими из Роспотребнадзора? Для того, чтобы компетентно выполнять свои обязанности в режиме многозадачности офис-менеджеру необходимо постоянно совершенствовать свои профессиональные качества. 

ЦНТИ «Прогресс» приглашает офис-менеджеров на новый курс:

Офис-менеджер. Организация обеспечения офиса

21  — 25 октября, Санкт-Петербург

Занятия ведет практик, организатор Международного конгресса секретарей, автор учебного пособия «Офис-менеджер» и множества журнальных статей. Программа разработана специально для профессиональной подготовки офис-менеджеров. Участники получат экспертные советы и конкретные практические рекомендации, которые усовершенствуют работу офис-менеджера и всей компании. В рамках курса предусмотрен круглый стол по обсуждению самых острых вопросов в работе и обмену опытом с коллегами. В программе:
  • Управленческие и административные обязанности ОМ. Типовые и нетиповые обязанности.
  • Планирование собственной работы и функционирования всего офиса
  • Взаимодействие с сотрудниками. Контроль и мотивация. Конфликты и способы их предотвращения.
  • Организация переговоров, пресс-конференций и выставок. Прием делегаций и организация командировок.
  • Документационное обеспечение. Организация документооборота офиса.
  • Снабжение офиса: компетентный выбор поставщика. Оптимизация затрат. Организация системы хранения и выдачи ТМЦ.
  • Организация офисного пространства. Эргономичная планировка офиса.
  • Организация корпоративных праздников.
  • Эксплуатация офиса и взаимодействие с проверяющими органами.
Занятия проводятся в комфортабельном учебном центре на Васильевском острове в исторической части Санкт-Петербурга. Участников семинара ждет увлекательная культурная программа «Знакомство с Санкт-Петербургом» Подробная информация и условия участия доступны на официальной странице мероприятия

Какие вопросы возникают при взаимодействии с иностранными партнерами? Ответят эксперты

pomoshnik_rukovoditelyaСеминар: «Помощник руководителя. Взаимодействие с клиентами и иностранными партнерами»  
3 – 7 июля 2013 года, Санкт-Петербург ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! У Вас есть возможность получить экспертную оценку своих рабочих ситуаций. Вопросы, связанные с общением с иностранными партнерами и клиентами, направляйте на эл. адрес orp@cntiprogress.ru с пометкой «код семинара 20926» до 24 июня 2013 г. На семинаре Вы получите конкретные рекомендации по решению своих профессиональных задач.  Записаться на семинар!

Секретарь-помощник руководителя. Новые грани профессионализма

Секретарь - помощник руководителяВ современном конкурентом пространстве крайне важно, чтобы рядом с руководителем находился опытный и профессиональный помощник, который готов взять на себя ответственность за решение вверенных ему задач и одновременно приспособиться к чертам характера своего руководителя. Добиться высокого профессионализма в своей работе, а так же выстроить эффективное взаимодействие с сотрудниками на разных уровнях, приобрести навыки предотвращения конфликтов вам поможет семинар ЦНТИ «Прогресс»:
 «Секретарь-помощник руководителя»

17 июня — 21 июня 2013 года, Санкт-Петербург

В программе для вас >>
  • планирование совместной работы руководитель - секретарь,
  • организация рабочего дня руководителя,
  • коммуникации в организации,
  • культура деловой речи и переписки,
  • разработка текстов,
  • подготовка докладов и устных выступлений руководителя,
  • ПРАКТИКУМ  "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".
Подробная программа семинара, а также отзывы и видеоотзывы доступны на нашем сайте. По традиции для участников семинара организована экскурсия по Санкт-Петербургу. Не упустите возможность увидеть Петербург в период Белых ночей!
Хотите принять участие?
Позвоните нам по тел. 8 (800) 333-88-44 или напишите нам client@cntiprogress.ru, а регистрация на сайте займет всего несколько минут. Записаться на семинар!

(812) 331-88-88, (800) 333-88-44 (бесплатно по России), client@cntiprogress.ru

Эффективный помощник руководителя. Семинар в Новосибирске

Повышение квалификации помощников руководителейПриглашаем на семинар «Эффективный помощник руководителя» 5-7 июня 2013

помощников руководителей, офис-менеджеров, руководителей и сотрудников общих отделов, административных подразделений, секретариатов, канцелярий. Место проведения: ЦНТИ «Прогресс» г. Новосибирск, Красный проспект, 28 Подробнее >>>

 В результате вы:

  • повысите эффективность взаимодействия с руководителем;
  • овладеете механизмами разрешения конфликтов;
  • повысите компетентность в работе с людьми, в том числе со сложными посетителями;
  • приобретете знания о новых требованиях в делопроизводстве согласно ГОСТ и ИСО.

Программа семинара включает:

Блок 1
Психологические аспекты в работе помощника руководителя:
  • Тренировка навыков уверенного поведения в различных ситуациях;
  • Управление конфликтами;
  • Защита от стрессов;
  • Техники снижения эмоционального напряжения в разговоре.
Блок 2
Работа с документами:
  • Состав управленческих документов организации;
  • Порядок приема и обработки входящих, исходящих и внутренних документов организации;
  • Обработка и хранение документов;
  • Формирование дел.
Семинар включает круглый стол, на котором вы можете обменяться опытом с коллегами, разобрать рабочие ситуации из практики, проанализировать ошибки вместе с экспертами семинара. Внимание! На семинаре предусмотрены индивидуальные консультации по документам участников. Занятия проводят ведущие специалисты-практики региона по вопросам делового общения и документооборота. Подробная программа семинара доступна на нашем сайте Хотите принять участие? Позвоните нам по тел. 8 (800) 333-88-44 ил напишите нам client@cntiprogress.ru. Записаться на семинар!