Метка: секретарь

Зачем секретарю учиться?

OLYMPUS DIGITAL CAMERAНезаменимость секретаря в компании очевидна. Именно секретари и помощники руководителя:
  • организуют жизнедеятельность офиса,
  • обеспечивают работу руководителя,
  • выполняют огромный круг обязанностей в постоянном режиме многозадачности.
Возросшее внимание к профессии и высокие профессиональные требования привели к жесткому отбору специалистов на позицию секретаря и помощника руководителя. Поэтому приобретение необходимых в этой профессии знаний и практических навыков – обязательное условие профессионального выполнения должностных обязанностей секретаря. Какими знаниями должен обладать современный секретарь? Секретарь должен быть коммуникабельным, ведь он является первым человеком в компании, с которым общается посетитель.  Поэтому для секретаря важно владеть знаниями делового этикета, корпоративной культуры и делового стиля. Общение предполагает также знание психологии и различных приемов бесконфликтного общения. pomoshnik-rukovoditelya 22317_1
Профессиональный секретарь - это специалист, который хорошо разбирается в документах компании, знает делопроизводство и современную нормативно-правовую базу. Это - часть работы секретаря, которая должна выполняться четко и компетентно. Компетентный секретарь должен владеть основами менеджмента, ведь именно секретарь контролирует выполнение поручений руководителя. Специфика работы секретаря и помощника руководителя - это стрессовые ситуации и большое количество задач, которые требуют сиюминутного решения. Именно владение инструментами тайм-менеджмента и стресс-менеджмента поможет современному секретарю в планировании своего рабочего дня и рабочего дня руководителя. Оптимизировать свою работу и работу руководителя, повысить квалификацию, освоить новые инструменты в работе секретаря - цель семинаров ЦНТИ «Прогресс» для секретарей и помощников руководителя, которые специально были разработаны нашими экспертами.

posmotrite-green

Работа офис-менеджера. Соответствуем современным профессиональным требованиям

hoselrigastyle-42Современный офис-менеджер – специалист, в ведении которого находится вся жизнедеятельность офиса. Как правильно организовать командировку руководителя? Как  выбрать поставщика канцтоваров? Каким образом можно экономно использовать ресурсы компании? Как обустроить офис? Как общаться с проверяющими из Роспотребнадзора? Для того, чтобы компетентно выполнять свои обязанности в режиме многозадачности офис-менеджеру необходимо постоянно совершенствовать свои профессиональные качества. 

ЦНТИ «Прогресс» приглашает офис-менеджеров на новый курс:

Офис-менеджер. Организация обеспечения офиса

21  — 25 октября, Санкт-Петербург

Занятия ведет практик, организатор Международного конгресса секретарей, автор учебного пособия «Офис-менеджер» и множества журнальных статей. Программа разработана специально для профессиональной подготовки офис-менеджеров. Участники получат экспертные советы и конкретные практические рекомендации, которые усовершенствуют работу офис-менеджера и всей компании. В рамках курса предусмотрен круглый стол по обсуждению самых острых вопросов в работе и обмену опытом с коллегами. В программе:
  • Управленческие и административные обязанности ОМ. Типовые и нетиповые обязанности.
  • Планирование собственной работы и функционирования всего офиса
  • Взаимодействие с сотрудниками. Контроль и мотивация. Конфликты и способы их предотвращения.
  • Организация переговоров, пресс-конференций и выставок. Прием делегаций и организация командировок.
  • Документационное обеспечение. Организация документооборота офиса.
  • Снабжение офиса: компетентный выбор поставщика. Оптимизация затрат. Организация системы хранения и выдачи ТМЦ.
  • Организация офисного пространства. Эргономичная планировка офиса.
  • Организация корпоративных праздников.
  • Эксплуатация офиса и взаимодействие с проверяющими органами.
Занятия проводятся в комфортабельном учебном центре на Васильевском острове в исторической части Санкт-Петербурга. Участников семинара ждет увлекательная культурная программа «Знакомство с Санкт-Петербургом» Подробная информация и условия участия доступны на официальной странице мероприятия

Документооборот в компании эффективен, если:

  1. 16aec7c231bdДокументооборот в компании регламентирован и осуществляется в конкретные сроки; 
  2. Документооборот не противоречит действующему законодательству; 
  3. Сотрудники службы документационного обеспечения управления (ДОУ) соблюдают и поддерживают актуальность комплекта документов; 
  4. Новые документы в общей структуре документооборота имеют свое четкое место; 
  5. Нужный документ можно легко найти; 
  6. Сотрудники (ДОУ) определяют и отслеживают внесение изменений во все взаимосвязанные документы; 
  7. Хранение документов осуществляется в соответствии с необходимыми требованиями.
Как создать единую сеть движения документов? Как оптимизировать систему документооборота в компании?

Семинар: «Современные технологии делопроизводства» 23  — 27 сентября 2013 года, Санкт-Петербург

Вас ждут практикумы по корректному оформлению управленческих документов и по составлению и обработке электронных документов podrobnosti

Важное об электронном документообороте

site_logoПредставляем вам ресурс ECM-Journal. Это интернет-журнал о системах электронного документооборота (СЭД) для новичков и профессионалов. Основная задача ресурса – просветительская работа, эксперты журнала отбирают самые полезные и важные материалы, которые помогут разобраться в теме и быть в курсе нового в сфере управления контентом на предприятиях (ECM – Enterprise Content Management). Журнал позволит вам узнать больше о том, как повысить эффективность вашей работы с помощью СЭД. И для начала – подборка последних полезных материалов: Какими функциями должна обладать система, чтобы повысить эффективность договорной работы? Подтверждение эксперта: нет ничего страшного в изменении регламента после внедрения системы электронного документооборота. Немного о взаимоотношениях между заказчиком и исполнителем проекта внедрения системы электронного документооборота. Электронная подпись нужна всем, кто стремится юридически заверять свою деятельность в цифровом виде, поскольку является полноправным аналогом собственноручной подписи и печати. Последние месяцы некоторых специалистов в интернете волнует факт обязательной электронной отчетности. Но сегодня хотелось бы обсудить не сам факт ввода обязательных электронных деклараций НДС, а тех, кто будет предоставлять услуги по сдаче. Получайте регулярные анонсы материалов ECM-Journal – регистрируйтесь на сайте или присоединяйтесь к нам на Facebook.

Эффективное управление электронным архивом

The-Consumable-Technology-Era-And-Virtual-DesktopsВы бы хотели использовать максимум возможностей от внедрения системы электронного архива?   Как автоматизировать информационные процессы высокой интенсивности и оптимизировать затраты на внедрение и обслуживание электронного архива расскажут на семинаре:

Электронный архив. Информационные и автоматизированные архивные технологии 14  — 18 октября 2013, Санкт-Петербург

uznayte_podrobnee Программа семинара теоретически и практически рассматривает вопросы внедрения электронного архива и использования информационных и автоматизированных технологий на всех этапах:
  • Проектирование;
  • Комплектование;
  • Управление;
  • Использование;
  • Защита;
  • Мониторинг использования электронных источников.
На семинаре выступят эксперты, которые занимаются разработкой  новых технологий их внедрением, а также те, кто, уже внедрил автоматизированную систему у себя на предприятии. Сочетание лекций и практикумов в компьютерном классе позволят оценить сильные и слабые стороны различных технологий. Занятия проводят специалисты Архивного комитета Санкт-Петербурга и Комитета по информатизации и связи, ведущие специалисты-практики подведомственных Комитетам организаций и предприятий. Основные вопросы программы:
  • Нормативно-методическое обеспечение документооборота и организации электронного архива. Развитие Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).
  • Формирование электронных архивных коллекций и фондов. Обзор программного обеспечения. Этапы проектирования электронного архива организации.
  • Управление электронным архивом и архивными электронными ресурсами организации.  Проблемы информационной безопасности. Межведомственное взаимодействие.
  • Просмотр документов, работа с копиями дел, резервное копирование.
  • Ведение централизованного и распределенного архива многофилиального предприятия.
  • Порядок проведения проверок электронного архива. Ответственность за нарушения ведения архива.
 Заполните заявку на участие на официальной странице мероприятия или напишите нам interclient@cntiprogress.ru 32x32_info
Ознакомьтесь с ближайшими  семинарами по архивному хранению документов

Курсы секретарей. Только для профессионалов

womanВпервые в ЦНТИ «Прогресс»!

Новый курс повышения квалификации для секретарей и помощников руководителя. Не упустите возможность посетить вечерние курсы

«Секретарское дело. Курс повышения квалификации» 15 октября — 28 ноября, Санкт-Петербург

Курс дает возможность секретарю поднять уровень компетентности до первоклассного профессионала в своем деле. Формат мероприятия: вечерние занятия с 18:30 до 21:30 (понедельник, среда, четверг). Занятия проводятся в собственном учебном центре ЦНТИ «Прогресс» в историческом центре Санкт-Петербурга на Васильевском острове. Что нужно чтобы принять участие?
  1. Желание повысить квалификацию и приобрести эффективные навыки, которые повысят профессиональный уровень и облегчат работу.
  2. Опыт работы секретарем, помощником руководителя, секретарем-референтом, офис-менеджером.
Вас ждут полтора месяца практикумов, деловых игр и обсуждений самых сложных ситуаций в работе:
  • как всё успевать и помнить;
  • как мотивировать сотрудников и контролировать исполнение поручений руководителя;
  • как защитить руководителя от лишней информации и посетителей;
  • как правильно оформить приказ или гарантийное письмо;
  • как общаться по телефону согласно правилам делового этикета;
  • как общаться без конфликтов;
  • как грамотно организовать офисное пространство;
  • как выбрать оптимального поставщика для обеспечения офиса;
  • как принимать иностранную делегацию;
  • как подготовиться к выставке или презентации;
  • как секретарю одеваться на работу, для участия в совещаниях, переговорах. Деловая одежда: мода и стиль.
Преподаватели:
  • консультант по организации и автоматизации делопроизводства;
  • практикующий секретарь руководителя;
  • психолог, бизнес-тренер;
  • стилист.
Стоимость курса: 17 000 рублей. После завершения курса все участники получают Удостоверение о повышении квалификации. Программу курса для секретарей Вы можете посмотреть на официальной странице мероприятия.

Семинар для первого доверенного лица руководителя

Курсы секретаря, помощника руководителяПриглашаем секретарей и референтов повысить профессиональную компетентность на семинаре: «Секретарь – помощник руководителя». Добиться безупречности в своей работе,  а так же выстроить эффективное взаимодействие с сотрудниками на разных уровнях, приобрести навыки предотвращения конфликтов вам поможет семинар ЦНТИ «Прогресс»:
«Секретарь-помощник руководителя»
18 – 22 марта 2013 года
В программе для вас >>
  • планирование совместной работы руководитель - секретарь,
  • организация рабочего дня руководителя,
  • коммуникации в организации,
  • культура деловой речи и переписки,
  • разработка текстов,
  • подготовка докладов и устных выступлений руководителя.
  • ПРАКТИКУМ  "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".
Дата проведения семинара: 18 – 22 марта 2013 года. Место проведения: Учебный комплекс ЦНТИ "Прогресс" г. Санкт-Петербург, Васильевский остров, Средний пр-т, д. 36/40 ст. метро "Василеостровская". Стоимость участия 24 780 руб.

 +7 (812) 331 88 88, client@cntiprogress.ru

Как повысить квалификацию в сфере делопроизводства за 4 дня?

Индийский мудрец Чанакья представлял себе идеального специалиста по работе с документами так: «Писарь должен быть красноречивым, мудрым, искренним, контролирующим свои чувства, имеющим познания в самых разных областях». Сегодня специалист по делопроизводству должен разбираться не только в документировании процессов. Это немного программист и немного юрист, ведь ему приходится изучать новые технологии и быть в курсе мельчайших изменений законодательства. Совмещать три должности в одной часто бывает непросто, особенно с учетом плотного рабочего графика. Как освежить свои знания и повысить квалификацию без долгих перерывов в работе? Представляем семинар, на котором вы получите комплексный набор знаний по делопроизводству всего за 4 дня.

 Современные технологии информационно-документационного обеспечения управления

6-9 августа 2012 в Санкт-Петербурге
 Всего за 4 дня вы повысите профессиональную компетенцию по ряду вопросов:
  • Как организовать документационное обеспечение управления? Требования российского законодательства.
  • Оформление организационно-распорядительных документов. Деловая переписка. Документирование работы коллегиальных органов.
  • Регистрация, обработка, хранение и контроль исполнения документов. Какие данные считать конфиденциальными?
  • Автоматизации делопроизводства и электронный документооборот.
  • Материально-техническое обеспечение работ по делопроизводству.
В программе семинара – анализ типичных ошибок и практикумы «Как писать деловые письма?» и «Как составить и обработать электронные документы?». Как участник семинара вы получите диск с базой нормативных документов, призванных помочь вам в работе.
Посмотрите подробную программу обучения с полным списком практикумов Занятия проводят консультанты по организации информационно-документационного обеспечения управления и автоматизации делопроизводства. Кому адресован данный семинар? Сотрудникам секретариата, канцелярии и архивных отделов. Запишитесь на семинар на сайте ЦНТИ «Прогресс»

Помощник руководителя: успевать все, делать невозможное, всегда быть в форме!

Помощником руководителя быть непросто.
Помощником руководителя быть непросто.
На российском кадровом рынке в последние годы не хватает сотрудников-администраторов, а точнее - личных помощников руководителя. Однако именно сегодня руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, который мог бы взять на себя выполнение части организационных обязанностей, рационально распределить время, поддержать авторитет руководителя, решить какие-то текущие проблемы самостоятельно. Оказывается, хорошими и грамотными помощниками руководители дорожат не меньше, чем ведущими топ-менеджерами. А ведь быть таким помощником, которого ценят, не так просто: нужно уметь и успевать буквально все - быть и грамотным специалистом, и доброжелательным человеком, и преданным сотрудником, и тактичным подчиненным. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Читать далее Помощник руководителя: успевать все, делать невозможное, всегда быть в форме!

Шесть законов конторской Мерфологии

Сломанная машина будет прекрасно работать, когда придет механик по ее ремонту.
Сломанная машина будет прекрасно работать, когда придет механик по ее ремонту.
К Неделе делопроизводства в блоге ЦНТИ "Прогресс" 1. Если в деловых письмах и не будет ни одной ошибки, то на почте что-нибудь да напутают. Следствие Ошибки обнаружит во вторых экземплярах босс, когда начнет их читать. 2. Оргтехника, безупречно работавшая днем, сломается, когда вы придете вечером в контору, чтобы использовать ее в личных целях. 3. Сломанная машина будет прекрасно работать, когда придет механик по ее ремонту. 4. Конверты и марки, которые вы, лизнув языком, безуспешно приклеивали к конверту, будут сами приклеиваться ко всяким посторонним предметам. 5. Жизненно важные бумаги ведут свою важную жизнь, бесследно исчезая со своего места. Читать далее Шесть законов конторской Мерфологии