Как подсчитать, сколько стоит Ваше время, и не тратить его попусту

Николай Додонов Генеральный Директор и владелец компании «Спец Техникс», Санкт-Петербург; коуч и ведущий тренингов по тайм-менеджменту Как я узнал, на что трачу время На столе моей знакомой, владелицы торговой компании, я увидел табличку, с помощью которой она контролировала рабочее время сотрудников. Я решил приспособить эту табличку для своих целей, несколько адаптировал и начал ее использовать. Спустя сутки выяснилась страшная вещь: я занимаюсь ерундой. Вот в чем заключается этот метод. Рабочий день делится на отрезки (см. таблицу),а исходя из среднемесячного дохода высчитывается стоимость рабочего часа. После выполнения любого действия записывается, что сделано и сколько это потребовало времени. Затем вычисляется стоимость только что выполненной задачи (или безделья). После нескольких дней хронометража я поделил все записанные задачи на три части, каждую из которых обозначил цветом.

• Работа для развития (зеленый цвет) – дела, которые мне помогают в достижении долгосрочных целей.
• Работа для удержания (красный цвет) – рутина, текучка. Такие задачи возникают регулярно, но неожиданно, именно они превращают руководителя в рабочего на конвейере. Никакого роста, ничего интересного, стояние на месте, борьба со скукой... Хуже того: значительная часть этих задач – это, по сути, работа за подчиненных, чье время стоит намного дешевле Вашего.
• Простои (желтый цвет) – время, когда я ничего не делал. Очевидно, что если я бездельничаю (к отдыху это не относится), то ничего не произвожу и зря трачу время – а значит, и деньги.

В моей таблице главным цветом оказался красный: большую часть дня съедала рутинная работа, а отдыху и развитию практически не уделял времени. Я вел хронометраж еще неделю, чтобы удостовериться, что в первые результаты не вкралась ошибка или погрешность. Но нет – я получил верный срез своей деятельности: тем, чем нужно, я почти не занимался – зато делал то, что легко и привычно. Что я предпринял, чтобы изменить ситуацию Осознав, что я занимаюсь тем, за что плачу деньги подчиненным, я почувствовал, что меня грабят. Это неприятное ощущение позволило мне сравнительно легко передать дела другим: что-то изменилось на эмоциональном уровне. Я поставил несколько барьеров для пожирателей своего времени. Вот они.

• Не делать чужой работы. Труд Генерального Директора – самый высокооплачиваемый в компании, и руководитель должен заниматься только тем, что иной сделать не сможет. Важно не то, что я потратил 915 рублей на подготовку презентации, – это копейки по сравнению с выручкой компании. Важно, что я за это время не принес дополнительной выручки (а мог бы это сделать, поручив подготовку презентации маркетологу) и что другой сотрудник не сможет заработать эти деньги вместо меня.

Я выделил функции, которые можно передать подчиненным, составил инструкции и провел обучение. В основу списка легли красные строчки таблицы хронометража. Например, я перестал собирать информацию для презентаций. В результате стоимость подобных задач снизилась, даже если учитывать, что я потратил время на создание инструкций и обучение, а подчиненные работали над делами дольше.

• Не решать чужих задач. Я ввел для сотрудников правило приходить ко мне не просто с вопросом, а с вопросом и вариантом его решения (а лучше – несколькими вариантами).
• Минимально использовать электронную почту. Проверять почту и отвечать на письма в строго определенные часы я стал еще раньше. А теперь, зная, во сколько мне обходится эта работа, и вовсе свел ее к минимуму – двух раз в день по полчаса оказалось достаточно. Чтобы не возникало проблем, я уведомил всех, с кем вел переписку, что о важном прошу звонить по телефону, и указал номер. Эта информация приходит всем моим адресатам автоответом.
• Сократить информационный шум. Чтобы было меньше входящих писем, я отписался от всех уведомлений и рассылок.
• Исключить раздражение. Вам написали что-то вроде OK или «хорошо», отвечать не нужно, и непрочитанное письмо долго лежит в папке «Входящие», отвлекает внимание, раздражает, а удалить его не доходят руки. Поэтому я стал приучать тех, с кем давно знаком и много общаюсь, не писать подобных писем – среди прочего упоминал об этом в разговорах, и мои друзья и партнеры постепенно привыкли.
• Контролировать расход времени. Раз в два-три месяца я в течение нескольких дней вновь провожу хронометраж, чтобы оценить положение дел. Если красного цвета в табличке становится много – значит, пора пересматривать приоритеты.

По материалам www.gd.ru