День: 03.07.2017

Как автоматизировать документооборот компании?

Представляем курс для руководителей и сотрудников службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, специалистов, отвечающих за организацию и ведение документооборота.

Курс посвящен всем этапам внедрения СЭД, а также дальнейшей настройке системы. Рассматриваются вопросы использования электронной подписи и проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Программа дополнена вопросами организации электронного архива.

Курс Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД

25-28 июля, Санкт-Петербург

В программе

  1. Современный документооборот как основа системы управления организацией. Схемы движения информации в организации. Совместимость автоматизированных систем. Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.
  2. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
    • ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и анализ поправок к закону.
    • Требования законодательства РФ в области защиты персональных данных.
    • ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
    • ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
    • ГОСТ ИСО 15489. "Управление документами. Общие требования".
    • ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации".
    • Методические рекомендации и правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
  3. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.
    • Построение маршрутов движения документов.
    • Обмен данными между подразделениями.
    • Системы контроля исполнения документов.
    • Формирование отчетов.
  4. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД).
    • Обзор современных систем автоматизации работы с документами "Documentum", "Directum", "Docsvision", "Дело", "Босс-референт", "Кодекс: документооборот", "1С" и других.
    • Принципы выбора системы. Основные требования к программному обеспечению.
  5. Практические вопросы внедрения и сопровождения СЭД. Проблемы и решения.
    • Этапы создания СЭД на предприятии.
    • Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
    • Разработка технического задания. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
    • Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД.
    • Организация сопровождения и обслуживания СЭД.
    • Интеграция с другими ИТ-системами, миграция данных, вопросы перехода из одной СЭД в другую.
  6. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.
    • Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву.
    • Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Внутренний и внешний документооборот.
    • Схемы и технологии работы с документацией. Обработка бумажного документа в СЭД.
    • Обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Разработка регламента использования ЭЦП.
    • Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
  7. Информационные технологии в архивном деле. Оперативные и долговременные электронные архивы. Принципы создания и наполнения электронного архива. Оцифровка и атрибутирование бумажных фондов. Особенности архивного хранения и уничтожения документов в электронном виде.
  8. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
Узнать больше и записаться

Практика создания в компании архива по современным стандартам

На семинаре рассматриваются практические вопросы, с которыми сталкивается в своей работе специалист архива организации. Семинар подходит для специалиста с небольшим опытом. В программу включены практикумы по формированию дела и взаимодействию архива с другими отделами.

Представляем Вашему вниманию семинар для специалистов архивов предприятий, сотрудников структурных подразделений, осуществляющих прием, учет и хранение документов (архивных отделов, отделов делопроизводства и ДОУ, канцелярий).

Семинар Современный архив предприятия: практика организации

25-28 июля, Санкт-Петербург

В программе

  1. Нормативно-методическая база деятельности архива организации.
    • Нормативно-правовая база архивного дела в РФ. Комментарии к Федеральному закону № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. "Об архивном деле в РФ" и другим документам архивной отрасли в РФ. Анализ вступивших в силу и ожидаемых изменений в управлении архивами.
    • Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле.
    • Методическая база работа архива. Анализ Правил работы архивов организаций, утвержденных 31.03.2015 г. Отличия от "Правил работы ведомственных архивов" 1985 года и "Правил работы архивов организаций" 2002 года.
  2. Ведомственный архив: процедура создания. Разработка и пересмотр Положения об архиве организации.
  3. Взаимодействие ведомственных и государственных архивов, обеспечение преемственности их деятельности. Передача документов ведомственного архива в государственный или муниципальный архив.
  4. Передача документального фонда организации в случае ее приватизации, ликвидации или реорганизации.
  5. Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Ответственность за нарушение сроков и правил хранения документов.
  6. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений.
  7. Успешная деятельность архива организации. Планирование работы. Оптимизация рабочего времени. Организация взаимодействия с другими отделами.
  8. Комплектование архива организации. Виды и состав документов ведомственного архива. Процедура определения источников комплектования и организация передачи документов в архив.
  9. Экспертиза ценности документов ведомственного архива.
  10. Учет документов архива, проверка их наличия и состояния. Научно-справочный аппарат (историческая справка, дело фонда, предисловие к описям). Порядок действий в случае обнаружения отсутствия дел и документов. Ответственность за сохранность документов.
  11. Номенклатура дел предприятия, учреждения, организации. Особенности составления номенклатуры дел структурных подразделений. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов.
  12. Правила формирования и оформления дел. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Составление и образцы оформления внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
  13. Порядок уничтожения дел. Особенности уничтожения конфиденциальных документов.
  14. Практикум по формированию архивного дела.
    • Экспертиза документов дела. Отбор документов для постоянного и долговременного хранения.
    • Систематизация документов. Хронологический и предметно-вопросный принципы.
    • Оформление единицы хранения: нумерация листов, оформление обложки дела, составление заверительной надписи.
  15. Правовые основы и формы использования документов архива. Правила выдачи документов для работы сотрудникам организации, во временное пользование в сторонние организации, правоохранительные органы; исполнения социально-правовых запросов. Учет обращений граждан. Возможные меры по восстановлению поврежденных документов. Страховой фонд и фонд использования.
  16. Автоматизация деятельности архивной службы организации. Особенности системы "Архивное дело". Функционирование и управление системой. Автоматизация процесса создания и развития научно-справочного аппарата.
  17. Выездное занятие "Практика архивного дела" на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга.
Узнать больше и записаться
Читать далее Практика создания в компании архива по современным стандартам

Семинар для помощников и личных ассистентов руководителя

Представляем семинар для помощников руководителей, персональных ассистентов, секретарей, администраторов, офис-менеджеров: «Обеспечение работы руководителя», который пройдет 31 июля — 4 августа в Санкт-Петербурге.

Программа семинара построена на анализе сложных ситуаций в работе помощников и личных ассистентов руководителя. Активные формы обучения: практикумы, анализ практических ситуаций, кейсов, групповые дискуссии и обмен профессиональным опытом.

Занятия проводят специалисты-практики: помощник руководителя крупной компании, эксперты по эффективному взаимодействию, деловой культуре и делопроизводству, по авторским программам с использованием деловых игр, ситуационных задач, элементов тренинга.

В программе

  1. Внедрение системы профстандартов РФ. Особенности применения профстандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" к должности "секретарь" и "помощник руководителя".
  2. Психологические аспекты обеспечения работы руководителя. Индивидуальные особенности руководителей. Выбор стиля взаимодействия с руководителем. Основные вопросы психологической совместимости. Понимание эмоционального состояния по внешним проявлениям.
  3. Построение успешного делового взаимодействия. Коммуникативная компетентность помощника руководителя. Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях. Статусные посетители, VIP-гости. Преодоление сложных ситуаций в деловом взаимодействии. Разрешение конфликтов. Техники противодействия прессингу, агрессии и манипуляциям. Работа с критикой.
  4. Стресс-менеджмент для помощника руководителя. Профессиональное "выгорание" и как от него защититься. Стрессы, связанные с нехваткой времени.
  5. Планирование и организация работы руководителя.
    • Планирование регламента руководителя. Оперативное и перспективное планирование. Фильтрация посетителей.
    • Расстановка приоритетов. Инструменты управления временем.
    • Обеспечение связи руководства с сотрудниками.
    • Контроль и сопровождение непопулярных решений.
    • Правила эффективного совещания.
    • Подготовка и оформление презентации.
    Практикум: сложные вопросы в обеспечении работы руководителя.
  6. Контакты с общественностью в работе помощника руководителя. Представительские функции ассистента руководителя. Элементы маркетинга, рекламы в работе. Организация пресс-конференций. Навыки публичного выступления.
  7. Методики успешных переговоров. Установление контакта. Приемы быстрого изучения партнера. Умение слушать. Активные методы воздействия на собеседника. Подведение итогов и завершение переговоров.
  8. Работа помощника руководителя с управленческой документацией. Правила оформления документов. Деловая переписка. Документирование управленческих решений руководства, коллегиальных органов. Организация документооборота.
  9. Пактикум: анализ ошибок в оформлении реквизитов документов.
    Для участия в практикуме просим Вас взять с собой на семинар бланки писем и приказов Вашей организации.
  10. Организация работы и переговоров с зарубежными партнерами, учитывая национальный стиль их поведения и культурные особенности.
  11. Деловой этикет.
    • Нормы деловой этики в различных ситуациях: работа с корреспонденцией, прием посетителей, переговоры.
    • Организация буфетного обслуживания деловых встреч и переговоров с учетом особенностей различных бизнес-культур. Выбор вина и напитков. Особенности организации кофейных и чайных пауз.
Узнать больше и записаться

Фоторепортаж с семинара