Метка: документооборот

Как автоматизировать документооборот компании?

Представляем курс для руководителей и сотрудников службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, специалистов, отвечающих за организацию и ведение документооборота.

Курс посвящен всем этапам внедрения СЭД, а также дальнейшей настройке системы. Рассматриваются вопросы использования электронной подписи и проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота. Программа дополнена вопросами организации электронного архива.

Курс Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД

25-28 июля, Санкт-Петербург

В программе

  1. Современный документооборот как основа системы управления организацией. Схемы движения информации в организации. Совместимость автоматизированных систем. Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.
  2. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
    • ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и анализ поправок к закону.
    • Требования законодательства РФ в области защиты персональных данных.
    • ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
    • ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
    • ГОСТ ИСО 15489. "Управление документами. Общие требования".
    • ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации".
    • Методические рекомендации и правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
  3. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.
    • Построение маршрутов движения документов.
    • Обмен данными между подразделениями.
    • Системы контроля исполнения документов.
    • Формирование отчетов.
  4. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД).
    • Обзор современных систем автоматизации работы с документами "Documentum", "Directum", "Docsvision", "Дело", "Босс-референт", "Кодекс: документооборот", "1С" и других.
    • Принципы выбора системы. Основные требования к программному обеспечению.
  5. Практические вопросы внедрения и сопровождения СЭД. Проблемы и решения.
    • Этапы создания СЭД на предприятии.
    • Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
    • Разработка технического задания. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
    • Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД.
    • Организация сопровождения и обслуживания СЭД.
    • Интеграция с другими ИТ-системами, миграция данных, вопросы перехода из одной СЭД в другую.
  6. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.
    • Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву.
    • Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Внутренний и внешний документооборот.
    • Схемы и технологии работы с документацией. Обработка бумажного документа в СЭД.
    • Обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Разработка регламента использования ЭЦП.
    • Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
  7. Информационные технологии в архивном деле. Оперативные и долговременные электронные архивы. Принципы создания и наполнения электронного архива. Оцифровка и атрибутирование бумажных фондов. Особенности архивного хранения и уничтожения документов в электронном виде.
  8. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
Узнать больше и записаться

Работа с первым лицом компании: как стать для босса эффективным помощником и вести документооборот безупречно?

Представляем Вашему вниманию программы, которые эксперты ЦНТИ Прогресс разработали для повышения квалификации секретарей, ассистентов руководителя, делопроизводителей.

Программы I квартала 2017 года рассчитаны на разный уровень подготовки специалистов и включают широкий спектр вопросов:

  • деловой этикет и дресс-код,
  • организация работы в приемной,
  • психология общения с трудными посетителями
  • современные стандарты делопроизводства,
  • конфиденциальный документооборот
  • юридические тонкости работы с документами.

Современные технологии делопроизводства

13 — 16 февраля, Санкт-Петербург

Особенности разработки регламентов, нормативно-методическая база электронного делопроизводства и обзор современных СЭД. Курс рассчитан на подготовленного специалиста.

Развитие профессиональных навыков секретаря

27 февраля — 2 марта, Санкт-Петербург

Программа разработана на основе требований профстандарта № 447 к должности «Секретарь руководителя».

Секретарь – помощник руководителя

20 — 24 марта, Санкт-Петербург

Как координировать работу офиса, грамотно планировать свою работу и работу руководителя, организовывать деловые встречи, использовать современные информационные технологии для автоматизации делопроизводства. Практикумы: оформление делового письма, грамотное телефонное общение, конструктивное общение в конфликте.

Ведение делопроизводства. Практический курс

27 — 31 марта, Санкт-Петербург

Актуальные требования к оформлению документов и документооборот, а также основы электронного документооборота. Курс подходит для специалиста с небольшим опытом работы.

Электронный архив. Информационные архивные технологии

27 — 30 марта, Санкт-Петербург

Как организовать архив электронных документов: разработать его структуру, составить ТЗ для внедрения и оптимизировать затраты на обслуживание электронного архива.

В программу курсов и семинаров включены:

  • ежедневные обеды и кофе-брейки,
  • культурно-развлекательная программа,
  • комплект раздаточных материалов.

ЦНТИ Прогресс – один из крупнейших многопрофильных учебных центров России. Ежегодно на программах повышения квалификации проходят обучение около 20 000 специалистов из всех регионов страны.

Посмотреть подробные программы курсов, почитать отзывы Вы можете на сайте ЦНТИ Прогресс в рубрике «Семинары – Офис. Делопроизводство».

ВСЕ КУРСЫ РУБРИКИ

Дополнительные возможности использования СЭД: новый курс в ЦНТИ Прогресс

Использование системы электронного документооборота существенно снижает финансовые и временные затраты на обработку документов. Вот реальный кейс внедрения ЭДО на заводе Hyundai Motor Company. Объем документооборота - 60 000 исходящих документов в год (кейс предоставлен Контур.Диадок):

Показатель

Бумажный документооборот

ЭДО

Экономия

Материальные затраты на отправку одного документа 67 руб. 7 руб. 60 руб.
Материальные затраты на годовой объем документов 67 * 60 000 =4 020 000 руб. 7 * 60 000 =420 000 руб. 3 600 000 руб.
Сроки доставки документов 3-7 дней 3-7 сек. Существенная
Кроме того, переход на ЭДО позволил оптимизировать бизнес-процессы, на 85% снизил временные затраты на проверку первичной документации, исключил типичные ошибки в документах (адреса, наименования поставщика/покупателя и т.п.), значительно упростил взаимодействие с налоговыми органами. Как использовать возможности СЭД по максимуму? ЦНТИ Прогресс представляет новый курс «Автоматизация документооборота и бизнес-процессов: новые возможности использования и интеграция технологий» (20 – 23 мая, Санкт-Петербург). Практический курс расскажет о дополнительных функциях, которые можно использовать для автоматизации обработки документов и бизнес-процессов предприятия. Будет рассмотрен весь цикл обработки документа - от получения бумажного экземпляра до отправки электронного юридически значимого документа. Вся информация – из первых уст: ведут семинар эксперты компаний-вендоров, представители ABBYY и удостоверяющих центров. В программе: •   Использование возможностей настройки оборудования. •   Интеграция СЭД с другими системами. •   Возможности использования электронного документооборота для передачи данных в ПФР, ФСС, суд и налоговую инспекцию. •   Разработка форм документов, удобных для автоматического ввода в систему. •   Особенности использования СЭД в территориально-распределенных компаниях и на мобильных устройствах. •    Практикум по сканированию - распознаванию - потоковому вводу документов в систему. •   Кейсы по успешному внедрению и интеграции систем.
Получить более подробную информацию и записаться на курс можно на сайте ЦНТИ Прогресс, по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru.

Семинары для специалистов службы ДОУ в сентябре

docflow1«Несмотря на наличие глубоких знаний о специфике делопроизводства и управления, узнала много нового о современных технологиях делопроизводства, возможных вариантах сокращения времени документооборота, организации управления отделом. Спасибо!»  Зверева Марина Александровна, начальник отдела делопроизводства ООО "Газпром нефть Новый Порт". Это отзыв о семинаре ЦНТИ «Прогресс» «Эффективная работа службы документационного обеспечения управления».  За 9 лет существования семинар собрал множество благодарных откликов слушателей. Абсолютное большинство из них отмечает высокую квалификацию лекторов, актуальность подаваемой информации, возможность задать любые интересующие вопросы и получить грамотные ответы. Мы приглашаем руководителей служб ДОУ, начальников отдела делопроизводства, канцелярии, архива, специалистов отдела документационного обеспечения с большим опытом работы на очередной семинар, который пройдет в Санкт-Петербурге с 8 по 12 сентября. Главные темы семинара:
  • Цели, задачи и функции службы ДОУ.  Основные направления работы руководителя службы ДОУ: планирование, управление, контроль, мотивация производственной активности работников.
  • Нормативно - методическая база делопроизводства. Обзор изменений законодательства. Положение о службе документационного обеспечения управления. Локальные документы организации.
  • Схемы документооборота. Технологии работы с документами. Контроль исполнения документов и поручений.
  • Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна.
  • Организация хранения документов.
  • Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ.
Подробная программа семинара >> Занятия проводят специалисты-практики в области организационного развития, менеджмента, консультанты по организации документационного обеспечения управления и автоматизации делопроизводства. Получить подробную информацию и записаться на семинар можно по бесплатному номеру 8-800-333-88-44 или электронной почте client@cntiprogress.ru. Другие семинары для специалистов по делопроизводству: «Организация электронного делопроизводства» (2 – 5 сентября, Санкт-Петербург) «Основы делопроизводства» (15 – 19 сентября, Санкт-Петербург) «Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): правила и рекомендации» (22 – 25 сентября, Москва)

Как внедрить современные технологии делопроизводства

В 2014 году российский рынок электронного документооборота отмечает 20-летие своего существования. В 2011-2013 годах ежегодный рост рынка СЭД оценивался в 20-35%. Сегодня его рост составляет уже 25-35 % в год и рынок продолжает постоянно расти. Ваша компания планирует переход на электронный документооборот или уже внедрила СЭД и заинтересована в оптимизации работы системы? Тогда приглашаем вас на курсы повышения квалификации по делопроизводству. Вы не только научитесь разбираться в нормативном регулировании и особенностях перехода на электронный документооборот, но и разберетесь в использование и хранение документов на электронных носителях, а также сможете задать свои вопросы экспертам и представителям компаний-разработчиков. Выбирайте удобные даты и записывайтесь на семинары:

2-6 июня, Санкт-Петербург «Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменений нормативной базы»

  • Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
  • Автоматизация делопроизводства. Особенности перехода к работе с электронными документами.
  • Комплектование архива
  • Хранение документов
  • Планирование работы архива
  • Практическое занятие по оформлению распорядительных документов

Другие даты проведения: 25-29 августа / Октябрь / Декабрь

23-27 июня, Санкт-Петербург «Современные технологии делопроизводства»

  • Обеспечение управленческих процессов предприятия
  • Современные технологии организации работы с документами
  • Электронный документооборот
  • Практическое занятие по оформлению управленческих документов
  • Практическое занятие по составлению и обработке электронных документов
Другие даты проведения: Ноябрь

29 июля-1 августа, Санкт-Петербург «Автоматизации делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД»

  • Нормативное регулирование электронного документооборота
  • Совмещение бумажного и электронного документооборота организации
  • Разработка инструкций и стандартов по внедрению электронного документооборота
  • Обзор современных систем автоматизации работы с документами
  • Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства
Другие даты проведения: Октябрь / Декабрь

25-26 августа, Новосибирск «Современные технологии делопроизводства и документооборота. Подготовка, оформление и ведение документации»

  • Организация документооборота и номенклатура дел
  • Система электронного документооборота
  • Особенности работы с документами, содержащими персональные данные, коммерческую и служебную тайну
  • Организация хранения, комплектования, учета и использования документов
  • Круглый стол
Другие даты проведения: Октябрь Записаться на семинар можно онлайн, по телефону: 8 (800) 333-88-44 (звонок бесплатный), по электронной почте: client@cntiprogress.ru

Что самое сложное в работе секретаря?

«Сложно сказать, какие именно задачи вызывают наибольшие трудности у каждого конкретно взятого секретаря. Но если говорить в целом, то это та часть работы, в которой вы зависите от действий других людей, от скорости их реакции, от их профессионализма, и, к сожалению, от настроения и отношения к вам тоже. Особенно, если выполняя свою работу, вы отвлекаете специалистов от их обязанностей. Работа с людьми всегда самое сложное, нужно уметь ко всем найти подход».

Мария Юдакова, эксперт ЦНТИ «Прогресс»

Обращаем Ваше внимание на семинары:

7-11 июля, Санкт-Петербург «Офис-менеджер. Организация обеспечения офиса» NEW

  • Офис-менеджер в структуре управления
  • Документационное обеспечение. Работа с первичной бухгалтерской документацией
  • Обеспечение работы офиса. Организация системы закупок
  • Организация корпоративных мероприятий и прием делегаций
  • Круглый стол «Сложные вопросы в работе офис-менеджера»
Другие даты проведения семинара: Сентябрь

22-25 июля, Санкт-Петербург «Развитие профессиональных навыков секретаря»

  • Обеспечение работы руководителя и процессов управления
  • Организация рабочего времени секретаря и руководителя.
  • Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами
  • Практическое занятие по оформлению деловых писем
Другие даты проведения семинара: Ноябрь Записаться на семинар можно онлайн, по телефону, по электронной почте:

2 основные ошибки при организации архива предприятия

Практика инспекционных проверок показывает, что организации часто допускают ошибки и недочеты в сфере архивного законодательства. Вот самые  типичные из них: 1. Ошибки в оформлении первичных документовОрганизация помещает в дела документы (штатные расписания, протоколы) без подписи, обеспечивающей их юридическую силу Подпись уполномоченного сотрудника является одним из важнейших реквизитов документа. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, можно уточнить в уставе компании. Первичные документы при передаче в архив должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), быть оформленными в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. 2. Ошибки в формировании документов в делаВ организации не соблюдаются общие правила при формировании дел. В одно дело группируются приказы по основной деятельности и по личному составу (о материальной помощи). Годовой и квартальные финансовые отчеты сформированы в одно дело. Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ): - подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой - номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме - группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа - помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения - формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку; - располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической); - приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.

Источник

Обращаем ваше внимание на семинары по архивному делу:

Посетив семинар «Современный государственный и муниципальный архив», который пройдет 16-20 мая в Санкт-Петербурге, вы:

  1. Посетите крупнейший в Европе исторический архив - Российский государственный исторический архив (РГИА).
  2. Поучаствуете в управленческом тренинге "Служебное поведение сотрудников архива"
  3. Совместно со специалистами архивного дела, проанализируете рынок современного оборудования для архивных помещений, обработки и хранения архивных документов
  4. Примете участие в круглом столе "Актуальные технологии повышения качества работы государственных и муниципальных архивов"

Чем интересен семинар «Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью», который пройдет 1-4 июля в Санкт-Петербурге?

  1. Вы примете участие в тренинге "Служебное поведение сотрудников архива"
  2. Вы ознакомитесь с практическими аспектами организации аутсорсинга архивного хранения документов.
  3. Вы поучаствуете в выездном занятии "Теория и практика архивного дела" на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга
  4. Вы можете оставить свои вопросы и пожелания, касающиеся рассматриваемых вопросов, руководителю семинара

Если для Вас актуален вопрос организации электронного архива, то приглашаем 24-27 июня в Санкт-Петербург на семинар «Электронный архив: управление архивными электронными ресурсами организации».

Вы познакомитесь с нормативным обеспечением электронного документооборота, формированием электронных архивных коллекций и фондов, этапами проектирования электронного архива организации, с вопросами комплектования, учета и хранения электронных документов, обеспечения информационной безопасности, системой электронной отчетности и порядком проведения электронного архива.

Записаться на семинар можно онлайн, по телефону 8 (800) 333-88-44 (звонок бесплатный), по электронной почте client@cntiprogress.ru

Автоматизация делопроизводства в свете последних законодательных изменений

С сентября 2014 года начнет действовать ГОСТ Р55744-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению». Объектом стандартизации является электронное сообщение, пересылаемое между системами управления документами в процессе информационного взаимодействия. Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Как подготовиться к появлению нового стандарта, эксперты ЦНТИ «Прогресс» расскажут на семинаре:

«Автоматизации делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления» 7 – 10 апреля 2014, Санкт-Петербург.

Также в программе:
  • Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
  • Этапы создания СЭД на предприятии. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты).
  • Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота. Придание документам юридической силы.
Обзор современных систем автоматизации работы с документами. Занятия проводят специалисты, имеющий большой практический в сфере организации документационного обеспечения управления, внедрения автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.

Работа с информацией ограниченного доступа: вопросы делопроизводства

Компания сталкивается со многими трудностями при организации конфиденциального делопроизводства:
  • на какую нормативно-правовую базу по защите информации необходимо опираться?
  • с какими принципами построения конфиденциального делопроизводства нужно руководствоваться?
  • как грамотно документально оформить режим конфиденциальности и соглашений с сотрудниками в организации?
По многочисленным просьбам ЦНТИ «Прогресс» проводит семинар «Конфиденциальное делопроизводство» 8 – 11 апреля в Санкт Петербурге. Вместе с экспертами ЦНТИ «Прогресс» вы разберетесь в особенностях  обеспечения защиты информации при обработке персональных данных сотрудников (клиентов), защиты коммерческой тайны. Для участников семинара:
  • обучение по программе с выдачей Удостоверения;
  • комплект актуальных информационно-справочных материалов;
  • культурная программа «Знакомство с Санкт–Петербургом»;
  • ежедневные обеды и кофе-брейки.
podrobnosti_or_june

Организация работы ведомственного архива по современным стандартам

22314Как построить взаимодействия архива с другими отделами? Каков порядок проведения экспертизы ценности документов? Нужно ли согласовывать номенклатуру дел в архивном учреждении? Специалисты государственных и частных архивов Санкт-Петербурга и специалисты по архивному консалтингу готовы поделиться опытом! Уважаемые руководители и специалисты архивов учреждений, организаций и предприятий! Приглашаем вас в Санкт-Петербург на семинар-практикум:

«Современный ведомственный архив: практика организации, технологии хранения, управление, методическое сопровождение деятельности» 11 — 13 декабря, Санкт-Петербург

Ключевые вопросы программы
  • Анализ вступивших в силу и ожидаемых изменений документационного обеспечения деятельности архивов.
  • Порядок проведения проверок соблюдения законодательства об архивном деле органами государственной власти, налоговой инспекцией, пенсионным фондом.
  • Разработка и пересмотр внутреннего Положения об архиве организации.
  • Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений, обработки и хранения архивных документов.
  • Организация работы экспертно-проверочной комиссии.
  • Экспертиза научно-технической документации.
  • Практикум по формированию архивного дела (систематизация организационно-распорядительных документов внутри дела, макетирование дела).
  • Правила оформления выдачи дел из хранилища и их возвращения в хранилище.
  • Методология проектирования системы управления документами. Автоматизация процесса создания и развития научно-справочного аппарата.
А также:
  • Выездное занятие "Теория и практика архивного дела" на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга.
  • Анализ типичных ошибок при формировании и оформлении дел на примерах.
  • Обмен опытом с коллегами из других регионов.
Контактная информация: Узнать подробности и подать заявку на участие в семинаре Вы можете по телефону 8 (800) 333-88-44 или заполнив регистрационную форму на официальном сайте ЦНТИ «Прогресс».