Делопроизводство | Блог ЦНТИ "Прогресс"

Что самое сложное в работе секретаря?

«Сложно сказать, какие именно задачи вызывают наибольшие трудности у каждого конкретно взятого секретаря. Но если говорить в целом, то это та часть работы, в которой вы зависите от действий других людей, от скорости их реакции, от их профессионализма, и, к сожалению, от настроения и отношения к вам тоже. Особенно, если выполняя свою работу, вы отвлекаете специалистов от их обязанностей. Работа с людьми всегда самое сложное, нужно уметь ко всем найти подход».

Мария Юдакова, эксперт ЦНТИ «Прогресс»

Обращаем Ваше внимание на семинары:

7-11 июля, Санкт-Петербург «Офис-менеджер. Организация обеспечения офиса» NEW

Офис-менеджер в структуре управления
Документационное обеспечение. Работа с первичной бухгалтерской документацией
Обеспечение работы офиса. Организация системы закупок
Организация корпоративных мероприятий и прием делегаций
Круглый стол «Сложные вопросы в работе офис-менеджера»

узнать подробнее >>>

Другие даты проведения семинара: Сентябрь

22-25 июля, Санкт-Петербург «Развитие профессиональных навыков секретаря»

Обеспечение работы руководителя и процессов управления
Организация рабочего времени секретаря и руководителя.
Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами
Практическое занятие по оформлению деловых писем

узнать подробнее >>>

Другие даты проведения семинара: Ноябрь Записаться на семинар можно онлайн, по телефону, по электронной почте:

8 (800) 333-88-44 (звонок бесплатный)
client@cntiprogress.ru

2 основные ошибки при организации архива предприятия

Практика инспекционных проверок показывает, что организации часто допускают ошибки и недочеты в сфере архивного законодательства. Вот самые типичные из них: 1. Ошибки в оформлении первичных документовОрганизация помещает в дела документы (штатные расписания, протоколы) без подписи, обеспечивающей их юридическую силу Подпись уполномоченного сотрудника является одним из важнейших реквизитов документа. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, можно уточнить в уставе компании. Первичные документы при передаче в архив должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), быть оформленными в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. 2. Ошибки в формировании документов в делаВ организации не соблюдаются общие правила при формировании дел. В одно дело группируются приказы по основной деятельности и по личному составу (о материальной помощи). Годовой и квартальные финансовые отчеты сформированы в одно дело. Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ): - подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой - номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме - группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа - помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения - формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку; - располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической); - приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.
Источник

Обращаем ваше внимание на семинары по архивному делу:

Посетив семинар «Современный государственный и муниципальный архив», который пройдет 16-20 мая в Санкт-Петербурге, вы:

Посетите крупнейший в Европе исторический архив - Российский государственный исторический архив (РГИА).
Поучаствуете в управленческом тренинге "Служебное поведение сотрудников архива"
Совместно со специалистами архивного дела, проанализируете рынок современного оборудования для архивных помещений, обработки и хранения архивных документов
Примете участие в круглом столе "Актуальные технологии повышения качества работы государственных и муниципальных архивов"

Чем интересен семинар «Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью», который пройдет 1-4 июля в Санкт-Петербурге?

Вы примете участие в тренинге "Служебное поведение сотрудников архива"
Вы ознакомитесь с практическими аспектами организации аутсорсинга архивного хранения документов.
Вы поучаствуете в выездном занятии "Теория и практика архивного дела" на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга
Вы можете оставить свои вопросы и пожелания, касающиеся рассматриваемых вопросов, руководителю семинара

Если для Вас актуален вопрос организации электронного архива, то приглашаем 24-27 июня в Санкт-Петербург на семинар «Электронный архив: управление архивными электронными ресурсами организации».

Вы познакомитесь с нормативным обеспечением электронного документооборота, формированием электронных архивных коллекций и фондов, этапами проектирования электронного архива организации, с вопросами комплектования, учета и хранения электронных документов, обеспечения информационной безопасности, системой электронной отчетности и порядком проведения электронного архива.

Записаться на семинар можно онлайн, по телефону 8 (800) 333-88-44 (звонок бесплатный), по электронной почте client@cntiprogress.ru

Как обеспечить сохранность конфиденциальной информации

Вы знаете, что в среднем в 82 % случаев в утечке конфиденциальной информации виноваты не конкуренты и хакеры, а свои же сотрудники? И 42 % данных было украдено на бумажных носителях? (Источник)

Уровень защищенности данных в России очень низкий и практика «защиты информации» часто реализована формально. Как в таких условиях обеспечить сохранность персональных данных и коммерческой тайны? Этим темам был посвящен новый семинар «Конфиденциальное делопроизводство», прошедший в Петербурге в апреле. Также слушатели обсудили пересечение общего и конфиденциального делопроизводства, необходимые локальные нормативные акты и соглашения между компанией и работником, средства ограничения доступа к информации и требования к оперативному хранению конфиденциальных документов. Некоторые отзывы слушателей:

Брух Я.Р., начальник отдела делопроизводства и документооборота, Балтийский федеральный университет им. Канта: «Семинар полезный и достаточно информативный, позволяющий найти ответы и пути решения широкого диапазона задач» Смирнова М.В., ведущий специалист по делопроизводству, НПО Аврора: «Творческий подход, четко, близко к жизни!»

Следующий семинар «Конфиденциальное делопроизводство» пройдет в ноябре 2014 г.

Что нужно знать о договорах смешанного и сложного вида?

Пример из практики. Компании заключили договор. Поставщик обязан изготовить и поставить, а заказчик – принять и оплатить мостовой кран несерийного производства. Срок поставки был определен спецификацией и связан с датой поступления предоплаты поставщику. В спецификации стороны указали не срок поставки, а срок выполнения работ: в течение 5 месяцев с момента получения аванса. Также в договоре была предусмотрена неустойка за просрочку поставки. Покупатель перечислил аванс, и поставщик передал кран через 8 месяцев. Покупатель потребовал неустойку за просрочку. Но, оценив условия договора и спецификации, суд пришел к выводу, что договор является смешанным (поставка и подряд). При этом стороны согласовали срок выполнения работ, но не согласовали срок передачи товара. Оснований для взыскания неустойки за просрочку поставки нет.
Источник: Журнал «Юрист Компании»

В каких случаях лучше оформить смешанный договор? Какие риски необходимо предусмотреть в случае заключения смешанного договора? Как доказать исполнение смешанного договора? Что произойдет, если один из элементов договора недействителен? Приглашаем юристов и специалистов договорных отделов узнать подробнее про смешанные и сложные договоры на семинаре:

Договоры смешанного и сложного вида. Методология и преимущества применения, практические советы 19-23 мая 2014, Санкт-Петербург

В программе:

Применение норм договорного права к сложным и смешанным договорам.
Виды договоров смешанного вида, эффективность применения (купля-продажа с оказанием транспортных услуг; купля-продажа и поручительство; подряд и поставка; трудовой договор и подряд; договор аренды с агентскими услугами и др).
Особенности договоров сложного вида, их заключения и реализации.
Последствия заключения смешанного договора.
Вопросы незаключенности, недействительности и расторжения смешанных и сложных договоров.

Зарегистрируйтесь на семинар на сайте, по тел: (812) 331-88-88 или отправьте свою заявку client@cntiprogress.ru

Автоматизация делопроизводства в свете последних законодательных изменений

С сентября 2014 года начнет действовать ГОСТ Р55744-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению». Объектом стандартизации является электронное сообщение, пересылаемое между системами управления документами в процессе информационного взаимодействия. Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Как подготовиться к появлению нового стандарта, эксперты ЦНТИ «Прогресс» расскажут на семинаре:

«Автоматизации делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления» 7 – 10 апреля 2014, Санкт-Петербург.

Также в программе:

Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами.
Этапы создания СЭД на предприятии. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты).
Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота. Придание документам юридической силы.

Обзор современных систем автоматизации работы с документами. Занятия проводят специалисты, имеющий большой практический в сфере организации документационного обеспечения управления, внедрения автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.

Работа с информацией ограниченного доступа: вопросы делопроизводства

Компания сталкивается со многими трудностями при организации конфиденциального делопроизводства:

на какую нормативно-правовую базу по защите информации необходимо опираться?
с какими принципами построения конфиденциального делопроизводства нужно руководствоваться?
как грамотно документально оформить режим конфиденциальности и соглашений с сотрудниками в организации?

По многочисленным просьбам ЦНТИ «Прогресс» проводит семинар «Конфиденциальное делопроизводство» 8 – 11 апреля в Санкт Петербурге. Вместе с экспертами ЦНТИ «Прогресс» вы разберетесь в особенностях обеспечения защиты информации при обработке персональных данных сотрудников (клиентов), защиты коммерческой тайны. Для участников семинара:

обучение по программе с выдачей Удостоверения;
комплект актуальных информационно-справочных материалов;
культурная программа «Знакомство с Санкт–Петербургом»;
ежедневные обеды и кофе-брейки.

5 правил успешного секретаря

Известный американский специалист в области управленческой деятельности Джон Харрисон сформулировал несколько правил для секретарей. Возможно, они покажутся вам простыми, но бывает, что именно о них мы забываем в рутинной работе:

ваше поведение и эффективность работы – пример для всех сотрудников;
будьте внимательны – не допускайте ошибок в документации;
руководитель должен быть уверен, что вы справитесь с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие;
не забывайте про чувство юмора;
следите за событиями в личной жизни руководителя: цветы, поздравительные открытки, подарки и т. д.

Приглашаем секретарей, офис-менеджеров, администраторов на семинар «Секретарь - помощник руководителя» в Санкт-Петербурге.

Дата: 24-28 марта 2014 года.

В программе семинара:

Организация работы в приемной. Эффективное взаимодействие с руководителем.
Организация протокольных мероприятий в офисе. Телефонные переговоры. Работа с делегациями.
Подготовка и обслуживание совещаний. Ведение протокола переговоров.
Организация делопроизводства в офисе. Электронный офис. Нормативная базе организация работы с документами.

Лекторы ЦНТИ «Прогресс» - это высококвалифицированные специалисты с личным опытом работы помощниками руководителя и секретарями.

Российское и зарубежное делопроизводство: есть ли общее?

Знакомство с зарубежными традициями делового письма расширяет общее представление специалиста о нормах, приемах и стиле письменного делового общения.

Однако просто перенести зарубежные правила оформления деловых бумаг на практику российской деловой переписки невозможно. Это разрушит сложившиеся традиции, языковые требования и стиль письма.

Эксперты ЦНТИ «Прогресс» продолжают совершенствовать семинар

«Эффективная работа службы документационного обеспечения управления»,

и в программе появился новый пункт, посвященный особенностям зарубежной школы делового письма.

Приглашаем руководителей и специалистов службы ДОУ в Санкт-Петербург 17 – 21 марта 2014.

Ведущие специалисты в области организационного развития, консультанты по организации ДОУ и автоматизации делопроизводства расскажут вам:

как оптимизировать работу службы ДОУ в организации;
какие изменения в нормативно-правовой базе коснулись документационного обеспечения;
эффективные способы контроля исполнения документов и поручений;
как грамотно организовать хранение документов.

Тайм-менеджмент в работе секретаря

Управление временем – нелегкая задача для секретаря. Как использовать время с максимальной пользой и отрегулировать рабочую нагрузку не только для руководителя, но и для себя? Специально для оптимизации вашей работы эксперты ЦНТИ «Прогресс» предлагают алгоритм планирования рабочего дня руководителя. Разделите все задачи на 3 типа:

«Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («мероприятие в 12.00»).
«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время мероприятия»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает — не имеющие срока исполнения» – у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к мероприятию – 2 часа»).

Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Хотите узнать все тонкости в работе секретаря и повысить квалификацию? Приглашаем секретарей, офис-менеджеров, администраторов на семинар «Развитие профессиональных навыков секретаря» в Санкт-Петербург. Дата: 17 – 20 февраля 2014 года. В программе семинара:

Организация работы в приемной.
Организация протокольных мероприятий в офисе. Телефонные переговоры. Работа с делегациями.
Подготовка и обслуживание совещаний. Ведение протокола переговоров.
Организация делопроизводства в офисе. Электронный офис. Нормативная базе организация работы с документами.

Лекторы ЦНТИ «Прогресс» - это высококвалифицированные специалисты с личным опытом работы помощниками руководителя и секретарями. Ознакомиться с подробной программой и записаться на семинар можно на нашем сайте или по телефону 8 (800) 333-8844. Также мы предлагаем вам обратить внимание на семинар «Секретарь - помощник руководителя», 24 – 28 марта (Санкт-Петербург).

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Полезные материалы

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее:

Личная карточка, Штатное расписание, График отпусков, Командировочное удостоверение, Приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда и его оплаты